無駄を減らしてコスト削減 今こそバックオフィス業務の効率化に取りかかろう

業務効率化
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バックオフィス業務は直接売上に関係しないことから、比較的時間や労力の無駄が生じやすい傾向にあるといわれています。また、これまでの慣習や各担当者独自の作業方法に頼りがちになりやすい業務です。しかし、バックオフィス業務のなかには、作業を一般化しアウトソーシングすることで、効率化できる部分が多々あります。

人材不足や売上の冷え込みを背景に抱えた中小企業の経営者にとって、業務の効率化やコスト削減対策は急務です。バックオフィスとはどのような業務を指すのか、無駄事例、効率化によって期待できるメリットを説明します。

バックオフィス業務とは

「バックオフィス業務」とは、顧客と対峙しない総務や人事、経理、法務、庶務など、社内の従業員のために行う業務を指します。

バックオフィス業務が売り上げに直接関係しない業務である一方、会社の売上に直結する営業や販売、カスタマーサポートなど、顧客や見込み客と関わる部署での業務を「フロントオフィス業務」と呼びます。バックオフィス業務とフロントオフィス業務は企業運営において、どちらも欠かせない役割を担っています。

しかしながら、バックオフィス業務はその性質上、社内で行うと人的コストがかさんだり、無駄な手間が発生しやすいという特徴があります。
昨今、中小企業や一部のスタートアップ企業では、バックオフィス業務に企業各社に共通した内容が多いことをふまえ、アウトソーシング(外部委託)やITツールの活用により効率化を図るケースが増えています。

アウトソーシングが望まれる業務

それではどのような業務が効率化を図ることのできる業務といえるのでしょうか。まず、アウトソーシングの活用にふさわしい業務を説明します。

多岐にわたるバックオフィス業務ですが、主に以下の三点を満たす業務がアウトソーシングが望まれる業務です。

  • 正確性が求められる
  • 人的コストがかかる
  • 専門知識が必要

以下にその具体例を挙げます。

契約業務

契約業務は多くの場合、書類の取り交わしを伴います。企業における契約業務は入職者との雇用契約、社員や来客用駐車場の契約、自動販売機設置の契約など多岐にわたりますが、それぞれの締結には専門的知識が必要な場合があるため、社内の担当者が多くなる場合があります。

請求業務

請求業務は月末に集中するだけでなく、想像以上に人員や時間、労力がかかる仕事です。
郵送で請求書を送る場合、プリントアウトした請求書を三つ折りにし、封書に書かれた住所・宛先・宛名との照合をおこなったのち、封入します。照合は重要な作業でもあるため、一度の作業に複数の人員が必要な場合もあります。また物理的な作業を伴うがゆえに、担当者はほかの業務を並行して行うことができません。

経費精算業務

交通費や旅費などの伝票作成や入金処理など、経費精算業務もまた、見直しが必要です。
経費精算は、精算書作成後に上司の承認・押印をもらい、経理担当者まで提出する、といった一連の流れを含みます。また書類不備が発生すると、承認作業を一からやり直さなければならない場合があります。

給与計算業務

残業代や交通費、住宅手当、社会保険料、所得税など、給与に関わる業務は、特に正確な対応を要します。また労務関係の法律改正にも対応しなければなりません。

上記のような業務はできる限り社内で行わず、専門家にアウトソーシングすることにより、劇的な効率化を実現することが期待できます。

ITツールの活用が望まれる業務

複雑な作業がアウトソーシングに適する一方、ルーティン業務はITツールによって効率化しやすい傾向にあります。
昨今は、特に効率化を実現するクラウドサービスがより身近になっています。

ITツールによって効率化できる業務の例

現在、ITツールによって効率化が実現できるバックオフィス業務には、次に挙げるものがあります。

秘書・一般事務

  • スケジュール調整
  • 出張や会食の手配
  • データ入力や資料作成

会計・経理

  • 請求書発行
  • 振込・支払い代行
  • 記帳代行

人事・総務

  • 勤怠管理
  • 採用面接調整
  • データ作成補助

サイト運用

  • ライティングチェック
  • SNS運用
  • レポート作成

カスタマーサポート

  • メール・チャット返信
  • 電話受付

このほかにも効率化できるITツールが存在する業務はさまざまです。貴社で実施している業務と照らし、最適なサービスを選ぶとよいでしょう。

中小企業におけるITツール活用の実態

ITツールの活用により期待できるメリットは非常に大きなものがありますが、中小企業は大企業と比較し、その導入と活用状況が進んでいない傾向にあります。

2015年度の中小企業白書によると、IT投資をおこなっている中小企業とおこなっていない企業の業績を比較した場合、IT投資をおこなっている企業のほうが、直近3年間の売上高・売上高経常利益率は高い傾向にありました。[※1]

データ結果からもわかるように、特に中小企業はITツールの活用により生産性や効率の向上とともに、売上高や利益率を上げることが可能です。新事業の展開時も、人材不足や過重労働などに悩まされることなく、スムーズに展開できます。ぜひ積極的な活用をおすすめします。

バックオフィスの業務を効率化するメリット

最後に、バックオフィス業務の効率化によりどのようなメリットが考えられるか、具体的にみていきましょう。

コスト削減

日々のバックオフィス業務を効率化することで、もちろん人件費の削減ができます。人件費の削減は、結局は利益率の向上につながります。

従業員のモチベーション向上

多くの経営者によって、従業員のモチベーションの維持は大きな課題です。特にバックオフィス業務には、先に見たように単調な作業や過度な集中を求められる作業を含むものがあります。中でも給与計算業務など、絶対に間違えられない作業であるため、その傾向の強い業務の一つです。そのような業務に携わる従業員は、モチベーションの低下が起こりやすい傾向にあります。

そのような業務を効率化することで、担当する従業員のモチベーション低下を防ぐことができます。またバックオフィス業務担当者のモチベーションを維持することで、業務上のミスが減り、結果従業員の満足度向上にもつながる場合もあります。

まとめ

バックオフィス業務は正確性とスピードが求められる一方、売り上げに直接関係しないために、アウトソーシングやITツールの活用によって効率化することが望まれる業務です。効率化により得られるメリットの大きさは計り知れません。

データによると、中小企業はITツールの導入が遅れている傾向にあると言えます。一方、導入済み、もしくは導入に着手している企業のほうが未着手の企業よりも売上・利益率ともに高いという事実が明らかになっています。ぜひこれを機に、ツールの導入、活用を検討してみてください。

[※1]出典:中小企業庁:第2章中小企業のIT活用の効果と活用の実態
https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/H28/h28/html/b2_2_2_1.html

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