営業業務を効率化する方法とは？営業効率化に必要なことを解説

新型コロナウイルス感染症拡大の影響やテレワークの拡大で、客先への出張や訪問の見直しが迫られています。

従来の営業手法の効力が落ちてきた中で会社の売上向上を実現するには、これまで以上に営業の無駄を削ぎ落し、営業効率化を図ることが重要です。

営業活動にありがちな無駄を洗い出すとともに、営業効率化を促進するツールを紹介しますので、中小企業の経営者は、早急に営業体制の見直しをおこない、必要なツールを積極的に取り入れて効率化を目指しましょう。

営業効率化を阻む営業活動の無駄とは？

営業活動の多くは、顧客や新規見込み客のもとまで足を運び、直接対面するのが一般的になり、場合によっては長距離の移動や出張も多くみられます。

営業活動には、どのような無駄があるのかを紹介しますので、自社での業務実態を見直してみましょう。

移動に時間とコストがかかる

営業の無駄を見直す最初のポイントとして、移動時間とコストが挙げられます。

例えば、車での営業であれば、ガソリン代のほかに高速道路の利用料金なども加わり、営業ルートの組み立てをうまくおこなわないと、時間もコストもかかる一方です。

また、交通が乱れた場合に約束の時間に間に合わず、信頼を喪失したり、取引停止に至る事態も想定できます。

とくに、新人担当者が新しく営業を開始する場合は、想定外の事態をなるべく避けるために、経験の長い社員にルートを確認させることも有効な方法です。

担当者の準備不足によって再訪問が必要となる場合もありますので、無駄な移動や時間が生まれてしまう原因になるでしょう。

引継ぎの情報共有が少ない

前担当者による引き継ぎが十分ではなく、後任担当者に情報が共有されていないことによる損失は計り知れません。

営業担当者は経験値が増えるほど、属人的な営業活動をしてしまう傾向があり、顧客のクセや言語化できていない要望、望ましいコミュニケーション方法は、記録として残っていないことが多いでしょう。

しかし、これらの有益な情報を引き継げなければ、お客様は不信感を募らせ、結果として売上低下を招く場合もあります。

また、前任者と後任者の間での情報共有だけではなく、営業部門内での情報共有も重要です。

適切な情報共有がされていないことで、無駄な動きやアプローチが生まれてしまい効率化を妨げている部分もあるでしょう。

会社に戻らなければできない仕事がある

営業活動における無駄に、会社への移動が挙げられます。

例えば、営業先に持参する資料や営業会議資料の作成、営業日報作成、顧客データ入力、上司への報告書作成などの事務作業を、わざわざ帰社しておこなわなければならない場合があります。

しかし、外回りが主な営業担当者が最も時間をかけるべき業務は、社外に出向き顧客や見込み客へ営業活動をおこなうことですが、その担当者が移動を伴う事務作業に時間が割かれているのは無駄と考えられるでしょう。

また、営業担当者以外に営業活動に関する事務作業を任せると、かえって効率を低下させたりミスコミュニケーションによる人間関係の悪化などを引き起こしてしまうことがあります。

そのため、営業担当者を営業活動に専念させるためには、事務作業は営業事務に任せる、営業効率化を支援するツールを使うなどが無駄を省く有効な方法といえます。

営業活動の無駄が招く営業効率化への弊害

営業活動の無駄を放置し続けると、売上減少を招くだけではなく、労働環境の悪化をもたらします。

また、営業活動の無駄をなくしていかなければ営業効率化を実現することもできないでしょう。

残業が増える

営業先への移動が必要な場合、営業先から帰社する必要があれば、担当者の退勤時間は必然的に遅くなります。

勤務時間を使って商談件数が増えないのであれば、賃金がかさむだけになってしまいます。

また、移動時間が増えるということは業務が止まるということにもなり、担当者は残業を余儀なくされることにもつながります。

疲労によるパフォーマンス低下

外出は、天候や外気温の影響を受けやすいため肉体的疲労を感じやすい労働です。

また、車や公共交通機関による移動も心身の疲労の要因となりえます。

移動で疲労を感じ、顧客の対応や商談で神経を使ったあとに、帰社して作業をするとなれば疲労やストレスは大きくなるでしょう

疲労が蓄積された状態では、効率は下がり残業につながってしまい、結果として判断力の低下やミスを引き起こしやすくなる場合もあります。

離職率の増加

無駄な業務が多いと、それによって担当者自身のモチベーションが下がり、離職してしまうケースもあります。

また、業務としては無駄ではないとしても非効率な業務や残業が多い環境であれば離職を考えてしまうものです。

さらに、一度離職者が発生すると、インターネットを通じて企業のブランド毀損が生じる可能性もあります。

特に人材が不足している中小企業では、イメージをなるべく低下させないことが採用の観点からも改善が必要です。

営業効率化を促進するツール

営業担当者の業務には無駄が生じやすく、加えて新型コロナウイルス感染症の影響の考慮やテレワーク推進など時代や働き方の変化において、これまでの営業活動を見直していかなければいけません。

変化を実現させるためには、ツールの積極活用が有効になりますので、一般的な営業活動効率化ツールを紹介します。

SFA/CRM

SFAとは、「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、「営業支援システム」を意味します。

SFAの導入により、これまで担当者の勘や経験、資質に頼ってきた業務内容を、誰しもがわかりやすく把握できます。

属人的になりがちな営業活動の見える化や、新入社員、異動者の育成にも有益です。

CRMとは、「Customer Relationship Management（カスタマー・リレーションシップ・マネージメント）」の略で、「顧客関係管理」を意味します。

これまで営業やマーケティング部門などが個別に管理してきた顧客情報を、一元的に管理できるようになり、すばやい顧客対応につながるため、売上の向上が可能です。

営業活動を支援するSFA、顧客情報管理を支援するCRMは、いずれも営業効率化に役立つツールで、一体化した製品も流通しています。

CRMやSFAツール製品の導入には自社内で構築・運用するオンプレミス型と、ネットワーク上にあるソフトウェアやデータを使うクラウド型があります。

Web会議システム

Web会議システムとは、インターネット回線を使用することで、物理的な距離に関係なくコミュニケーションがおこなえるシステムのことです。

国内外を問わず、音声・映像の送受信ができ、同時並行でテキストによるやりとりやファイルの受け渡しもできます。

Web会議システムは導入ハードルが低く、中小企業でも利用されることが多くなっています。

双方が社内にいなくてもコミュニケーションが成立するため、営業活動の効率化だけではなく、いわゆる働き方改革の実現には必須のツールいえます。

また、クラウド型のweb会議システムは、システム構築が不要であり、大変導入しやすいツールといえます。

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、ビジネスに特化したチャットツールを指します。

チャット形式でメッセージがやりとりできるだけでなく、Web会議システムと同じように、音声会議やファイルの送受信が可能なサービスもあります。

社内の手軽な打ち合わせだけでなく、営業活動など、仕事で必要なコミュニケーションをすべて実現できます。

目的に応じたグループチャットを複数設置することで、特定の社員や顧客とのやりとりを整理し保存することもできます。

ビジネスチャットは電話やメールなど従来のコミュニケーション手段と比較し、手軽で効率的な情報共有ができることが特長です。

コミュニケーションをとる場面の多い営業担当者の業務は、飛躍的に効率化することが期待できます。

さらに営業活動では、受注後のフォローが大切となる場合があります。

受注後もビジネスチャットで顧客とつながっておくと、後日発生したトラブルへの対処や新しい要望への対応も容易になり、結果として返品や解約防止、追加受注にもつながることがあります。

営業効率化にはツールの活用が必須

営業の無駄を減らすには、これまでの営業活動の手法を見直していく必要があるでしょう。

営業効率化ツールを利用することで、直接移動する時間や手間が削減され余裕を持って仕事に取り組むことができます。

営業支援ツールなどの専門ツールだけでなく、遠隔でやりとりができるWeb会議システムや気軽なコミュニケーションや情報共有がおこなえるビジネスチャットなどのコミュニケーションツールの利用から検討してみるといいかもしれません。

コミュニケーションツールの導入が進むことで、オンライン商談やテレワークの導入にもつなげていくことができるので営業の効率化以外の部分でも効果的ではないでしょうか。

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