限られた人員で最大の利益を 無駄を削ぎ落とし営業を効率化する方法

業務効率化
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新型コロナウイルス感染拡大の影響で、多くの企業は客先への出張や訪問が望まれなくなっています。結果、中には売り上げを落とし、存亡の危機に瀕している企業も多くあります。
このような状況のもとで会社の売上向上を実現するには、これまで以上に無駄を削ぎ落し、営業効率化を図ることが重要です。

そこで今回は、営業活動にありがちな無駄を洗い出すとともに、営業効率化を促進するツールを紹介します。
中小企業の経営者は、早急に営業体制の見直しをおこない、必要なツールを積極的に取り入れましょう。

営業活動によくある無駄と対策

営業活動の多くは、顧客や新規見込み客のもとまで足を運び、直接対面するのが一般的です。
手広く事業展開する企業では、とんぼ返りでの出張も多くみられます。

営業活動には、どのような無駄があるでしょうか。いくつか紹介するので今一度自社での業務実態を見直してみましょう。

1.移動に時間とコストがかかる

営業の無駄を見直す最初のポイントとして、移動時間とコストが挙げられます。
担当者任せで、漠然と営業ルートを組み立ててはいないでしょうか。

例えば、車での営業であれば、ガソリン代のほかに高速道路の利用料金なども加わってきます。
営業ルートの組み立てをうまくおこなわないと、時間もコストもかかる一方です。

また、交通が乱れた場合に約束の時間に間に合わず、信頼を喪失したり、取引停止に至る事態も想定できます。

とくに、新人担当者が新しく営業を開始する場合は、想定外の事態をなるべく避けるために、経験の長い社員にルートを確認させることも有効な方法の一つです。

また、担当者の準備不足によって不必要な再訪問が必要となる場合もあります。必ず事前に、持参物やお客様への回答の確認をするようにしましょう。

2.引継ぎの情報共有が少ない

前担当者による引き継ぎが十分ではなく、後任担当者に情報が共有されていないことによる損失は計り知れません。

営業担当者は経験値が増えるほど、属人的な営業活動をしてしまう傾向にあると言われています。
たとえば、顧客のクセや言語化できていない要望、望ましいコミュニケーション方法は、記録として残っていないことがほとんどです。しかし、これらの情報を引き継げなければ、お客様は不信感を募らせ、結果として売上低下を招く場合もあります。

また、上記のような前任者と後任者の間での情報共有だけではなく、営業部門内での情報共有も重要です。

例えば、顧客とのトラブルに関する情報や営業活動のテクニック、営業戦略などの共有を効率化することで、劇的な売上向上が期待できます。

3.会社に戻らなければできない仕事がある

営業活動における無駄の1つに、会社への移動が挙げられます。
例えば一部の企業では、営業先に持参する資料や営業会議資料の作成、営業日報作成、顧客データ入力、上司への報告書作成などの事務作業を、わざわざ帰社して行わなければならない場合があります。

しかし本来、営業担当者が最も時間をかけるべき業務は、社外に出向き顧客や見込み客へ営業活動を行うことです。
営業成績の伸び悩みは、その担当者が移動を伴う事務作業に時間が割かれていることに原因があるかもしれません。

しかし、特に人材が不足している組織においては、営業担当者以外に営業活動に関する事務作業を任せると、かえって効率を低下させたりミスコミュニケーションによる人間関係の悪化などを引き起こしてしまうことがあります。
そのため、営業担当者を営業活動に専念させるためには、営業効率化を支援するツールを使うのが最も有効な方法といえます。

営業活動の無駄が引き起こす3つの弊害

営業活動の無駄を放置し続けると、売上減少を招くだけではなく、労働環境の悪化をもたらします。

1.残業が増える

営業先への移動が必要な場合、営業先から帰社する必要があれば、担当者の退勤時間は必然的に遅くなります。
勤務時間を使って商談件数が増えないのであれば、賃金がかさむだけになってしまいます。

2.疲労によるパフォーマンス低下

外出は、天候や外気温の影響を受けやすいため肉体的疲労を感じやすい労働です。また車や公共交通機関による移動も心身の疲労の要因となりえます。

特に昨今は新型コロナウイルスの感染拡大予防として、外出時のマスクの着用が推奨されており、これまで以上に心身への負荷がともなっています。

こうした状況下では疲労が蓄積しやすく、結果として判断力の低下やミスを引き起こすことがあります。

3.離職率の増加

無駄な業務が多いと、それによって担当者自身のモチベーションが下がり、離職してしまうケースもあります。

さらに、一度離職者が発生すると、インターネットを通じて企業のブランド毀損が生じる可能性もあります。特に人材が不足している中小企業では、イメージをなるべく低下させないことが採用の観点からも重要です。

営業効率化を促進するツール

先に見てきたように、営業担当者の業務には無駄が生じやすく、加えてコロナ禍においてはこれまでのスタイルを大きく変化させざるを得ません。

変化を実現させるためには、ツールの積極活用が有効です。以下に、一般的な営業活動効率化ツールを紹介します。

1.SFA/CRM

SFAとは、「Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)」の略で、「営業支援システム」を意味します。

SFAの導入により、これまで担当者の勘や経験、資質に頼ってきた業務内容を、誰しもがわかりやすく把握できるようになります。
属人的になりがちな営業活動の見える化や、新入社員、異動者の育成にも有益です。

CRMとは、「Customer Relationship Management(カスタマー・リレーションシップ・マネージメント)」の略で、「顧客関係管理」を意味します。

これまで営業やマーケティング部門などが個別に管理してきた顧客情報を、一元的に管理できるようになります。すばやい顧客対応につながるため、売上の向上が可能です。

営業活動を支援するSFA、顧客情報管理を支援するCRMは、いずれも営業効率化に役立つツールで、一体化した製品も流通しています。
CRMやSFAツール製品の導入には自社内で構築・運用するオンプレミス型と、ネットワーク上にあるソフトウェアやデータを使うクラウド型があります。

2.web会議システム

web会議システムとは、インターネット回線を使用することで、物理的な距離に関係なくコミュニケーションがおこなえるシステムのことです。

国内外を問わず、音声・映像の送受信ができ、同時並行でテキストによるやり取りやファイルの受け渡しもできます。

web会議システムは導入ハードルが低く、中小企業でも利用されることが多くなっています。双方が社内にいなくてもコミュニケーションが成立するため、営業活動の効率化だけではなく、いわゆる働き方改革の実現には必須のツールといえます。

またクラウド型のweb会議システムは、システム構築が不要であり、大変導入しやすいツールといえます。

3.ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、ビジネスに特化したチャットツールを指します。チャット形式でメッセージがやりとりできるだけでなく、web会議システムと同じように、音声会議やファイルの送受信が可能です。社内の手軽な打ち合わせだけでなく、営業活動など、仕事で必要なコミュニケーションをすべて実現できます。
目的に応じたグループチャットを複数設置することで、特定の社員や顧客とのやり取りを整理し保存することもできます。

ビジネスチャットは電話やメールなど従来のコミュニケーション手段と比較し、手軽で効率的な情報共有ができることが特長です。
コミュニケーションをとる場面の多い営業担当者の業務は、飛躍的に効率化することが期待できます。

さらに営業活動では、受注後のフォローが大切となる場合があります。受注後もビジネスチャットで顧客とつながっておくと、後日発生したトラブルへの対処や新しい要望への対応も容易になり、結果として返品や解約防止、追加受注にもつながることがあります。

営業効率化にはツールの活用が必須

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、これまで一般的だった対面営業はより実施が難しい状況が続いています。
こんなときだからこそ、ツールを活用し無駄の削減と効率化を実現していきましょう。

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