会社の固定電話は必要?不要?電話を減らし業務を効率化するための方法とは

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世帯における固定電話の保有率は年々減少傾向にある中、いまだに固定電話を使用している企業は少なくありません。

NTT東日本が発表している「電気通信役務契約等状況報告」によると、2020年3月末時点での事務用固定電話の加入数は164万件以上にも及んでいます。[※1]

しかし、通信手段が多様化している現代では、固定電話が本当に必要なものかどうか、疑問を抱いている企業も多いようです。

そこで今回は、固定電話の抱える課題を説明するとともに、それらを解決する方法をご紹介します。

企業における固定電話の利用状況と重要性

昨今一般家庭では、固定電話の普及率が急速に減少しています。ところが企業では事業規模の大小を問わず、業務には固定電話が使用されています。

企業を対象に実施された「企業における固定電話の活用調査2019」によると、直近1年間に会社にかかってきた固定電話の対応をした経験があると答えた人は6~7割でした。

そのうち、クレームや重要得意先からの連絡など、重要な案件を固定電話で受けたというケースは全体の9割と圧倒的多数を占めており、仕事において「固定電話は必要な存在」と答えた人もまた、都市や地方、年代にかかわらず全体の9割以上いるようです。

現在、企業にとって固定電話は、いまだなくてはならない地位にあるものといえますが、一方で「固定電話は不必要」と答えた人も全体の8%ほどに達しています。とくに地方の20~34歳は10人に1人が固定電話の必要性に疑問を抱いているようです。

また、「会社に固定電話は必要」と答えた9割の人についても、内訳を見ると約半数の人が「今後はどうなるかわからないが、しばらくは必要」と回答しています。[※2]

つまり、会社に固定電話は必要だと断言している人は全体の約4割で、残り6割の人は固定電話の必要性に何らかの疑問を抱いていることがわかります。

ではなぜ、現在あるいは将来的に「固定電話は不要」と感じる人が増えているのでしょうか。

会社の固定電話対応がもたらす業務負荷

会社に固定電話は不要と考えている人が増えている背景には、固定電話対応がもたらす業務負荷の問題があります。

具体的にどんな業務負荷がかかっているのか、主な例を5つご紹介します。

1. 電話の引継ぎに手間がかかる

固定電話は、多くの企業で「手が空いている人が取る」ものであるとされています。

しかし、オフィスにいる以上、誰もが何かしらの業務に取り組んでいますので、固定電話を取るためにはいったん仕事の手を休めなければなりません。

自分宛の電話ならまだしも、別の誰か宛の電話だった場合、他人の電話のために時間と手間をかけることになります。

掛けてきた相手にとっても、電話が転送された後に再び名乗り、要件を伝えるのは二度手間になりますので、双方にとって余計な時間を使ってしまいます。

2. 特定の場所でしか使えない

固定電話は電話回線と電話機を有線で接続して使用するため、設置できる場所が限られてしまいます。

会社ではデスクの近くに電話機を設置するのが一般的ですが、諸用で離席していた場合、わざわざデスクまで戻って電話を取らなければなりません。

時間にするとわずか数秒かもしれませんが、電話機との往復が複数にわたると、少なくない時間と手間を費やすことになります。

3. 伝達ミスが起こりやすい

固定電話にかぎらず、電話は音声のみで相手とやり取りするため、情報伝達ミスが起こりやすい傾向にあります。

調査によると、固定電話で受けた内容を社内に伝える際、情報伝達がうまくいかなかったことが「頻繁にある」「たまにある」と答えた人は全体の5割にも及びます。[注2]

会社の固定電話に重要な話がかかってくることが「頻繁にある」「たまにある」を合わせて約半数に達していることを考えると、その後の業務にもたらす影響は決して少なくないといえるでしょう。

4.導入・維持コストがかかる

固定電話を新設あるいは増設するときは、その都度工事が必要です。

工事費がかかるのはもちろん、月々の基本料も電話回線ごとに発生するため、規模の大きな会社ほど固定電話にかかるコストがかさみます。

電話を減らし、社内の業務を効率化するための方法

会社の固定電話は、対応にかかる手間や時間、維持費などを考えると、会社の生産性を低下させる大きな要因となり得ます。

現代は固定電話に代わる通信手段が複数ありますので、電話対応にかかる手間や時間を減らすための方法を検討してみましょう。

1. 会社の内外線を携帯電話に置き換える

最も簡単なのは、会社の内外線を社員一人ひとりが所有している携帯電話に置き換えることです。

昨今は、すでに社員の多くが一人一台の携帯電話を保有しています。固定電話によって発生する様々なデメリットは先に述べた通りですが、セキュリティリスクの増加や公私混同に対する対策を取った上で携帯電話へ置き換えをすることにより、それらを比較的簡単に克服することができます。

もちろん、顧客から受電する必要のある部門など、一部の業務固定電話を完全に撤廃することができない企業もあるでしょう。しかし、社内にあった当たり前であった固定電話の必要性をあらためて見直すことは非常に重要です。

2. チャットツールを導入する

固定電話、携帯電話に関わらず、社内とのコミュニケーションを電話に頼ることには多くのデメリットがつきまといます。やりとりの内容が文字に残らないので、認識違いや伝達ミスを防止することはできません。

そんなとき、ぜひ活用したいのがビジネス用のチャットツールです。チャットツールは、手軽に文字のやりとりをすることができ、電話と同程度の手軽さでコミュニケーションをとることができます。
やり取りを終えた後もメッセージはそのまま保存されるので、ログをさかのぼってチェックすれば認識違いや伝達ミスが起こるリスクを大幅に軽減できます。

さらに、チャットが電話と大きく異なるのは、非同期コミュニケーションが可能になるという点です。電話は、双方が同じ時間に電話口にいなければ成立しません。しかしチャットは、相手が手が空いていないときにもメッセージを確実に届けることができます。そのため飛躍的な業務効率化が可能です。

またチャットツールはスマートフォンやタブレットから簡単に利用することができます。インターネット環境さえ整っていれば移動中であっても使えること大きな利点です。

昨今は低コストで導入できるサービスもたくさん存在することも、企業にとっては大きな魅力といえるでしょう。

固定電話をなくして社内の業務効率化を図ろう

固定電話は、会社にとってなくてはならない存在と考えている方は少なくありません。

しかし、インターネットや携帯電話が普及している現代では、固定電話は必ずしも必要な存在ではなくなりつつあります。

むしろ、電話対応に手間や時間がかかったり、導入にコストがかかったりするため、業務効率や生産性を低下させる原因になることもあります。

社内業務をよりスマートに、かつ円滑に行いたい場合は、会社の内外線を携帯電話に置き換えたり、チャットツールを活用したりして、電話対応の手間を減らしましょう。

[※1]NTT東日本「2019年度電気通信役務契約等状況報告」
https://www.ntt-east.co.jp/info-st/subs/ekimu/2019/pdf/01_kanyu.pdf

[※2]株式会社シンカ「企業における固定電話の活用調査2019」
https://www.thinca.co.jp/media/release/a648

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