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会議の無駄の削減や効率化に必要な管理職の会議マネジメントとは？
目次
会議に時間を取られて業務が進まないと感じることは少なくないでしょう。
会議の数が多い、会議の時間が長いことで、業務をおこなう時間が減ってしまうので業務効率が悪くなる場合があります。
会議の無駄とは具体的にどこにあるのか、会議の無駄をなくすため管理職はどのような点を意識しどのような手法を用いてマネジメントをおこなうことが求められるかを紹介します。
主な会議の種類と目的
会議の無駄を考える前に、企業でおこなわれている会議の種類と目的を確認しておきましょう。
業種や会社によっては不要な会議もあるでしょうから、各会議の特徴を理解して無駄を見つける参考につなげられます。
定例会議
月に1回、スパンの短いものだと週に1回など、決まった日・曜日・時間におこなわれる会議です。
会議の規模も部署ごとやチームごとなどさまざまで、議題も多岐にわたるため一度の定例会議で複数の議題を扱うことも珍しくありません。
あくまで、「定期的に開催される会議」と定義され、議論される内容は限定されません。
進捗会議
進捗会議は決定した内容の進捗状況をそれぞれ報告し合う会議です。
- これまでにどのような作業をおこなったか
- 次回進捗会議までに何をするのか
- 当初の予定から工数の増減はあるか
- 現在抱えている問題や遅れはあるか
など、単純に「達成度」を報告するものではなく、より具体的な内容を報告し合う必要があります。
情報共有会議
会議の参加者全員が、自身のチームの抱えている案件の現状とその状況について報告し、全員で情報の棚卸しを行い、連携を促すための会議です。
部門や部署間での情報共有不足によるトラブルや業務の非効率化を回避することを目的におこなわれます。
会議の無駄が増える要因
仕事の悩みとしてよく話題に取り上げられるのは「会議に無駄が多すぎる」または「無駄な会議が多すぎる」というものです。
無駄であるということは、その時間を別の業務にあてたほうがよいということであり、企業にとっても大きな損失であるはずなのですが、何が無駄化を具体的に理解できていなければ、会議は改善されませんし減ることはないでしょう。
何が会議の無駄になるのか、無駄な会議になりやすい会議の特徴などの具体例を解説します。
会議の時間が長すぎる
会議の時間が長すぎるというのはどの企業にもありがちなものではないでしょうか。
1時間と決まっていても、結果的にはダラダラと伸びてしまって2時間、3時間になってしまうこともあります。
より非効率なところでは時間を設定することもなく、「よい案・結論が出るまで」会議をおこなっている企業もあります。
回数・頻度が多すぎる
「週1回の定例会議」という習慣だけが先行して、話し合うことがないのにチームが集合して机を囲む場合も、時間を浪費しているといえます。
会議で何かを決める、確認するという目的ではなく、会議をすることが目的になっている場合も無駄になりやすいといえるでしょう。
人数が多すぎる
必要以上の人数を集め会議をおこなうことは合理的ではありません。
「全員の総意を得る」といった大義名分もあるのでしょうが、人数が多いほど意見はまとまりにくく有用な意見が埋もれやすくなってしまいます。
また、その会議に参加する必要がない部署や役職の人間が参加している場合、遠方の支社から会議のためだけに社員を呼ぶ場合なども大きな無駄といえるでしょう。
準備に時間をかけすぎる
会議のための資料作成に時間をかけすぎているのも問題です。
自社内の人間しか目を通さないもののために何時間もかける必要性はないでしょう。
会議の必要があるかを考えていない
ことあるごとに会議をするような場合も無駄な会議になりやすいです。
些細なことや話し合うまでもないようなことなどでも、会議で決めるようにする、会議をとりあえずおこなう、などの考えでは無駄を減らすことはできません。
また、安易に会議を開く、特定の誰かの一声で会議をしなければいけない、なども考え直さなければいけないでしょう。
会議の無駄をなくし効率化するためのマネジメント
効率的な会議にするためには、無駄な会議になる要因を理解し、必要な範囲で会議を完結させるという意識を持つことが必要です。
効率的な会議をおこなうためのマネジメントのポイントを考えていきましょう。
会議の見直しと整理をおこなう
そもそも不要な会議や無駄だと感じている社員が多く参加している会議はないかを、見直して整理をしていきましょう。
会議自体の数を減らすことができれば、会議に取られていた時間は必然的に減ります。
会議ではない方法でも済む、無駄が多い会議はどの会議か、ということを明確にすることで改善する方法やマネジメント方法も変わってきます。
会議の時間をあらかじめ決め徹底する
一応の目安として会議の時間を決めていることもあるでしょうが、効率的な会議のためには確実に時間を決め、その時間を徹底していくべきでしょう。
そもそも無駄な脱線を省き、議題を事前に共有し、タイムキーパーとして議論の進行を促す進行役を決めておくと、会議の時間もコンパクトに収めることができます。
会議の時間を決定し、それ以上長引いたときには会議を切り上げることをあらかじめ周知しておき、会議をスタートさせれば参加者からも活発な意見が飛び出すことでしょう。
無駄な会議はそもそも開催しない
定例会議とは、「必ず開催しなくてはならないもの」ではありません。
今週は特に話し合うことがない、滞りなく業務が進んでいることがわかっている場合は、そもそも会議を中止することがスピーディーな業務の進行につながります。
「何か議題はないか」と探すような時点でその週の定例会議は不要であることを認識しましょう。
連絡事項・情報共有を会議に持ち込まない
連絡事項や情報共有など、社内メールやチャットでの共有で十分なものもあります。
日頃から社内メールやチャットで積極的に情報共有を行う文化を作りましょう。
わざわざ会議をしてまで情報共有や連絡をする必要はなく、まさに連絡だけの会議などは時間の無駄です。
参加する人数を最小限にする
会議の人数を最小限にすれば、会議に参加しないほかの社員のリソースを通常業務にあてられるため、生産性の向上につながります。
会議に社員を参加させることが、「人員のコストをかけている」ことと同義であると認識しましょう。
会議で決定した内容や明確化した課題については、議事録を作成し、社員に共有すれば問題ありません。
また、遠方の社員を参加させる場合には、Web会議システムを活用すれば大幅なコストの削減になります。
会議資料はシンプルに作る
会議資料とは、会議の議題を周知し、議論の活性化を刺激するためのものです。
閲覧するのも自社内の社員のみであるため、クライアントや顧客へのプレゼン資料のように凝った作りにする必要はありません。
もちろん要点を抑えてわかりやすく作る必要はありますが、会議資料の作成に何時間も取られてしまうのは得策ではないことを覚えておきましょう。
会議資料・会議の目的を事前に周知する
会議の開始後に議論の内容を考えていると、実りのある会議にはなりません。
少なくとも前日、できれば会議の数日前には資料を配布し、会議の目的を共有しておきましょう。
目的や議題を事前に共有することで、会議の開始とともにスムーズに議論に移れます。
会議の無駄をChatworkを活用し削減した企業事例
会議の無駄の削減にChatworkを活用して成功した企業の事例をご紹介します。
会議の無駄を減らすためには、マネジメント方法を見直すことも効果的ですが、情報共有の仕方やコミュニケーション方法から見直すことで、より効果的な無駄を減らし業務効率化につなげることができます。
全研本社株式会社
社内のチャットツールをChatworkに統一することで、社員発信で電子会議が可能になりました。
大半の意見交換がChatwork上で完結できるようになったため、社員を集めた会議の数は約半分に減少しています。
スケジュール調整や社員の手を止める頻度が減り、生産性の向上につながったそうです。
株式会社ダンドリワークス
毎週、会議のために10名弱の支店社員を集めていたが、「ほうれんそう」をChatworkに統一した結果、わざわざ集まる必要がなくなり、会議の時間が3分の1にまで削減できたそうです。
会議の無駄削減にChatwork
会議の無駄は生産性を落とし業務の妨げになるので大きな損失です。
会議の無駄の削減方法に共通するのは「必要な範囲で会議を完結させる」ことで、「時間」「人数」「準備」すべてにあてはまります。
また、会議自体の数を減らすことも有効ですが、そのためには今まで会議で共有していた情報を、会議を開かずとも効率的に共有できるツールの活用が有効です。
Chatworkにはグループでのチャット機能やWeb会議機能やタスク管理機能、ファイル共有機能があり、情報共有や業務効率化に活用できますので、Chatworkのご利用をご検討ください。
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