会議の無駄を削減し生産性を高める管理職のための会議マネジメント術

業務効率化
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目次

「会議に時間を取られて業務が進まない」という管理職の方へ、今回の記事では会議の無駄とは具体的にどこにあるのか、無駄をなくすためにはどのような手法があるのかを紹介していきます。

よくある会議の種類とその目的

まずは企業でおこなわれている会議の種類とその目的を今一度確認しておきましょう。

定例会議

月に1回、スパンの短いものだと週に1回など、決まった日・曜日・時間におこなわれる会議です。会議の規模も部署ごとやチームごとなどさまざまで、議題も多岐にわたるため一度の定例会議で複数の議題を扱うことも珍しくありません。

あくまでも「定期的に開催される会議」と定義され、議論される内容は限定されません。

進捗会議

進捗会議は決定した内容の進捗状況をそれぞれ報告し合う会議です。ただし、進捗といっても単純に「達成度」を報告するものではなく、より具体的に、以下のような内容を報告し合う必要があります。

  • これまでにどのような作業をおこなったか
  • 次回進捗会議までに何をするのか
  • 当初の予定から工数の増減はあるか
  • 現在抱えている問題や遅れはあるか

情報共有会議

会議の参加者全員が、自身のチームの抱えている案件の現状とその状況について報告し、全員で情報の棚卸しを行い、連携を促すための会議です。
部門や部署間での情報共有不足によるトラブルや業務の非効率化を回避することを目的に行われます。

会議の無駄が増えるその要因は?

仕事の悩みとしてよく話題に取り上げられるのは「会議に無駄が多すぎる」というものです。無駄であるということはその時間を別の業務にあてたほうがよいということであり、企業にとっても大きな損失であるはずなのですが、具体的に理解している上層部は少ないようです。

ここでは何が会議の無駄になるのか、具体例を解説します。

①時間が長すぎる

会議の時間が長すぎるというのはどの企業にもありがちなものではないでしょうか。1時間と前もって決まっていても、結果的にはダラダラと伸びてしまって2時間、3時間になってしまうこともあります。

より非効率なところでは時間を設定することもなく、「よい案・結論が出るまで」会議をおこなっている企業もあります。

②回数・頻度が多すぎる

「週1回の定例会議」という習慣だけが先行して、話し合うことがないのにチームが集合して机を囲む場合も、時間を浪費しているといえます。

③人数が多すぎる

必要以上の人数を集め会議をおこなうことは合理的ではありません。「全員の総意を得る」といった大義名分もあるのでしょうが、人数が多いほど意見はまとまりにくく有用な意見が埋もれやすくなってしまいます。

また、その会議に参加する必要がない部署や役職の人間が参加している場合、遠方の支社から会議のためだけに社員を呼ぶ場合なども大きな無駄といえるでしょう。

④準備に時間をかけすぎる

会議のための資料作成に時間をかけすぎているのも問題です。自社内の人間しか目を通さないもののために何時間もかける必要性はないでしょう。

効率的な会議マネジメントのポイント

前項で紹介した無駄を省き、効率的な会議をおこなうためには、以下の点に注意しましょう。すべての点に共通していえるのは、「必要な範囲で会議を完結させる」ということです。

①会議の時間をあらかじめ決め、徹底する

一応の目安として会議の時間を決めていることもあるでしょうが、効率的な会議のためには確実に時間を決め、その時間を徹底していくべきです。そもそも無駄な脱線を省き、議題を事前に共有し、タイムキーパーとして議論の進行を促す進行役を決めておくと、会議の時間もコンパクトに収めることができます。

会議の時間を決定し、それ以上長引いたときには会議を切り上げることをあらかじめ周知しておき、会議をスタートさせれば参加者からも活発な意見が飛び出すことでしょう。

②無駄な会議はそもそも開催しない

定例会議とは、「必ず開催しなくてはならないもの」ではありません。今週は特に話し合うことがない、滞りなく業務が進んでいることがわかっている場合は、そもそも会議を中止することがスピーディーな業務の進行につながります。

「何か議題はないか」と探すような時点でその週の定例会議は不要であることを認識しましょう。

③連絡事項・情報共有を会議に持ち込まない

連絡事項や情報共有など、社内メールやチャットでの共有で十分なものもあります。日頃から社内メールやチャットで積極的に情報共有を行う文化を作りましょう。わざわざ会議でこれらを共有することはまさに時間の無駄です。

④参加する人数を最小限にする

会議の人数を最小限にすれば、会議に参加しないほかの社員のリソースを通常業務にあてられるため、生産性の向上につながります。会議に社員を参加させることが、「人員のコストをかけている」ことと同義であると認識しましょう。

会議で決定した内容や明確化した課題については、議事録を作成し、社員に共有すれば問題ありません。また、遠方の社員を参加させる場合には、ビデオ通話システムを活用すれば大幅なコストの削減になります。

⑤会議資料はシンプルに作る

会議資料とは、会議の議題を周知し、議論の活性化を刺激するためのものです。閲覧するのも自社内の社員のみであるため、クライアントや顧客へのプレゼン資料のように凝った作りにする必要はありません。

もちろん要点を抑えてわかりやすく作る必要はありますが、会議資料の作成に何時間も取られてしまうのは得策ではないことを覚えておきましょう。

⑥会議資料・会議の目的を事前に周知する

会議の開始後に議論の内容を考えていると、実りのある会議にはなりません。少なくとも前日、できれば会議の数日前には資料を配布し、会議の目的を共有しておきましょう。そうすれば、会議の開始とともにスムーズに議論に移れます。

会議の無駄を削減した企業の事例

ここからは、会議の無駄の削減に成功した企業の事例をご紹介します。

全研本社株式会社

https://go.chatwork.com/ja/case/zenken.html
社内のチャットツールをChatworkに統一することで、社員発信で電子会議が可能になりました。

大半の意見交換がChatwork上で完結できるようになったため、社員を集めた会議の数は約半分に減少しています。スケジュール調整や社員の手を止める頻度が減り、生産性の向上につながったそうです。

株式会社ダンドリワークス

https://go.chatwork.com/ja/case/dandoli-works.html
毎週、会議のために10名弱の支店社員を集めていたが、「ほうれんそう」をChatworkに統一した結果、わざわざ集まる必要がなくなり、会議の時間が3分の1にまで削減できたそうです。

まとめ

会議の無駄は生産性を落とす企業にとって大きな損失です。しかし具体的にどこが無駄なのか、無駄をなくすためにはどのようなことをするべきかといった内容は、あまり知られていません。会議の無駄の削減方法に共通するのは「必要な範囲で会議を完結させる」ことで、「時間」「人数」「準備」すべてにあてはまります。

また、会議自体の数を減らすことも有効です。そのためには今まで会議で共有していた情報を、会議を開かずとも効率的に共有できるツールの活用が有効です。Chatworkにはグループでのチャット機能やビデオ通話など、情報共有機能に特化しており、導入実績も多数あります。ぜひ一度ご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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