コミュニケーションを効率化させ社内活性化や作業効率を向上させる方法

社員の数が増えたことで生産性が向上すると考えられるかもしれませんが、適切なコミュニケーションが取れていなければ生産性向上の成果を思うように得られない場合があります。

また、人数が増えたことによってコミュニケーションを取るのが難しくなる、コミュニケーションを取ったことがない社員も出てくるなどのコミュニケーションや人間関係における課題も生じるかもしれません。

コミュニケーションを効率化させて、社内コミュニケーションの活性化をさせ業務効率アップにつなげるための方法を考えていきましょう。

社内のコミュニケーション不足が業務効率に与える影響

社内コミュニケーションと業務効率化は、密接に関係しています。

特に、社内コミュニケーションの質によって、社員の目的意識やモチベーション、生産性に大きな影響を及ぼします。

社内コミュニケーションが不足するとどのような問題が生じるのかを説明します。

目的意識の低下

コミュニケーションが不足していると、目的意識の低下を引き起こしてしまうかもしれません。

コミュニケーションが取れていないことで、作業の目的や業務の目的が社員同士でしっかり伝達や共有されていなければ、業務効率は下がります。

さらに、目的の共有がうまくいかないと、社員間でも作業の優先順位にばらつきが生じてしまい、本来は優先順位が高いはずの仕事もうまく回らなくなってしまいます。

一方で、コミュニケーションが円滑におこなえていれば、目的が明確で社員間に広く共有され、目的に沿った必要な状況判断も育まれるでしょう。

業務や会社全体の目的の理解が進むことで、必要なコミュニケーションを社員が自発的におこなうことにもつながります。

モチベーションの低下

コミュニケーション不足は、社員のモチベーション低下にもつながります。

同僚や上司とのコミュニケーションが減ると、新たな発想やアイデアが生まれにくくなりますし、仕事に関わる相談や情報共有がおこなえずに孤独感を感じてしまうこともあるでしょう。

コミュニケーションが減ると仕事をする意義やチームワークや協力する意識などを失い、個々のモチベーションの低下を引き起こし全体の作業効率が下がる原因につながります。

コミュニケーション活性化は、社員同士の助け合い、違う視点からのアイデアによって個々のモチベーションを高める意味でも重要です。

生産性の低下

業務を進めるにあたって、情報共有や仕事の分担をおこなうことは重要ですが、コミュニケーションに問題があると本来適切におこなわれるはずの仕事の分担や共有がうまくいきません。

協力が必要な場面でうまく連携や分担がおこなえていなければ、生産性は下がりやすいです。

また、生産性は目的意識の低下やモチベーションの低下にも関係しており、コミュニケーション不足による目的意識やモチベーション低下に引きずられて、生産性の低下が生じてしまいます。

いずれにしても、生産性を下げないためには、社員同士が協力しあえる環境や関係性が大切です。

生産性向上もそうですが、働きやすい環境づくりや協力体制を築くためにもコミュニケーションの効率化や活性化は重要と考えられます。

コミュニケーションの活性化によるメリット

コミュニケーション不足が業務を進めるうえで弊害になる場合がありますが、社内コミュニケーションが活性化すれば具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

社内コミュニケーション活性化のメリットのうち、代表的なものを紹介します。

メリットや業務に対してプラスの効果を発揮できるような社内コミュニケーションの活性化について考えていきましょう。

離職防止につながる

社内コミュニケーションが活性化することで気軽に上司への相談や発言がしやすい環境が生まれます。

抱えている不安やストレスを相談できる、同僚とも相談や雑談などをしやすいコミュニケーション環境があると心理的負担が軽減されます。

コミュニケーションが気軽に取れることでストレスや悩みの軽減につながり、モチベーションの維持や働きやすさを感じてもらいやすくなり、離職防止にもつながるでしょう。

ミスの防止

コミュニケーションにより情報共有がスムーズになることで、伝達ミスなどの人為的なミスを減らすことができます。

コミュニケーションが円滑になることで確認の機会が増え、認識違いや伝え漏れといったコミュニケーション上の業務ミスが防げるためです。

ミスが減れば、これまでトラブル対応にかかっていた時間、あるいはやり直しの時間などの工数も削減できるでしょう。

また、ミスが発生した場合でもコミュニケーションがしっかりと取れていれば、状況把握や対応を素早くおこなえます。

ミスの発生の防止につながり、ミスをカバーしやすくなる面でもコミュニケーション活性化によるメリットは大きいでしょう。

生産性向上

コミュニケーションを活発化する目的は、情報共有や伝達、業務に関わるコミュニケーション部分を円滑にすることです。

コミュニケーションや情報共有が気軽におこなえる環境を作るころで、タスクや進捗の管理がしやすくなり業務の見える化にもつながります。

業務の見える化がおこなえれば、協力体制の構築やタスクの分配、個々の生産性や進捗をわかりやすく管理や全体共有ができるので生産性向上につなげることができます。

どの部分に課題があるか、スムーズに進んでいるか、などがわかることで、業務の進み具合や生産性が把握できるので改善や課題発見に活用することができるでしょう。

社内コミュニケーション活性化の方法：社内イベント

コミュニケーションを活性化するためには、日常業務だけでは難しいものがあります。

社員同士が仕事のなかで自然にコミュニケーションが取れるような工夫を業務以外に用意することも効果的です。

コミュニケーションを活性化する方法として、定期的に社内でイベントを開催する方法があります。

社内イベントの内容としては、ランチ会やスポーツ大会など、日常業務と離れた気軽に参加できるイベントを開催するのがいいでしょう。

しかし、社内や部署内のイベントは、近くにいる社員間のコミュニケーションしか育めない問題もあり、遠方にいるメンバー同士が交流を深めるようにするには、オンライン飲み会のようなイベントも検討してみるとよいでしょう。

また、イベントは業務外におこなうことが多いので、強制参加などにしてストレスを与えないように配慮することも求められます。

社内コミュニケーション活性化の方法：ツールの導入

社内コミュニケーションの活性化には、社内SNSやビジネスチャットといったコミュニケーションツールの導入も効果的です。

社内SNSやビジネスチャットの特徴は、気軽にコミュニケーションが取れる点でコミュニケーションのハードルが下がる部分です。

気軽に使えるからこそ、会話が増え、コミュニケーションを増やすことが期待できます。

コミュニケーション量が増えると、情報共有もうまくいくようになり、業務効率も上がるでしょう。

社内SNSやビジネスチャットにはさまざまなタイプがありますので、社員が情報を発信しやすい、シンプルでわかりやすいツールの導入がおすすめです。

コミュニケーションの効率化・活性化にChatwork

業務効率化を考えるなら、密接に関係している社内コミュニケーションの在り方を見直すことも大切です。

コミュニケーションが十分におこなわれていない場合は、イベント開催やビジネスチャットなどの導入でコミュニケーションの活性化を図りましょう。

ビジネスチャットの「Chatwork」は多くの企業に利用されているコミュニケーションツールです。

業務効率化に役立つ機能が搭載されたChatworkは社内のコミュニケーションを円滑にする以下のような特徴があります。

• スマートフォンやタブレットなど複数のデバイスで利用できる
• 絵文字やリアクション機能で気軽にやりとりができる
• シンプルで誰でも使いやすい直感的な画面
• タスク管理機能で業務の見える化につながる
• ファイル共有機能で簡単にデータ共有
• Web会議機能でテレワークにも活用可能

社内のコミュニケーション活性化や業務効率化につながるツールをお探しの場合は、是非Chatworkをご検討ください。

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