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業務連絡ツールで仕事を効率化！業務連絡ツール選びのポイント
目次
業務をスムーズにおこなうためには、部門間や従業員間の連携が欠かせません。
しかし、社内でのコミュニケーション不足が原因で起こるトラブルも多くあり、社内コミュニケーションに課題を感じている方も多くいるのではないでしょうか。
社内コミュニケーション不足の問題解決に役立つ業務連絡ツールの特徴と業務連絡ツール選びのポイントを解説します。
業務連絡で生じる課題とは
社内、もしくは社外のお客様とおこなう業務連絡は、どのような企業でも発生する仕事ですが、業務連絡手段としてかつては、「口頭」または「電話」でおこなうのが一般的でした。
しかし、口頭や電話での業務連絡に課題を感じている企業は多く、口頭、もしくは電話によるコミュニケーションの場合やりとりの内容を記録することが難しいためです。
これまでの業務連絡の主な手段であった口頭や電話によって発生しがちな代表的な問題の例を紹介します。
「言った」「言わない」議論が発生する
口頭や電話によるコミュニケーションは、ほとんどの場合、やりとりの内容を記録することができないことが大きな特徴です。
特に社内でにおいては、毎度やり取りを録音して記録しておくなどの対応をしている企業は少ないでしょう。
そのため、やりとりをした当事者間で、どのような内容であったかどうかをあとから確認することが大変難しくなります。
記録や証拠がないことで認識の違いやトラブルが発生した際に、「言った」「言わない」問題が発生し、業務が止まってしまうおそれがあります。
伝達ミスが起こりやすい
音声によるやりとりでは、聞き間違いや認識の違いによる齟齬が発生しやすくなります。
特に、電話では声がこもったり、音声が乱れたりすることがあるため、聞き間違いをしてしまった経験のある方も多いでしょう。
たとえば、数字の1、7、8はそれぞれ「イチ」「シチ」「ハチ」と発音できるため大変混同しやすい例です。
このような些細な聞き間違いは、ときに大きなミスや損害に発展するおそれがあるため、注意が必要です。
もし重大な情報についてやりとりをおこなう場合は、証拠と記録を残すためにも、文面でやり取りをするほうが適当であるといえるでしょう。
連絡内容を管理しにくい
繁忙期や緊急時には、短期間に複数の業務連絡を受け、情報の整理が追いつかなくなる場合が想定されます。
また、自分で作成したメモであっても、あとから見返すと内容がわかりにくかったり、抜けや漏れが発生すると、あらためて相手から時間をもらい、内容を確認する必要が生じます。
連絡内容を管理しにくい面に通じて、当事者以外に連絡内容を共有することも難しく、伝言ゲームのようになってしまったり、うまく情報共有できない原因につながりやすいといえるでしょう。
複数人への連絡に適さない
多くの業務は、1対1の情報共有だけではなく、1対複数人と情報共有が必要です。
しかし、電話や口頭では、一人ひとりと確実なコミュニケーションをとろうとすると大変大きなコストになります。
また、複数人に電話や口頭で連絡する場合は、回数が増えることや相手の受け取り方が異なる可能性が高まり、意図せずに伝達ミスが発生する可能性も否定できません。
相手の時間を奪ってしまう
口頭や電話によるコミュニケーションは手軽に始められてしまいますが、情報の送り手と受け手が同じ時間に作業を止めておかなければ成立しないことにも注意が必要です。
手が離せないタイミングで話しかけたり電話をかけてしまうと、受け手の業務効率を低下させたり、心理的な負担をかける可能性があります。
そのためこれらの手段を利用する場合は、できるかぎり負担の少ないタイミングを計るなど、配慮をすることが求められます。
業務連絡ツールとして活用できるもの
従来のコミュニケーション手段はさまざまな問題点を抱えていますが、解決するためには、業務連絡専用のツールを取り入れることが効果的です。
業務連絡ツールとしてに利用できる主要なものを見ていきましょう。
メール
ビジネスにおいて、現在最も一般的であるといえるツールです。
多くのビジネスパーソンはメールを利用しており、メールアドレスさえ分かれば誰とでも確実にやりとりを開始できます。
また、口頭や電話のようにやりとりが残らない心配がないため、さまざまな問題の解決にもなりえます。
一方でメールの特徴として、メッセージのひとつひとつを開封して確認する必要がある点があげられます。
作成の際には宛先やタイトルをその都度入力しなければならないため、電話や口頭でのコミュニケーションと比較し手間や時間がかかってしまいます。
受信メールが増えすぎると、情報の見落としが発生しやすくなることなどの懸念点もあり、業務連絡ツールとしてメールに代わる手段の移行も進んでいます。
SNS
メールの抱える問題に対処するために、LINEやFacebookなどに代表されるSNSを、ビジネスのやりとりに転用する人も増えています。
すでに広く普及しているため、従業員にとって導入ハードルが低いだけではなく、メールと異なるチャット形式のやりとりによって、コミュニケーションをスムーズにおこなうことができます。
しかしながら、これらのSNSは元来プライベートのやり取りに利用されることを想定しており、ビジネス向けではありません。
そのため、例えば誤送信に対して適切な対応がとりにくかったり、従業員がプライベートの時間を侵害されていると感じるなどデメリットもあります。
また、セキュリティ面でもLINEやFacebookなどのSNS利用では不安要素が高いといえ、情報流出や漏洩の危険性も考えなければいけません。
SNSをビジネス用に利用するのであれば、しっかりと利用ルールを決める、重要なやりとりには使用しないなどの使用制限などを決める必要性があるでしょう。
ビジネスチャット
メールのような手間がなくSNSのような便利さを残しつつ、ビジネス向けに開発されたのがビジネスチャットツールです。
ビジネスチャットはビジネスでの業務連絡ツールとして普及が進み、大企業だけではなく中小企業においても導入が増えています。
ビジネスチャットでは、ひとりまたは複数人と簡単にメッセージをやりとりできるのはもちろん、ビデオ通話をしながら画面共有をしたり、ファイルデータを保存できるなど、ビジネスや情報共有には欠かせない機能がついています。
さらに、SNSの欠点でもあったセキュリティ対策や、ビジネスとプライベートの混同も避けて使用することができます。
業務連絡ツールを利用するメリット
従来の口頭や電話の手段ではなく、業務連絡ツールの使用によって得られるメリットについて説明します。
情報が正確かつ確実に伝わる
業務連絡ツールを使って業務連絡をおこなうと、やりとりの内容がすべて正確に記録されます。
履歴をたどることで、いつ・誰が・どんな内容のメッセージを送ったのかを確実に確認できるため、「言った」「言わない」問題をはじめとするさまざまな問題を解決できるほか、不正やハラスメントを未然に防止することにもつながります。
情報を整理しやすい
業務ツール上でやりとりされたデータは記録されるだけではなく、長期的に保存することが可能です。
そのため、検索機能を使って、数年前のやりとりを探し出すことなど、あらかじめ日付や用件ごとに仕分けできれば、必要な情報はよりすばやく確認できます。
複数人とのやりとりが容易になる
口頭や電話と異なり、業務連絡ツールは複数人に対して簡単に情報を発信できます。
例えばビジネスチャットでは、グループチャットで発言をすることで、複数人に対して同時に同じ内容を確実に届けることが可能です。
業務連絡ツール選びのポイント
導入すべき業務連絡ツールを選ぶためにはどのような点に注意すればよいのでしょうか。
業務連絡に活用できるツールにはそれぞれ特徴があるため、選ぶ際に比較したほうがいいポイントを紹介します。
機能が目的に合っているかを比較する
口頭や電話でのコミュニケーションによって発生しがちな一般的な課題について説明しましたが、ツールを使って解決したいと思う課題の大きさは企業によって異なるものです。
たとえば、お互いの顔を見てやりとりができるようになることを重視する場合、ビデオ通話機能が優れたツールを選択することが必要です。
どんな形で業務連絡したいのか、目的を明確にしてからツールを選ぶようにしましょう。
利用コストを比較する
ツールは無料で利用できるものもあれば、導入費や維持費がかかるものもあります。
手軽に始めるのであれば無料のツールを使うのも選択肢のひとつですが、有料ツールでは、より多くの便利な機能や強固なセキュリティ機能が搭載されています。
セキュリティの高さを比較する
業務連絡では、他社や第三者に知られてはいけない情報をやりとりすることもあります。
セキュリティ機能が搭載されていないツールを選ぶと、情報漏洩などのリスクが高くなりますので、なるべく強固なセキュリティ機能を搭載するツールを選ぶことが大切です。
業務連絡ツールを選ぶならChatwork
電話や口頭に代表される旧来の業務連絡は、さまざまな問題の発生原因となりえるため、Chatworkのようなビジネスチャットを活用すると効果的です。
Chatworkであれば無料から利用が可能になり、セキュリティ面でも高い水準を持ったビジネスチャットです。
多くの企業が業務連絡ツールの導入や情報共有方法の見直しをきっかけにChatworkの利用を開始していますので、業務連絡ツールをお探しであれば是非検討してください。
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