組織が拡大しても強固なチームワークを実現するコミュニケーション術

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業務効率化
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組織が拡大しても強固なチームワークを実現するコミュニケーション術

目次

多くの企業では、複数のメンバーによって組織されており、ある共通の目標に向かって仕事を進めます。

このとき、組織全体や部署単位、チーム単位によって生み出されるパフォーマンスは「チームワーク」という言葉で説明されることがあります。

チームワークを高めるために重要となるのが、メンバー間のコミュニケーションですが、組織内のコミュニケーションを促すためにはどうしたらよいのか、お悩みの企業・管理職の方は多いのではないでしょうか。

従業員の数が増え、すべての従業員に目が届かなくなってきた企業では、特にコミュニケーションの量と質が低下する傾向があり、「チームワーク」の低下にもつながります。

チームワークの課題を解決するためには適切なチームコミュニケーションとは何かを理解し、意識的に浸透させていくことが求められます。

チームワークの考え方と、チームワークとコミュニケーションの関係、またチームワークを向上させるためのコミュニケーション術についてを解説します。

チームワークとは

チームとは、「ひとりのリーダーを中心とした、共通目標のある集団」のことを指します。

一方、同じように複数人の集合を表す「グループ」には、必ずしも共通の目標があるわけではありません。

グループにおいては意見の交換や連携して何かを生み出すことは特に求められないため、企業活動のように、「プロジェクトの完成」や「売上目標の到達など」、明確な目標がある場合、それをおこなう集団は「グループ」ではなく「チーム」であるということができます。

そして「チーム」として働くためには、共通の目標に向かうべくチームを取りまとめるリーダー、そしてリーダーとメンバー、メンバー間でのコミュニケーションが不可欠です。

チームのコミュニケーションが活発になり、メンバー同士の信頼感や一体感が生まれることで、目標に対して効果的に取り組むことができるようになり、チームワークが生まれます。

チームワークとは、メンバー同士が相互的に助け合いや協力をし合うことで、チームとして成果や目標を達成するために生まれる力ということができるでしょう。

チームワークが大切な理由

「チーム」の中でうまくコミュニケーションをとることができれば、「チームワーク」の向上が期待できます。

また、チームワークがうまく作用している組織では、仕事のスピードと成果の質が大きく向上します。

なぜなら、チームで業務をおこなうことにより、以下の効果が期待できるためです。

  • 各メンバーが得意分野に専念できる
  • 不得意分野や遅れをとている分野についてサポートが受けられる
  • 業務に責任感が生まれる
  • 達成感を共有できモチベーション維持につながる
  • ほかのメンバーからの刺激、影響から成長がある

チームにはさまざまな得意分野や意見をもつメンバーが存在してしかるべきで、各メンバーの特色がチームワークの向上につながります。

ひとりですべての業務をおこなう場合、それぞれの業務の得意・不得意が作業効率に直結するため、結果として仕事の質が安定しないことにもなりかねません。

もちろん、工数の少ないミニマムな業務に人員を割くことで、効率を下げてしまう事態が発生することも考えられます。

しかし、さまざまなジャンルを含む工数の多い業務の場合は、できるかぎり「チーム」を組織し取り組むことにより、個人で取り組む以上の効果を期待できるのです。

チームワークとコミュニケーション低下で生じる問題

大きな組織になるほど従業員間のコミュニケーションが希薄になり、チームワークが低下しやすくなります。

チームワークやコミュニケーションが低下することで、どのような問題が生じやすくなるのかを見ていきましょう。

顧客対応品質の低下

チーム内の情報共有不足は、最も一般的なチームワークを低下させる要因のひとつです。

たとえば、ひとりで対応しきれない顧客対応案件が発生した場合、よいチームでは複数の担当者が分担して対応に当たることができます。

しかし、担当者間で必要な情報が共有されていない場合、顧客に対して適切な対応ができる人が限られてしまい、顧客にとって質の低い対応となってしまう事態が発生してしまうでしょう。

ナレッジの偏り

従業員数が多くなるにつれ、各人に蓄積されていくナレッジの量や種類にもばらつきが生じます。

しかし、「この人だけしか知らない」という情報が多くなると、従業員同士の連携が取りづらくなるだけではなく、従業員の業務負担の過剰な偏りや属人化にもつながります。

業務や知識が属人化してしまうと、チームは各人に蓄積されたナレッジを共有できず、生産性を向上させる機会を損失してしまいます。

研修など教育体制の整備が必要であることはもちろんですが、日々のコミュニケーションを通じたナレッジ共有の促進により、各人の持つ知識を組織に蓄積された資産として活用することができます。

離職率の増加

組織が拡大し人員が増えると、構成員は自身の立ち位置や価値を見失ってしまうことがあります。

もし、「自分はいてもいなくても問題ない」と従業員が感じるようになってしまうと、組織への愛着や忠誠心が薄れ、人によっては離職へつながってしまうかもしれません。

すべての人間が自分自身で課題を見つけモチベーションを作り出せるわけではありませんが、上司や同僚とのコミュニケーションの中で、周りからの評価や自身の価値に気づくことができる場合もあります。

チームワークやコミュニケーションが円滑におこなえていることで帰属意識や愛着が高まることで、強固な組織を形成することにつながりやすくなるでしょう。

チームワーク向上のために必要な職場でのコミュニケーション術

チームワーク向上のために理解しておきたい職場でのコミュニケーション術について紹介します。

複数の人間がひとつの目標に向かって一丸となるには、全員が同じ方向を向き、全員が主体性をもって業務にあたる必要があります。

具体的にどうすればチームワーク向上につながるのかを解説します。

チームの目標と進捗を共有する

「チーム」とは共通の目標の達成のために存在する集団ですので、最終的な目標は何か、メンバー全員で共有し見失わないようにすることがチームワーク形成の前提といえるでしょう。

チーム内やメンバー間で目的への理解に差異があると、共通の目標に向かって一丸となることはできません。

また、メンバーがそれぞれの進捗状況を適宜共有することも必要です。

メンバーが協業するためには、足並みをそろえた連携が不可欠である上に、お互いの進捗状況が分かれば、遅れが発生した場合のフォローがしやすくなり、チームの中で自身の業務進捗に遅れが出ていることを本人が認識できれば、ほかのメンバーに迷惑をかけないよう効率化の工夫や課題の発見や共有につながるでしょう。

必要な内容を端的に伝える

メンバー間のコミュニケーションに定型的なビジネスマナーは必要ありません。

過剰な修飾語や枕詞は、コミュニュケーションの効率を下げるので、メッセージのひとつひとつに挨拶文を入れるようなことはせず、必要な内容を端的に伝えるように徹底しましょう。

ただし、コミュニケーションが取りやすいツールの利用やテキストの場合は文章が冷たい印象になりすぎないよう、絵文字や感嘆符をつける工夫をするとよいかもしれません。

また、社内でのちょっとした打ち合わせに美麗な見た目の資料は必要もなく、あくまで最終的なアウトプットはチーム外に対してのものであるという認識をもちましょう。

メンバーが意見を言いやすい空気を作る

得意分野や考え方の違うメンバーがいる環境は、チームの財産です。

メンバーそれぞれの意見や提案を積極的に引き出し、共有しやすい空気を作ることがリーダーの役割です。

また、たとえチームの運営にそぐわないと思われる意見が出たとしても、頭ごなしに否定することは望ましくありません。

意見を出した当人だけでなく、ほかのメンバーが意見する機会さえも奪う可能性があります。リーダーと異なる意見を表明したメンバーに対しても、表明したことに対して感謝の意を示すことで、メンバーは自身の存在意義を感じることができます。

存在意義の確認はモチベーションにも関わり、作業効率の向上やチームワークの形成に大きく影響することもあります。

コミュニケーションが取りやすい環境を整える

コミュニケーションを取りやすい環境を作ることが、活発な意見の交換を刺激します。

たとえば、チームの中に発言に消極的なメンバーがいる場合は、匿名で意見を交換できる機会を設けたり、業務外でチームの交流機会を設けたりすることが効果的です。

ただし、就業後や休日のメンバーの拘束は、プライベートの圧迫となるので就業時間内やランチタイムなどを活用しましょう。

チームのコミュニケーションにChatwork

組織が拡大すると、従業員同士のコミュニケーションは希薄になりがちですが、コミュニケーション不足を放っておくと、作業効率や企業への帰属意識の低下を生み、離職者を増加させるなど企業の存続にも悪影響を与えかねません。

チームワークを向上し働きやすい環境を構築するために企業にはコミュニケーション不足を解消する工夫が求められます。

社員それぞれが自身の意見を出し合い、目標と業務の進捗を共有しやすい環境を作っていきましょう。

コミュニケーションの円滑化には、コミュニケーション方法自体を簡易的にすることも効果的です。

Chatworkのようなビジネスチャットを導入することで、メールよりも手軽に情報共有ができコミュニケーションを活性化させられます。

Chatworkのを活用しコミュニケーションやチームワークの向上に取り組んでみてはいかかでしょうか。

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