チームの仕事を効率化するタスク管理方法とは?

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従業員数の増加や部門のメンバーが増えると、業務量が格段に多くなります。企業が成長するのはうれしいことですが、効率性の低下や仕事の対応漏れ、進捗の遅れなどが発生しがちです。

そこで今回は、仕事の効率化に欠かせない「タスク管理」について、言葉の意味や具体的なタスク管理の方法を紹介します。

タスク管理とは

タスク管理とは、あるプロジェクトを完了するために必要なタスクを洗い出し、その進捗状況を管理することです。ビジネスシーンで毎日のように行われるタスク管理について、「タスク」や「管理」の言葉がもつ意味を知り、理解を深めておきましょう。

タスクの意味

タスクとは英語の「task」のことで、「仕事」「務め」「課題」などを意味します。すなわち、ビジネスシーンにおけるタスク管理とは、「一定期間内に終えるべき、与えられた仕事や作業、課題」の具体的な内容や進捗状況を管理することを意味します。

タスク管理の意味

タスク管理は、大きく個人とチームにおける管理にわけられます。

個人でのタスク管理

自分に与えられた業務を、期限や重要度などに応じた優先順位をつけて管理します。

チームでのタスク管理

チームに任された業務について、期限と担当者、実行する順番などを、タスクに分解して管理します。

つまり、ビジネスシーンでのタスク管理とは、「期限のある仕事や作業、課題などを洗い出し、優先度や実行量、担当者などを決定し、業務の進捗を管理する」という意味になります。

タスク管理のメリット

個人、チームを問わず、タスク管理をすることによって、業務上多くのメリットが発生します。

  • 仕事の効率がよくなる
  • 仕事の対応もれを防ぐ
  • 仕事の進捗状況を把握できる
  • チーム内での情報共有ができる

タスク管理によって業務のスムーズ化や効率性の向上がはかれるのはもちろん、ひいては取引先との信頼関係の構築・維持にも役立つのです。

チームの仕事を効率化するタスク管理の方法

チームのタスク管理において、重視すべき点を把握しておきましょう。ここでは、「新入社員歓迎会」を具体的なプロジェクトの一例に、タスク管理の方法を解説します。

タスクを書き出し、担当者を決める

チームが担当する業務完了までに必要なタスクを書き出して、担当者を決めます。業務がスムーズに進められるよう、タスクは細分化して書き出し、作業量や内容に応じた担当者を決定しましょう。

  • 幹事の選定
  • 予算の設定
  • 場所の選定
  • 実施日時の調整
  • 内容・進行の決定
  • 精算方法の決定

タスクはできるかぎり細分化するのがポイントです。細分化することで同時に見落としがちな課題も見えてくるだけでなく、各タスクごとに適した担当者を配置することができます。

ここで注意したいのは、タスクの内容が明確であるか、ひとりの担当者へのタスクが過剰になっていないかという点です。タスクの内容が不明瞭だと、担当者から質問がきたり、担当者の自己判断によって、プロジェクトの完了に寄与しない作業が行われる可能性があります。
また、ひとりの作業が多すぎると、実行スケジュールに遅延が発生しがちになったり、担当者間に不公平を生む要因になりかねません。

タスクの完了期限を指定する

プロジェクトを完了させるために必要なタスクの洗い出しができたら、各タスクごとに完了期限を設定しましょう。
「新入社員歓迎会」の例では、「予算の設定」「場所の選定」など、それぞれの項目を決定する期限を決めることで、次の段取りに進めます。

期限指定はギリギリにせず、数日間のゆとりをもたせましょう。突発的な課題が生じた際でも対応しやすくなります。
また、各担当者がすでに別のタスクを遂行していた場合、調整が必要な場合もあります。期限は一方的に決定しないようにするのが良いでしょう。

また、タスクによっては、なにをもって「完了」とみなすのかがわかりにくい場合があります。タスクを作成する際には、具体的にタスクの「完了」イメージを設定し、担当者に割り当てる際にはそれを正確に伝えるようにしましょう。こうすることで、担当者がタスクを未完了の状態で「完了」と認識してしまったり、実際には完了しているのに「未完了」としてしまう事態を避けることができます。

「内容・進行の決定」のタスクであれば、「店舗への移動方法や、時間軸と進行内容(乾杯・新入社員の紹介・ひとこと・ゲーム)などを具体的に記載してください」というように、担当者がなにを決定すれば完了となるのか、ひと目でわかるようにしておくとよいでしょう。

タスクの優先順位を管理する

タスク管理において最も重要なのが優先順位づけです。優先度は「重要度」と「緊急度」の高さによって決まります。

「新入社員歓迎会」の例でいうと、「重要度」が最も高いのは「幹事の選定」でしょう。ここでいう幹事は「新入社員歓迎会」プロジェクトの実施責任者を指しますが、責任者は可能なかぎり2名以上を用意しておくことをおすすめします。
次に、各参加者が予定調整をする必要があることや、その上で場所の予約の必要性があることから、「緊急度」が高いのは「実施日程の調整」「場所の決定」であるとといえます。場所を決定するためには予算が決まっていなければならないため、「予算の設定」は「場所の決定」よりも緊急度は高いはずです。「内容・進行の決定」は最後に完了すべき事項として位置付けできます。

タスクごとの進捗状況を管理する

各タスクの進捗を把握することは、プロジェクト全体の遅延を防ぐことにつながります。
プロジェクトの完了期限と照らし、各タスクが進捗しているかを正確に把握してください。滞っているタスクがあれば、担当者に対してアドバイスを行うなど、サポートを行う必要があるかを判断することができます。チームが担当する業務を幅広く把握し、メンバーが迷わずに安心して作業できるようにサポートしましょう。

おすすめのタスク管理方法

タスク管理は、紙のノートなどを使うアナログ方式でも可能ではありますが、タスク管理専用ツールを活用する方が一般的となりつつあります。それぞれのメリットとデメリットを解説します。

ノートや手帳、付箋など、実体のある紙媒体に記入し管理する方法です。思い立ったときにすぐに記載できることや、視覚的に見やすいことがメリットとして上げられます。

一方、実体のある媒体をもちいるために紛失しやすいデメリットもあります。特に付箋は小さく、清掃などによる紛失が起こりやすいです。またノートや手帳を用いる場合も、保管場所に置き忘れてしまったり、テレワークをする際に持ち帰り忘れたりするなどのトラブルが発生する場合があります。そのため、チームでタスク管理をするツールとしては不向きであるといえます。

ツール

昨今はタスク管理に特化したソフトウェアを活用しタスク管理をすることができます。このようなソフトウェアはインターネット回線を使用することが一般的で、どこからでもアクセスすることが大きな利点です。またPCだけでなくスマートフォンからもアクセスできるため、外出先やテレワーク時にも利用できます。
また紙媒体と異なり、複数人が同時にタスクの編集や削除を行うことができます。特に短期間のタスクを管理する方法としては非常に効率的です。

なお、ほとんどのタスク管理ツールでは、ファイルの添付はもちろん、メンバーへの一斉告知や個人間のやり取りができます。表計算ソフトなどのアプリケーションやメールが一体になったツールであるといえるのです。

唯一のデメリットは、ITリテラシーの有無により、ツールを使いこなせない社員が発生する可能性があるという点です。ツールによっては使ううちに自然と操作方法が身につくものもありますが、一定の導入ハードルが存在するといえます。

まとめ

タスク管理とは、プロジェクトを「タスク」の単位に細分化し、その進捗状況を管理することです。
作成するタスクは抜け漏れなく洗い出し、内容をできるだけ詳細に設定しましょう。そうすることで、各担当者は迷わずに作業できるようになり、結果としてプロジェクトを効率よく進めることができます。また、各タスクに期限を設定しておくことで、対応漏れを防ぎ、プロジェクト全体の進捗遅れを防ぐことができます。

タスクの管理は、紙媒体だけでなく、インターネットに接続できるソフトウェアをもちいておこなうことができます。貴社の業務内容や従業員の性質に合ったツールを選び、適切なタスク管理を実施してください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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