電話が多い...人の時間を無理やり奪う「無駄な電話」を減らして仕事を効率化する方法

業務効率化
AWAY

目次

ビジネスシーンで電話がかかってくることは少なくありません。取引先や顧客からの問い合わせ、他部署や同僚からの業務連絡の内線電話など、内容も多岐にわたります。

すぐに回答が期待できる電話というツールは大変便利なものではありますが、電話を受ける側の時間を奪っていることに気がついている人は少ないものです。また、口頭で簡単に情報を伝えることができることから、手っ取り早いコミュニケーション方法のひとつとして使われることもあり、必ずしも相手のことを考えてのコミュニケーションになっているとは言えないのが現状です。

そこで今回の記事では、仕事中に容赦なくかかってくる「無駄な電話」について、その特徴や電話を受けることのデメリット、無駄な電話をなくすための方法を解説していきます。

よくある仕事中の無駄な電話の特徴

仕事中にかかってくる無駄な電話には以下のような特徴があります。シーンや目的、頻度が適切でないものが多いように見受けられます。

緊急性がない

電話は相手の時間を奪うことになるため、それなりの緊急性のある内容であるべきです。

重大なトラブル対応やスピーディーな意思疎通によって実現できる交渉など、自分だけではなく相手にとっても重要で緊急性のある内容であればよいのですが、その点をあまり意識せず、「とりあえず電話で聞いてみよう」といった意識での電話が多いと、受ける側の負担になってしまいます。

要点がまとまっていない

電話をかけてくる理由に「口頭のほうが伝わりやすいから」と考えている人がいますが、そのような電話の場合は「相手に意図を汲んでもらおう」と考えている場合がほとんどです。

そもそも自分の中で要点がまとまっていない状態で電話をかけてくるため、相手は「話しながら内容を組み立てる」こちらは「意図を汲む」行為が必要となり、余計に時間がかかってしまいます。

些細な内容の問い合わせ

「緊急性がない」の項でも述べましたが、「とりあえずわからないから」電話を多くしてくる人は、自己解決を放棄しています。

本来であればマニュアルやネット検索などで解決策がすぐに見つかるものに対しても電話で問い合わせてくるため、受ける側にとっては純粋に時間を奪われているだけになってしまいます。

またこの場合、電話の頻度が増えることも多く、その都度対応のために時間を割くことになります。

話題があとから増える

「せっかくだからあれもこれも」と話ているうちに、話題が増えていくケースもあります。そのように後付けで出てくるような要件にはもちろん緊急性はなく、電話の時間が長くなるだけです。

必要のない雑談が大半

電話の用件が済んでもその後に雑談に発展する場合もあります。電話というツールはその性質上、どうしてもあいさつや軽い進捗の確認などを話題に含める必要があり、そもそも時間が長くなりやすいものです。

しかし、そこに不必要な雑談が入ると無駄な時間はどんどん長くなります。相手が意図せず雑談をしてくる場合と、コミュニケーションの一貫として捉えている場合のふたつが考えられますが、どちらにせよ電話を受ける側からしてみれば切り上げにくく、業務の妨げになりがちです。

電話が増えることによるデメリット

電話の数が増えれば増えるほど、受ける側にはデメリットしかありません。いくつもの業務を抱えている人はひっきりなしにかかってくる電話により、以下のような状況に陥ってしまいます。

業務時間が奪われてしまう

電話を受けるといままでおこなっていた業務を中断しなくてはなりません。相手の用件を聞くために思考も奪われてしまうため、並行していまの業務を継続することは通常不可能です。

限りある時間内で業務を終わらせようと思っていても、電話の時間が長くなるほどに時間の余裕はなくなり、結果として残業が必要になることもあるでしょう。

集中力が切れてしまう

電話がかかってくるたびに業務を中断し、思考を切り替える必要があるため、継続した集中力を保てなくなります。本来であれば2時間で終わるはずの業務が電話によって集中力が切れ、3時間・4時間かかってしまうこともあり、作業効率が大幅に低下してしまいます。

属人的な情報が増える

電話で話した内容を共有する明確なルールがない限り、電話で聞いた情報はその電話を受けた人のみが知るものとなります。部下は上司への報告をすることが多いですが、逆に上司から部下への情報共有の機会は少なくなるものです。

いずれにせよ、「この人しか知らない・詳しくはわからない」という情報が多くなることに違いはなく、これは業務効率の低下につながります。

責任の所在がうやむやになる

電話をかけてきた人は、自身の用件を伝えた時点で自身の責務を果たしたと考えがちです。そのため、もし先方の要件の伝え方に不備や誤りがあった場合でも、何らかの問題が発生したときに責任を求められるのは電話を受けた側になってしまいます。

また、もしこのような問題が起こっても電話でのやり取りは記録が残らないため、「いった・いわない」の水掛け論になりやすく、責任の所在が明確にできません。

業務効率化のカギはコミュニケーションツールの活用にあり

無駄な電話を減らし、業務効率を向上させるためのカギとなるのは、コミュニケーションツールの導入や活用です。とくにおすすめなのはビジネスチャットで、文字を使った手軽なメッセージ交換ができます。

ビジネスチャットにより生まれるメリットは以下のようなものです。

  • いつでもメッセージの送信・確認ができる
  • スマートフォンでも通知を受けられる
  • 電話やメールによくある定型のやり取りを省ける
  • 文字でやり取りの履歴が残る
  • グループ設定で情報の共有が簡単

ビジネスチャットでは文字どおりチャットでメッセージのやり取りをおこなうため、電話のようにお互いの時間を合わせる必要がなく、思い立ったタイミングでいつでも送信し、確認ができます。メールでもこのような非同期の連絡は可能ですが、受信メールの確認が手間であったり定型的な文面の作成が必要であったりと軽快さに欠ける部分がデメリットです。

しかしチャットであればツールの特性上、すぐに本題に入れるため、連絡自体にかける時間を短縮できるほか、スマートフォンアプリでの通知受け取りや操作もおこなえ、外出中の返信も簡単です。

また、メッセージの履歴がすべて残り、キーワードでの検索も可能であるため、誰がどのような発言をしたのかを見直せるのでトラブルを回避できます。さらにグループチャットでのやり取りに設定しておけばわざわざ同一の内容を上司や同僚に報告する必要がなく、情報共有の手間を省くことも可能です。

ビジネスチャットChatworkでは、上記の機能をすべて備えており、社員それぞれのアカウントでコンタクトの管理ができるため、社外の人間ともメッセージのやり取りが可能です。チャット以外にもビデオ通話機能や、グループチャットでのタスク管理機能など、ビジネスシーンで使える機能を多数備えています。

連絡をなるべくビジネスチャットにしてもらえるよう相手に促しておけば、自ずと電話の数を減らせるでしょう。

まとめ

業務中にかかってくる緊急性のない電話は、業務の時間が奪われるだけでなく、それ以上の効率低下を招きます。

その場合、代替となる連絡手段としてはビジネスチャットがおすすめです。いつでも自分のタイミングでメッセージの確認ができ、文面も簡略化できるため連絡に取られる時間を最小限にし、履歴として見直すことも可能です。

また、グループチャットでの発言にしておけば情報共有をあらためておこなう必要もありません。

このような機能を備えたツールとして、弊社ではChatworkを提供しています。無料でお試しいただけるプランも存在しますので、ぜひご検討ください。

▶︎Chatwork - ビジネスコミュニケーションをこれひとつで

Chatworkをもっと知りたい方におすすめの資料

Chatwork説明資料

このお役立ち資料ではビジネスチャット Chatworkの特徴や機能などの詳細をまとめました。

Chatworkのことをもっと詳しく知りたい、導入を検討したい方におすすめの資料です。

  • Chatworkとは
  • 選ばれる理由
  • 導入効果
  • 料金表

などを解説します。貴社のビジネスチャット導入にあたっての情報収集の一助になれば幸いです。

ダウンロード
Chatwork

Chatwork

Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

関連記事