ビジネスコミュニケーションとは?ビジネスコミュニケーションが重要な理由

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業務効率化
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ビジネスコミュニケーションとは?ビジネスコミュニケーションが重要な理由

目次

ビジネスコミュニケーションとは、社内の従業員間や顧客対応、接客などにおける仕事上のコミュニケーションのことを指します。

ビジネスコミュニケーションが重要視されている理由や、ビジネスコミュニケーションを成功させるためのポイントについて紹介します。

ビジネスコミュニケーションが重要な理由

ビジネスコミュニケーションは、ビジネスを成功させるために無くてはならない要素ですが、なぜビジネスコミュニケーションがそんなに重要なのか、理由を確認していきましょう。

信頼関係構築のため

ビジネスは、自分ひとりで成功させることは困難です。

また、企業で働いている場合は複数名と連携する必要が多くありますが、そのためには信頼関係の構築が欠かせません。

そして、信頼関係を築くために、ビジネスの場においてもコミュニケーションが必要なのです。

円滑な業務進行のため

社内外関わらず、ビジネスを円滑に進めるためには、関わる相手の状況を把握することが求められます。

相手の状況が理解できていれば、自分がどのように仕事を進めるべきかが明確になり、仕事も進めやすくなるでしょう。

また、業務効率化やマネジメントをおこなう場合でもコミュニケーションが円滑におこなえていればスムーズに進みます。

企業価値の向上のため

信頼関係の構築や互いの状況把握に基づいたビジネスの進行により、企業やサービス、商品に関して、関係者のロイヤルティ(忠誠・愛着)の向上を期待できます。

それにともない、従業員のモチベーションは向上し、サービス品質の改善にもつながれば、企業価値を高めることにもなる可能性があるのです。

コミュニケーションが活性化することで意思の疎通や意見の風通しもよくなるという面も期待できるのではないでしょうか。

ビジネスコミュニケーションの成功条件

成功するビジネスコミュニケーションにはどのような条件があるのでしょうか。

ビジネスコミュニケーションを成功させるための条件や、なぜその条件が必要なのかという理由について見ていきましょう。

相手と信頼関係が築けている

ビジネスコミュニケーションを成功させるための条件のひとつが、相手との信頼関係が築けているかという点です。

それは相手が社内の従業員であっても、顧客であっても同じです。

例えば、社内の従業員と信頼関係が築けていれば、トラブルが発生した際も各々で自己判断し、悪化させてしまうようなこともなく、フォローしあえるでしょう。

また、顧客との信頼関係が築けていれば、自社の商品やサービスに対して信頼や安心のもと購入につなげることができるので、売上増が期待できます。

相手との信頼関係を深めるには、日々のコミュニケーションの積み重ねで相手を理解しようとすることが大切です。

お互いのメリットを考えられている

ビジネスコミュニケーションが成功する条件には、相手のメリットを考えられているかという点も重要です。

利益や満足感などが双方に得られるような「Win-Winの関係性」が相乗効果を生み、協力関係が構築できます。

自分の利益だけを追求しすぎると相手へ悪印象を残す恐れがあり、継続的な関係が維持できない可能性もあるので注意しましょう。

相手に対し誠実に対応している

相手に対する誠実さも、ビジネスコミュニケーションを成功させるための条件のひとつです。

よい面も悪い面もあわせて情報を誠実に共有し相手に示せるかは、良好な関係維持のために必要不可欠な要素です。

誠実な対応を通じ、相手の言動を信じ任せられる人物であるという印象を持ててはじめて、ビジネスコミュニケーションの成功を確信できるでしょう。

ビジネスコミュニケーションを成功させるアイデア

ビジネスコミュニケーションを成功させるためのポイントについて紹介します。

心持ちや意識を変えることも重要ですが、自分や相手の特性を把握したり、コミュニケーション方法を見直したりする工夫も必要です。

自社のコミュニケーションにおいて、どのような点が不足しているのか、改善できるのかを考えながら取り入れてみてください。

自分のソーシャルスタイルを把握する

自分のソーシャルスタイルを把握し、相手のソーシャルスタイルを分析しながら、それぞれに合うコミュニケーションを取ることが大切です。

ソーシャルスタイルとは、他者にとってどのような印象に映るのか、人の習慣的な言動から考え方を4つの傾向に分類したものです。

この「ソーシャルスタイル理論」は、アメリカの産業心理学者、デイビット・メリル氏とロジャー・レイド氏によって、1960年代に提唱されました。

  • アナリティカル型:意見を聞き、感情を抑えた話し方をする
  • ドライビング型:意見を主張しつつも、感情表現は控えめ
  • エミアブル型:意見を聞き、感情表現が豊かなタイプ
  • エクスプレッシブ型:意見を主張し、感情表現もしっかりとおこなう

このように、ソーシャルスタイルの種類ごとに特性が異なるため、コミュニケーションの取り方にも違いが現れます。

自分はどのようなタイプなのかを把握することができれば、自分と相手の違いが理解できるため、尊重すべき部分も明確になるでしょう。

 

ビジネスコミュニケーションにおいて、自分と相手の考え方が異なることを意識し、相手を理解しようと努めるのは重要な要素です。

この方法を用いれば、コミュニケーションが苦手な人でも相手の考え方の傾向がわかるため、コミュニケーションが取りやすくなります。

コミュニケーション方法を見直す

ビジネスコミュニケーションを円滑化させるために、コミュニケーションの方法そのものを見直すのもひとつの手段です。

会話中ノートにメモを取るなどして、相手の情報を覚えておくことで「自分との会話を覚えていてくれている」という信頼感につながります。

また、対面でのコミュニケーションをおこなう際には、返事の仕方を変えて相手の目を見て素早く返事をするなどの工夫も重要です。

相手が言ったことを把握していると伝える目的で、相手の意見や言葉を復唱すれば、一緒に仕事がしやすいと感じてもらいやすくなります。

従業員間のやり取りを電話やメール、対面のみでおこなっていると、業務連絡のみに終始しがちになります。

相手を知り自分を知ってもらうためには、気軽に意見交換ができる仕組みが必要です。

チャットツールや社内SNSのようなツールを導入すれば、メールのようなビジネス書式が必要なく、気軽なコミュニケーションが可能です。

メールや電話だけでなく、チャットツールや社内SNSなどをうまく取り入れながら、ビジネスコミュニケーションの円滑化を図りましょう。

Chatworkをビジネスコミュニケーションに活用しよう

ビジネスコミュニケーションを重視する企業は増加傾向にあり、社内の結束力やモチベーションアップを図る手段としても注目されています。

新しいコミュニケーションツールを導入することで、コミュニケーションの活性化や円滑化を図ることも珍しくありません。

自社のビジネスコミュニケーションにおける課題解決手段のひとつとして、Chatworkのようなビジネスチャットを検討してみてはいかがでしょうか。

ビジネスチャットは社内外を問わず気軽なコミュニケーションに利用ができますし、Chatworkであればタスク管理機能やファイル共有機能、Web会議機能も備わっており、ビジネスや業務を進めるのに効果的です。

新たなコミュニケーションツールの導入をご検討であれば、Chatworkを活用しビジネスコミュニケーションを円滑に進めてください。


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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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