ペーパーレス会議をはじめよう!ペーパーレス化による業務効率化のためのポイントをご紹介

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PCやタブレットが当たり前のように業務に使用されるようになった昨今でも、会議のために紙の資料を用意し、配布しているという企業も多いようです。しかし、紙の資料には印刷する手間やコストがつきものです。

そのような無駄を少しでも減らし業務を効率化するために、今回の記事では紙を使わず会議を進行する「ペーパーレス会議」をご紹介します。ペーパーレス会議にはどのようなメリット・デメリットがあるのか、失敗を避けて運用するためのコツなどを解説していきます。会議のペーパーレス化による業務効率化をお考えの担当者の方はぜひご参考にしてください。

ペーパーレス会議とは

ペーパーレス会議とは、「紙の資料を使わずに会議をおこなうこと」です。

ペーパーレス会議で紙に代わって用いられるものはエクセルやパワーポイントで作成した資料や、既存資料をスキャンして電子データ化したデジタル資料です。これらを、PCやタブレットなどのデバイスで共有したり、会議室のスクリーンへプロジェクターを使って投影し、会議の参加者が閲覧できるようにします。

ペーパーレス会議のメリット・デメリット

次に、ペーパーレス会議においてのメリットとデメリットを見ていきましょう。

効率や利便性が向上する反面、今までの紙を使った会議とのギャップ、共有する資料との相性など注意しなくてはならない点も存在します。

メリット

会議をペーパーレス化すると、今まで紙の資料により生じていた手間・制限から開放され、より効率的で柔軟性のある会議が可能になります。

コストの削減

会議で使用する資料を印刷する必要がなくなるため、用紙・インクなどにかかる物理的なコストが削減できます。印刷や資料をまとめる作業に社員を動員する必要もなくなるため、社員のリソースを最適化できる点もコストの削減といえるでしょう。

ほかにも、資料を破棄する手間や保管する場所の確保なども付随するコストですが、ペーパーレス化することで改善できます。

資料の共有・検索がしやすい

デジタルの資料であれば、ほんの数クリックの操作で参加者に同じ資料を共有できます。

また、目的の資料を、簡単にキーワードで検索することもできるため、該当する資料をあちこち探す必要がなくなります。

会議の場所を問わない

デジタルの資料はインターネットを通して参加者に送信、共有できるため、ひとつの会議室に集まり資料を受け取る必要がなくなります。

さらに、PCやタブレットでWeb会議を開き、動画・音声で発言ができるようにすれば、社内・社外問わず今いる場所で会議に参加できるのです。インターネット環境さえあれば、地方や海外であっても滞りなく会議できる点はペーパーレス会議の大きなメリットといえるでしょう。

セキュリティの向上

正しい管理体制、システム構築をおこなえばデジタルデータが外部流出するリスクを防ぐことができます。

紙資料には外部への置き忘れや不十分な廃棄処理など、物理的な理由での情報漏えいの可能性が拭えません。しかしデジタル資料であれば、特定の人間にしか閲覧できないように権限をつけたり、保存期間を設定して自動で破棄したりするなど、システムの設定次第で詳細な設定も簡単にできます。

デメリット

ペーパーレス会議のデメリットは、従来の会議との違いにより生じるものが大半です。また、取り扱う資料の内容によってはペーパーレス会議のほうが従来の会議よりも効率的であると一概にいえない場合もあります。

資料の視認性が悪くなる場合がある

ペーパーレス会議では、図面・地図など大きな資料だと視認性が著しく低下してしまいます。

また、デバイスによっては画質の問題で文字が読みづらくなってしまうこともあるため、資料作成時に工夫する必要があります。

一覧性・比較性が低い

ペーパーレス会議ではPCやタブレットなどで資料を閲覧することになるため、ディスプレイの大きさでしか資料を閲覧できません。スクロールが必要な場合では資料全体を俯瞰できず、複数の資料を並べて比較することも困難です。

事前に要点のみを抽出した資料を用意することである程度の対策は可能ですが、想定外の状況には弱い特性があります。

メモが取りにくい

紙の資料では容易であった資料へのメモ・書き込みが、ペーパーレス会議では難しくなります。別紙へのメモという手段もありますが、デジタル資料との対応部分を後から探すことは大きな手間といえるでしょう。

しかし、現在は専用のペンを使った手書きに対応しているデバイスも存在しているため、これらを導入することで改善できます。

使用者のリテラシーが必要

新しいシステム・スタイルの導入には習熟までの期間が必要になります。とくにPCやタブレットの操作に不慣れな社員は、操作に慣れるまで苦労を強いられるでしょう。

ペーパーレス会議を円滑にすすめるためには、使用者側のリテラシーの育成も念頭に置いておかなくてはなりません。

ペーパーレス会議を成功させるためのポイント

ペーパーレス会議を自社で導入する場合は、以下で述べる3つのポイントを抑えておきましょう。

クラウドツールの導入でデジタル資料の共有ができるようにする

ペーパーレス会議でデジタル資料を共有するにはクラウドツールの導入が最も便利です。データを複製するのではなく、ひとつの資料を全員が同時に閲覧する形になるためリアルタイムな編集も可能です。

また、仮に共有資料に間違いがあった場合も、原本を修正すれば即時に全員に反映されるというメリットがあります。各デバイスでダウンロードすれば個別でも保存が可能なため、汎用性の高い運用ができます。

操作や運用が自社の社員でも扱える機材やサービスを選ぶ

前述でも述べたように、ペーパーレス会議に伴うデジタル資料の使用は利用者側のリテラシーが会議の円滑さを大きく左右します。

デバイスやシステムの使い方を事前にレクチャーするなど社員教育も重要ですが、使用するシステムの選択である程度負担を軽減することも可能です。多機能過ぎず必要十分なものだけを備えたシステムを検討するなど、自社全体のリテラシーに合った機材・サービスを選択しましょう。

スモールスタートしてから全社導入

はじめから全社を一括でペーパーレス化してしまうと計画の頓挫の種になります。定例会議など進行がおおよそ定まっている会議や部署単位など、狭い範囲から試験運用をおこない、様子を見ながら普及させていくことをおすすめします。

また、すべての資料を一気にデジタル化するのではなく、用紙の大きさによっては一部従来どおりに紙を使用するなど併用からはじめる方法も有効です。全社導入までの中長期的な計画を組み、ノウハウの蓄積からはじめていくことでより自社に合った運用が可能になるでしょう。

まとめ

ペーパーレス会議の導入はコストの削減や会議進行の効率化、柔軟性の向上などのさまざまなメリットがあります。

デジタル資料は、それぞれの参加者が利用しているPC・タブレットに共有したり、会議室のスクリーンに投影したりするなどの方法で閲覧できます。ネットを使ったテレビ会議でも共有でき、幅広い運用が可能です。ただし、ペーパーレス化がすべてのケースで有効というわけではなく、資料の内容によっては逆に閲覧効率が下がってしまうこともあります。

また、利用者がデバイス・システムの使い方を把握している必要があるといったリテラシーの問題もあり、いきなりすべてをペーパーレス化することは得策ではありません。一部の会議・部署から試験運用し、紙資料との併用からはじめるなど、長い目で見た運用が大切です。

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