バックオフィス業務の無駄を減らしバックオフィス業務の効率化を進めよう

バックオフィス業務は直接売上に関係しないことから、比較的時間や労力の無駄が生じやすい傾向があります。

また、これまでの慣習や各担当者独自の作業方法に頼りがちになりやすい業務ですので非効率な業務の進め方が多い面もあるでしょう。

しかし、バックオフィス業務のなかには、作業をツールを利用しておこなう、アウトソーシングを利用するすることで、効率化できる部分が多々あります。

バックオフィスとはどのような業務を指すのか、バックオフィス業務の無駄や効率化の方法、期待できるメリットを説明します。

バックオフィス業務とは

「バックオフィス業務」とは、顧客と対峙しない総務や人事、経理、法務、庶務など、社内の従業員のためにおこなう業務を指します。

バックオフィス業務が売り上げに直接関係しない業務である一方、会社の売上に直結する営業や販売、カスタマーサポートなど、顧客や見込み客と関わる部署での業務を「フロントオフィス業務」と呼びます。

バックオフィス業務とフロントオフィス業務は企業運営において、どちらも欠かせない役割を担っています。

しかしながら、バックオフィス業務はその性質上、社内でおこなうと人的コストの増加や無駄な手間が発生しやすいという特徴があります。

中小企業や一部のスタートアップ企業では、バックオフィス業務に企業各社に共通した内容が多いことをふまえ、アウトソーシング（外部委託）やITツールの活用により効率化を図るケースが増えています。

バックオフィス業務の中でアウトソーシングが効率的な業務

それではどのようなバックオフィス業務が効率化を図ることのできる業務といえるのでしょうか。

アウトソーシングの活用にふさわしいバックオフィス業務について説明します。

多岐にわたるバックオフィス業務ですが、主に以下の三点を満たす業務がアウトソーシングが望まれる業務です。

• 正確性が求められる
• 人的コストがかかる
• 専門知識が必要

以下にその具体例を挙げます。

契約業務

契約業務は多くの場合、書類の取り交わしを伴います。

企業における契約業務は入職者との雇用契約、社員や来客用駐車場の契約、自動販売機設置の契約など多岐にわたりますが、それぞれの締結には専門的知識が必要な場合があるため、社内の担当者が多くなる場合があります。

請求業務

請求業務は月末に集中するだけでなく、想像以上に人員や時間、労力がかかる仕事です。

郵送で請求書を送る場合、プリントアウトした請求書を三つ折りにし、封書に書かれた住所・宛先・宛名との照合をおこなったのち、封入します。

照合は重要な作業でもあるため、一度の作業に複数の人員が必要な場合もあります。

また、物理的な作業を伴うがゆえに、担当者はほかの業務を並行しておこなうことができません。

経費精算業務

交通費や旅費などの伝票作成や入金処理など、経費精算業務もまた、見直しが必要です。

経費精算は、精算書作成後に上司の承認・押印をもらい、経理担当者まで提出する、といった一連の流れを含みます。

また、書類不備が発生すると、承認作業を一からやり直さなければならない場合があります。

給与計算業務

残業代や交通費、住宅手当、社会保険料、所得税など、給与に関わる業務は、特に正確な対応を要します。

また、労務関係の法律改正にも対応しなければなりません。

上記のような業務は社内での負担が大きいのであれば、専門家にアウトソーシングすることにより、効率化の実現が期待できます。

バックオフィス業務の中でITツールの利用が効率的な業務

複雑なバックオフィス作業がアウトソーシングに適する一方、ルーティン業務はITツールによって効率化しやすい傾向にあります。

バックオフィス業務に限らず、効率化を実現するクラウドサービスがより身近になっています。

ITツールによって効率化が実現できるバックオフィス業務には、次に挙げるものがあります。

秘書・一般事務

• スケジュール調整
• 出張や会食の手配
• データ入力や資料作成

会計・経理

• 請求書発行
• 振込・支払い代行
• 記帳代行

人事・総務

• 勤怠管理
• 採用面接調整
• データ作成補助

サイト運用

• ライティングチェック
• SNS運用
• レポート作成

カスタマーサポート

• メール・チャット返信
• 電話受付

このほかにも効率化できるITツールが存在する業務はさまざまありますので、貴社で実施している業務と照らし、最適なサービスを選ぶとよいでしょう。

中小企業におけるITツール活用の実態

ITツールの活用により期待できるメリットは非常に大きなものがありますが、中小企業は大企業と比較し、その導入と活用状況が進んでいない傾向にあります。

2015年度の中小企業白書によると、IT投資をおこなっている中小企業とおこなっていない企業の業績を比較した場合、IT投資をおこなっている企業のほうが、直近3年間の売上高・売上高経常利益率は高い傾向にありました。［※1］

データ結果からもわかるように、特に中小企業はITツールの活用により生産性や効率の向上とともに、売上高や利益率を上げることが可能です。

新事業の展開時も、人材不足や過重労働などに悩まされることなく、スムーズに展開できますので、積極的な活用をおすすめします。

バックオフィスの業務を効率化するメリット

バックオフィス業務の効率化によりどのようなメリットが考えられるか、具体的にみていきましょう。

コスト削減

日々のバックオフィス業務を効率化することで、もちろん人件費の削減ができます。

人件費の削減は、結局は利益率の向上につながります。

従業員のモチベーション向上

多くの経営者によって、従業員のモチベーションの維持は大きな課題です。

特にバックオフィス業務には、先に見たように単調な作業や過度な集中を求められる作業を含むものがあります。

中でも給与計算業務など、絶対に間違えられない作業であるため、その傾向の強い業務のひとつです。

そのような業務に携わる従業員は、モチベーションの低下が起こりやすい傾向にあります。

単調な業務を効率化することで、担当する従業員のモチベーション低下を防ぐことができます。

また、バックオフィス業務担当者のモチベーションを維持することで、業務上のミスが減り、結果従業員の満足度向上にもつながる場合もあります。

バックオフィス業務の効率化に着手しよう

バックオフィス業務は正確性とスピードが求められる一方、売り上げに直接関係しないために、アウトソーシングやITツールの活用によって効率化することが望まれる業務です。

バックオフィス業務の効率化により得られるメリットの大きさは計り知れません。

データによると、中小企業はITツールの導入が遅れている傾向にありますが、導入済み、もしくは導入に着手している企業のほうが未着手の企業よりも売上・利益率ともに高いという事実が明らかになっています。

ぜひこれを機に、バックオフィス業務以外でもITツールの導入、活用を検討し効率化や生産性向上に着手してみてください。

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［※1］出典:中小企業庁：第2章中小企業のIT活用の効果と活用の実態
https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/H28/h28/html/b2_2_2_1.html