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情報共有の仕組みを見直し情報共有を効率化し生産性向上につなげよう
目次
連絡ミスや伝達ミスなど、情報共有の機能不全が業務効率や生産性を低下させる原因になります。
とくに紙とメールを中心とした情報共有が、現場で働く従業員のストレスの原因となっているケースも少なくありません。
情報共有がしやすい社内文化の醸成や、情報共有ツールの導入により、一度情報共有のあり方を見直してみましょう。
情報共有方法に見られる問題点
従来の情報共有方法には、いくつかの問題点があります。
紙ベースの情報共有と、メールベースの情報共有の課題を見てみましょう。
紙ベースの情報共有課題：業務効率が低くなる
企画書、稟議書、プレゼン資料など、紙ベースの情報共有の最大の問題点は、紙の資料でのやりとりに時間や手間がかかることです。
企画書や稟議書を作成するだけでも、多くの業務時間が必要になり、後から紙の書類を探すときも手間です。
苦労の末に該当の書類を見つけても、情報の検索性が悪いため、必要な情報をすぐに取り出せないので、業務効率を低下させる原因となっています。
また、紙ベースの情報共有の場合、紙代や印刷代だけでなく、印刷作業そのものの人件費も無視できません。
他社や取引先に紙の書類を送るなら、郵送費やFAX送信料金も必要です。
メールベースの情報共有課題：引き継ぎが難しい
E-mailを通じた情報共有には、重要な情報の引き継ぎが難しいという欠点があります。
メールは当人同士のやりとりになるので、メールの宛先に含まれていなければ、情報は共有されません。
そのため、これまでのやりとりや内容を追えずに把握できなくなり、前任者が知っている情報の多くを後任者が得るのが難しくなってしまいます。
また、前任者のメールを転送してもらっても、メールの返信や引用が続いていれば、どの情報が重要なのかがわかりませんし、見返しにくく要点や内容の把握が難しくなるでしょう。
情報共有不足の課題：業務効率が低下する
情報共有が不足していると、生産性や業務効率の低下を招きます。
業務に必要な情報がない状態では、従業員ひとりひとりが本来の能力を発揮できません。
また、伝達ミスや報告ミスも業務を滞らせます。
誤った情報のまま商談やプロジェクトが進むと、後で間違いが発覚した際にトラブルに発展することもあるでしょう。
情報共有そのものに時間がかかり、優先順位の高い業務に人員を割けないケースもあります。
とくに人員が少ない中小企業の場合は、紙の書類を作成するだけでも時間が必要になり、従業員の業務時間は限られています。
業務効率の低下を防ぐためには、より効率のよい情報共有の仕組みを導入する必要があるでしょう。
情報共有不足の課題：知識やノウハウが属人化する
情報共有不足が発生すると、「知識の属人化」を招きます。
知識の属人化とは、担当者にしか知らない知識やノウハウがある状態です。
もし、担当者が急に休みになったり、退職してしまったりすると、業務がストップしてしまいます。
知識の属人化が起きる原因として「日々の業務が忙しく、情報共有をする時間がない」「情報共有をする文化がない」などが考えられます。
各従業員がもつ知識やノウハウは、企業にとって価値のある情報資産ですので、知識の属人化を防ぐため、情報共有の仕組みを見直しましょう。
情報共有不足の課題：人間関係が悪化する
情報共有の不足が、社内の人間関係を悪化させてしまうリスクもあります。
よくある原因が、大切な情報の「伝え忘れ」になり、情報共有漏れが頻発すると、従業員の間で不信感が生まれ、信頼関係を損なってしまうリスクがあります。
伝え忘れが発生する原因のひとつが、情報共有の手段が分散していて、伝言ゲームのような状態になっているケースです。
必要な情報を一元管理できる情報共有ツールを使うことで、「伝え忘れ」のリスクを軽減できます。
情報共有効率化の重要性
円滑な情報共有や情報共有の効率化が必要な理由は、無駄な作業を減らして、コア業務に人員を集中させられるからです。
とくに紙とメールなどの情報共有は、コミュニケーションに時間がかかり、無駄な作業を増やす原因となっています。
ホウレンソウ（報告・連絡・相談）ひとつとっても、伝達ミスや連絡ミスが頻発すれば、多くの時間ロスが生まれてしまうでしょう。
情報共有を効率化することで、情報共有にかかる手間や時間を減らし、より生産性の高い業務に取り組んでもらうことが可能です。
とくに昨今では、ビジネスのスピード感が求められます。
企業競争力を高めるには、市場や顧客のニーズの変化に対応し、すばやくアクションを起こさなければなりません。
スムーズに情報共有できる仕組みをつくることで、意思決定プロセスを迅速化し、より企業価値を高めることにつながります。
社員の生産性を高める情報共有方法
円滑に情報共有できる仕組みをつくることで、業務の無駄を減らし、社員の生産性を高められます。
情報共有方法を改善するための第一歩は、部署や部門の垣根を超えて、気軽にコミュニケーションをとれる企業文化の醸成です。
また、コミュニケーションツールの導入でも、情報共有を効率化できます。
情報を共有しやすい雰囲気・文化を作る
もし、便利な情報共有システムを導入したとしても、情報を共有しやすい雰囲気がなければ役に立ちません。
まずは、社内のコミュニケーションを活性化させ、気軽に情報を共有しあえる社内文化を醸成しましょう。
具体的な方法のひとつとして、情報共有に関するルールの作成が挙げられます。
たとえば、「始業後の10分を情報共有の時間とする」というルールを設ければ、情報共有ツールを積極的に使うきっかけになります。
また、「困ったら情報共有ツールに頼る」という習慣づけも可能です。
自分から情報共有ツールを使いたくなるような雰囲気づくりをすることが、社員の生産性を高めるための第一歩です。
情報共有ツールを活用する
気軽に情報共有できる文化を根付かせたうえで、紙やメールより円滑で効率のよい情報共有ツールを導入しましょう。
情報共有ツールには、チャットツール、グループウェア、社内SNSなどがあります。
紙ベース、メールベースの情報共有手段と違い情報共有ツールは既存のコミュニケーションの問題点の多くを解決できます。
たとえば、重要な情報をオンライン上で一括管理できるというのも大きなメリットです。PCやスマートフォンがあれば、必要な情報を必要なだけ入手できます。
知識やノウハウを蓄積でき、プロジェクトの引き継ぎが発生した際も安心です。
また、操作性や視認性に優れた情報共有ツールなら、情報共有にかかる時間や手間を大幅に削減できます。
無駄な作業を減らし、その分の人員をコア業務に回すことで、生産性も高まるでしょう。
情報共有ツールには、さまざまな機能をもつソフトウェアがあるため、自社に必要なものを選ぶことが大切です。
情報共有の効率化にChatwork
情報共有を円滑化すれば、生産性や業務効率を高められます。
情報共有ツールを導入し、伝達ミスや報告ミスを減らすことが、企業の利益を生み出す「改革」の第一歩です。
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