チームの業務を円滑にするプロジェクト管理手法とプロジェクト管理のポイント

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目次

プロジェクトの成功のために、マネージャーにはプロジェクトの管理とチームの統率が求められます。

そこで今回の記事では、プロジェクトの管理に用いられる手法と、チームでの業務を円滑に進めるために必ず抑えておきたいポイントをわかりやすく解説します。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、プロジェクトの目標達成に向けて、スケジュール・予算・必要人員・求められる品質などの要素を整理し、実行を総合的に管理する活動です。「プロジェクトマネジメント」と呼ばれることもあり、幅広い視点と知識が要求されます。

プロジェクト管理に必要な基礎知識

プロジェクト管理が必要になった時に学んでおきたいのが、PMBOKです。ソフトウェア開発をはじめとした幅広いプロジェクトマネジメントの基盤となる知識を提供しています。

PMBOK(Project Management Body of Knowledge)

PMBOKはプロジェクト管理のために必要な知識を、体系的かつ明確に言語化した指南書のようなものです。PMBOKでは、プロジェクト管理に関わる幅広い知識を得るために、プロジェクト完了までの進行を「立ち上げ」「計画」「実行」「監視・管理」「終結」の5ステップにわけ、それぞれのステップで必要な、10の知識エリアが定められています。

  • 総合管理
  • スコープ管理
  • スケジュール管理
  • コスト管理
  • 品質管理
  • 組織管理
  • コミュニケーション管理
  • リスク管理
  • 調達管理
  • ステークホルダー管理

このように、プロジェクト管理はさまざまな制約条件に目を配りながら、チームを効率的にリードしていく必要があります。

一般的にあるプロジェクト管理の手法

プロジェクト管理にはいくつかの代表的な手法があり、プロジェクトの内容や規模によって使いわけることが一般的です。ひとつの手法で間に合うこともあれば、複数を採用することでより効率的なプロジェクト管理が可能になる場合もあります。ここでは一部をご紹介します。

PPM(Project Portfolio Management)

PPMとは、同時に進行している複数のプロジェクトを企業全体の視点から管理・分析することで、組織全体としての効率化を図る管理手法です。PPMでは、名前に「ポートフォリオ(Portfolio)」と含まれるように各プロジェクトを一覧的に管理します。

このように俯瞰的に複数のプロジェクトを見比べることで各プロジェクトへの投資・人的リソースの不足・過剰が判断でき、それぞれの再分配が可能となります。

また、今後の成長に期待ができるプロジェクトや収益性の高いプロジェクトに資金や人員を集中させるといった取捨選択に重きをおいた運用も可能です。

P2M(Project & Program Management)

P2Mは、プロジェクト管理にプログラム管理の考え方を組み込んだ日本発祥の手法です。プロジェクト管理というと、あくまでひとつのプロジェクトの管理を目的にしていましたが、より大規模なプロジェクトはいくつものプロジェクトによって構成されています。

プログラム管理とは、複数のプロジェクトの連携をより大局的な視点から管理する手法です。プロジェクトひとつの成功を目的にするだけでなく、企業や組織のミッションを達成するために、複数のプロジェクトが最適な役割を果たしていくことを目的とします。つまりP2Mとはひとつのプロジェクトの管理と、複数のプロジェクトの統合管理の両方を可能にした管理手法といえます。

CCPM(Critical Chain Project Management)

CCPMはタスクの実行順序として、「作業工程上の従属関係」と「リソースに限りがあるために発生する従属関係」を考慮に入れて、納期順守を目的にタスクの工期を極力短縮して見積もる管理手法です。

各作業の個別バッファはプロジェクトの最後にまとめて配置し、個々のタスクの遅れはそこで吸収します。そのため、各タスクの進捗度を管理するのではなく、バッファの消費状況を管理し、遅れを感知した場合は対策をおこないます。もともと必要な工期で計画されたプロジェクトが、バッファによって守られる状態になり、プロジェクトの納期が守れる可能性が高まります。

プロジェクト管理を効率化するための便利ツール

上記のようなプロジェクト管理手法を活用しながらも、細かい粒度で作業を洗い出し構造化して、抜け漏れなくマネジメントしていく必要があります。ここでは、プロジェクト計画の現場でよく活用されるツール、手法をご紹介します。

WBS(Work Breakdown Structure)

WBSとは、プロジェクトの完了までに必要な工程を詳細まで分解し、構成図として視覚的に確認できるようにするプロジェクト管理手法です。

例えば「ガントチャート」など、プロジェクトの工程ひとつひとつに対してタスクの開始日、完了日を視覚化したものはWBSの一部といえます。

WBSではタスクが細かく書き分けられているため、「計画段階でプロジェクトの問題点を洗い出せる」「工数・進捗の把握がしやすい」「プロジェクト進行の共有がしやすい」といったメリットがあります。

PERT

PERTとは各工程の塊ひとつひとつを矢印でつなぎ、プロジェクトの開始から完了までをチャート図にして管理する方法で、複数の工程が相互に関係しているプロジェクトの管理に適しています。各工程には作業の内容だけでなく所要時間、開始日・終了日なども書き添えられます。

PERTではプロジェクト完了日を収束地点にし、開始日からいくつも工程が分岐していくため、どの分岐にもっとも時間がかかるのかが判別しやすく、注力・注視すべきポイントがわかりやすいです。もっとも時間のかかる経路を「クリティカルパス」と呼び、クリティカルパス全体にかかる時間がそのプロジェクトの納期となります。

チームの業務を円滑にするプロジェクト管理のポイント

ここからはチームをまとめ、業務を円滑に進めるために抑えておきたいプロジェクト管理のポイントを3つ、解説していきます。

関係者同士の迅速な情報共有とコミュニケーション

通常プロジェクトチームというものは進行に必要な人員を期間限定で集めたものであるため、発足当初は初対面という場合も珍しくありません。どれだけ実績のある有能なメンバーが集合したとしても、チームの連携はいちから作り上げていく必要があることを認識しておきましょう。

ときに迅速な情報共有とチームメンバー間のコミュニケーションは、もっとも重要なポイントだと考えて間違いありません。プロジェクトの進行度合いや誰がどの工程を担当しているのか、遅れや問題が発生していないかなど全員が共有し、意見交換できる仕組みを用意しましょう。

プロジェクトの目的と目標の共有と振り返り

プロジェクトの目的・目標はどのようなものなのか、チーム発足の時点で確実にメンバーと共有し、理解を得るようにしましょう。目的と目標が周知されないままだと、メンバー間の連携もとれずプロジェクトの失敗に直結します。

またメンバーそれぞれが自身の業務に集中すればするほど、自分の目標達成のみに視野が狭まりがちになります。適宜プロジェクトの最終的な目的・目標はなんだったのか、振り返る機会を設けることも有効です。

ステークホルダーの支援と理解を得る

プロジェクトの成功にはステークホルダーの支援・理解は不可欠です。プロジェクトには納期や予算など、プロジェクトチームとメンバーの頑張りだけでは越えられない大きな壁も存在します。

日ごろからステークホルダーともコミュニケーションを欠かさず、万が一のときの支援を説得ができるような関係性づくりも大切です。

まとめ

プロジェクトを成功に導くためには、確実なプロジェクト管理が不可欠です。さまざまなプロジェクト管理方法があるため、プロジェクトの内容や特性などに合わせて適切なものを活用するとよいでしょう。

また、プロジェクトの進行にはチームのメンバー、ステークホルダーとの関係性づくりも重要なファクターとなるため、日々のコミュニケーションを大切にしましょう。

効率のよいプロジェクト管理には適したツールの導入が助けになります。Chatworkはチャット機能だけでなく、タスク管理やファイルの共有などさまざまな機能を備えています。プロジェクト管理の状況、進捗状況などの共有、またはコミュニケーションツールとしての活用ができ、プロジェクト進行に大いに役立つことでしょう。

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