ペーパーレス会議とは?始め方や業務効率化のポイントを解説

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業務効率化
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ペーパーレス会議とは?始め方や業務効率化のポイントを解説

目次

PCやタブレットで業務をおこなっている場合であっても、会議のために紙の資料や議事録などを用意し配布しているという手間やコストをかけている場合があります。

会議のコストや無駄を減らし業務を効率化するためには、「ペーパーレス会議」をおこない会議のペーパーレス化を進める必要があるでしょう。

ペーパーレス会議の始め方や失敗を避けてペーパーレス会議で業務効率化や効果的な運用するためのコツを解説していきます。

ペーパーレス会議とは

ペーパーレス会議とは、「紙を使わずに会議をおこなうこと」です。

ペーパーレス会議で紙に代わって用いられるものはエクセルやパワーポイントで作成した資料や、既存資料をスキャンして電子データ化したデジタル資料です。

これらを、PCやタブレットなどのデバイスで共有したり、会議室のスクリーンへプロジェクターを使って投影し、会議の参加者が閲覧できるようにします。

会議のペーパーレス化をおこなうことで、会議の準備の手間やコスト削減、データの共有や編集のしやすさなど多くの部分で効率化が期待できます。

会議のペーパーレス化で期待できる効果

会議をおこなう際に紙を利用しないだけでどのような効果が期待できるのでしょうか。

これまでの会議では紙を利用することは当たり前のことでしたので、不便になるという印象を受けるかもしれません。

会議をペーパーレス化すると、今まで紙の資料により生じていた手間・制限から開放され、より効率的で柔軟性のある会議が可能になります。

コストの削減

会議で使用する資料を印刷する必要がなくなるため、用紙・インクなどにかかる物理的なコストが削減できます。

印刷や資料をまとめる作業に社員を動員する必要もなくなるため、社員のリソースを最適化できる点もコストの削減といえるでしょう。

ほかにも、資料を破棄する手間や保管する場所の確保なども付随するコストですが、ペーパーレス化することで改善できます。

資料の共有・検索がしやすい

デジタルの資料であれば、ほんの数クリックの操作で参加者に同じ資料を共有できます。

また、目的の資料を、簡単にキーワードで検索することもできるため、該当する資料をあちこち探す必要がなくなります。

データで保存することで検索性も高まりますし、ファイルの共有やアクセスも簡単になるので、保管するのも容易になるでしょう。

会議室に集まる必要がなくなる

デジタルの資料はインターネットを通して参加者に送信、共有できるため、ひとつの会議室に集まり資料を受け取る必要がなくなります。

さらに、PCやタブレットでWeb会議を開き、動画・音声で発言ができるようにすれば、社内・社外問わず今いる場所で会議に参加できるのです。

インターネット環境さえあれば、地方や海外であっても滞りなく会議できる点はペーパーレス会議の大きなメリットといえるでしょう。

セキュリティの向上

正しい管理体制、システム構築をおこなえばデジタルデータが外部流出するリスクを防ぐことができます。

紙資料には外部への置き忘れや不十分な廃棄処理など、物理的な理由での情報漏えいの可能性が拭えません。

しかし、デジタル資料であれば、特定の人間にしか閲覧できないように権限をつけたり、保存期間を設定して自動で破棄したりするなど、システムの設定次第で詳細な設定も簡単にできます。

ペーパーレス会議にすることの注意点

ペーパーレス会議で効率的に会議がおこなえますが、従来の会議との違いによりギャップや不便さを感じることもあるでしょう。

また、取り扱う資料の内容によってはペーパーレス会議のほうが従来の会議よりも効率的であると一概にいえない場合もあります。

ペーパーレス会議と従来の会議との違いから生まれる点や違和感に注意して進めなければいけません。

資料の視認性が悪くなる場合がある

ペーパーレス会議では、図面・地図など大きな資料だと視認性が著しく低下してしまいます。

また、デバイスによっては画質の問題で文字が読みづらくなってしまうこともあるため、資料作成時に工夫する必要があります。

一覧性・比較性が低い

ペーパーレス会議ではPCやタブレットなどで資料を閲覧することになるため、ディスプレイの大きさでしか資料を閲覧できません。

スクロールが必要な場合では資料全体を俯瞰できず、複数の資料を並べて比較することも困難です。

事前に要点のみを抽出した資料を用意することである程度の対策は可能ですが、想定外の状況には弱い特性があります。

メモが取りにくい

紙の資料では容易であった資料へのメモ・書き込みが、ペーパーレス会議では難しくなります。

別紙へのメモという手段もありますが、デジタル資料との対応部分を後から探すことは大きな手間といえるでしょう。

しかし、現在は専用のペンを使った手書きに対応しているデバイスも存在しているため、これらを導入することで改善もできます。

使用者のリテラシーが必要

新しいシステム・スタイルの導入には習熟までの期間が必要です。

とくにPCやタブレットの操作に不慣れな社員は、操作に慣れるまで苦労を強いられるでしょう。

ペーパーレス会議を円滑にすすめるためには、使用者側のリテラシーの育成も念頭に置いておかなくてはなりません。

ペーパーレス会議を成功させるためのポイント

ペーパーレス会議を自社で導入し効果的に運用するための3つのポイントを抑えておきましょう。

ペーパーレス会議は導入したとしても業務効率化につながらなければ意味がありません。

適切なペーパーレス会議の導入や運用をおこない業務効率化や生産性向上を意識して進めていきましょう。

クラウドツールの導入でデジタル資料の共有ができるようにする

ペーパーレス会議でデジタル資料を共有するにはクラウドツールの導入が最も便利です。

データを複製するのではなく、ひとつの資料を全員が同時に閲覧する形になるためリアルタイムな編集も可能です。

また、仮に共有資料に間違いがあった場合も、原本を修正すれば即時に全員に反映されるというメリットがあります。

各デバイスでダウンロードすれば個別でも保存が可能なため、汎用性の高い運用ができます。

操作や運用が自社の社員でも扱える機材やサービスを選ぶ

ペーパーレス会議に伴うデジタル資料の使用は利用者側のリテラシーが会議の円滑さを大きく左右します。

デバイスやシステムの使い方を事前にレクチャーするなど社員教育も重要ですが、使用するシステムの選択である程度負担を軽減することも可能です。

多機能過ぎず必要十分なものだけを備えたシステムを検討するなど、自社全体のリテラシーに合った機材・サービスを選択しましょう。

試験導入してから全社導入

はじめから全社を一括でペーパーレス化してしまうと不具合や問題が生じやすくなるでしょう。

定例会議など進行がおおよそ定まっている会議や部署単位など、狭い範囲から試験運用をおこない、様子を見ながら普及させていく課題や改善点を発見していきましょう。

また、すべての資料を一気にデジタル化するのではなく、用紙の大きさによっては一部従来どおりに紙を使用するなど併用からはじめる方法も有効です。

全社導入までの中長期的な計画を組み、ノウハウの蓄積からはじめていくことでより自社に合った運用が可能になるでしょう。

会議のペーパーレス化を考えていこう

ペーパーレス会議の導入はコストの削減や会議進行の効率化、柔軟性の向上などのさまざまなメリットがあります。

しかし、利用者がデバイス・システムの使い方を把握している必要があるといったリテラシーの問題もあり、いきなりすべてをペーパーレス化するのではなく一部の会議・部署から試験運用し、紙資料との併用からはじめるなど、長い目で見た運用が大切です。

ペーパーレス会議を導入するにあたってビジネスチャットであるChatworkが効果的です。

Chatworkはビジネスチャットツールですが、チャット機能に加え、ファイル管理機能も備わっており、大容量ファイルもチャット上でシンプルな操作で共有することができるため、会議に必要な資料を簡単に参加者に知らせることができます。

また、Web機能も備わっているのでペーパーレス化を進めることができれば、オンライン会議やリモート会議など会議の幅も広がります。

会議のペーパーレス化の補助や情報共有の手段として、Chatworkのご利用をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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