進捗管理がうまくいかない?適切な進捗管理でチームの効率を高める方法

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業務効率化
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進捗管理がうまくいかない?適切な進捗管理でチームの効率を高める方法

目次

部署やプロジェクトの管理者にとって、自分のチームメンバーや部下の仕事の進捗管理をうまくおこなうことは、重要な役割のひとつです。

仕事の進捗管理が適切にされているかどうかで、チームや部署、そして会社全体の業務効率に大きく影響します。

管理者の多くは、仕事の進捗管理がうまくいかない理由を部下に求める傾向にありますが、管理職としてマネジメントをおこなう立場であれば進捗管理は部下に任せていてはいけません。

管理者側の仕事の進捗管理がうまくいかない原因に着目し、成功させるためのポイントや進捗管理に役立つツールを紹介していきます。

進捗管理がうまくいかない原因

「プロジェクトが計画どおり進まない」「思うように部下が動いてくれない」など、仕事の進捗管理がうまく進まずに悩むこともあるでしょう。

しかし、進捗管理がうまくいかない原因として、管理のやり方自体が適切ではない可能性もあります。

仕事の進捗管理がうまくいかない理由を把握し、自社の進捗管理の方法が適切であるかを見直してみましょう。

チームメンバーの心理的な影響

チームメンバーの心理状況によっては、メンバー自身が仕事の進捗を正確に報告できていない場合があります。

たとえば、管理者に対して「進捗の遅れを報告して怒られたくない」「原因を追求されるのは避けたい」などの心理状況です。

このようなケースの場合、管理者との信頼関係が構築できていない可能性があります。

進捗に遅れが生じている、なんらかのトラブルが発生している場合に報告を躊躇する、共有されていないという状況になると、深刻な遅れや大きなトラブルの原因に発展しかねません。

進捗管理以前にマネジメントやチームワークに問題があると考えられる部分もあるので、コミュニケーションやケアを意識してチーム運用をしていく必要があるでしょう。

進捗率の認識にずれが生じている

進捗率の期待値・達成状況の設定を明確にしていないと、進捗管理が上手くいかない原因になることがあります。

数値として明確になっていない、社員それぞれの主観で判断しているなどの状況では、正確な進捗状況の把握をすることはできませんし、報告する側の温度感にも差が生じてしまいます。

また、進捗率の確認や報告をおこなう頻度が少なすぎると、認識のずれや深刻な遅れが発生する可能性があります。

進捗に関する認識を一致させるためにも、いつまでに何を終えていなければいけないかを決めて、基準点を設けておくことが必要になるでしょう。

報告や数値に依存した管理をしている

進捗報告の内容や数値などを用いた進捗率だけに頼った管理も、仕事の進捗管理がうまくいかない原因になります。

管理者であるマネージャーや上司が、進捗率の数値を見るだけ・部下からの報告内容を見るだけで、把握や管理できていると思っているようなケースです。

数字に反映されないような進捗に関わるリスクやトラブルを把握できないため、早い段階で軌道修正をおこなうことができなくなります。

また、報告内容も数値だけであれば、作業や進捗の深い状態までは把握できませんし、数値報告をしている部下も問題を認識していないまま進めている可能性もあるので、数値以外にどのような状況であるかをヒアリングする必要があります。

進捗管理を成功させるポイント

仕事の進捗管理を成功させるために必要なポイントについて見ていきましょう。

管理者だけの問題ではないため、管理の仕組みやコミュニケーションなども含めて、総合的に見直しながら取り組むことが大切です。

信頼関係の構築

信頼関係を築くことができていれば、進捗管理をよりスムーズにおこなえるようになるでしょう

ポイントは「管理者だけでなくチーム全体でフォローできること」で、誰かのミスをチームが容認し、助け合える雰囲気と環境作りです。

たとえば、管理者側からもメンバーに応援を要請するという方法があります。

「頼りにされている」という実感がやる気につながり、メンバーが自分のミスや遅れをフォローしてもらう後ろめたさも払拭できます。

お互いにカバーし合える信頼関係が構築できていれば、早い段階で遅れやミス、トラブルを管理者が把握できるでしょう。

ただし、ミスを容認するばかりではメンバーの成長につながりません。

同じミスを繰り返している部下がいる場合は話を聞き、アドバイスをするなどの工夫をおこなうことも大切です。

プロジェクトを細分化させる

プロジェクトを細分化し、タスクを細かくわけることも進捗管理をスムーズにおこなうポイントです。

ひとつのタスクにかかる時間が減るため、進捗状況の把握が正確にできるようになる利点があります。

また、多くのタスクをひとりで抱えてしまうような業務負担の偏りも予防できるため、社員の負担軽減にもつながるでしょう。

さらに、細分化することでタスクの見落としを防ぐことができ、着実に進捗率を上げていくことが可能です。

 

進捗度の相互理解をはっきりさせる

進捗率をチームや部署のメンバーがお互いに把握できていることも、進捗管理において重要な要素です。

自己申告制による曖昧な基準ではなく、基準値やルールを明確にすることで正確に進捗状況を把握できる仕組みを作る必要があります。

基準が明確になっていれば、どのメンバーでも正確に進捗報告をおこなうことが可能になるため、全体の進捗状況の把握もおこないやすくなるでしょう。

客観的に見てある程度どのような進捗の状態であるかを確認しやすくすることで、事前に問題や遅れを防ぐ効果も期待できます。

スケジュールを共有する

スケジュールの共有をメンバーと管理者の間だけでなく、参加しているすべてのメンバー間でおこなうことも重要です。

自分の工程の遅れが今後どのように影響するかが分かるため、タスクを確実に達成しようとする責任感を持つことができます。

お互いの状況を比較することで進捗の遅れにもいち早く気づくことができ、フォローをスムーズにおこなえるようになるでしょう。

また、スケジュールが明確であれば優先順位が高いものから着手できるなど、業務の進め方も効率的におこなえます。

円滑な進捗管理に役立つツールは?

円滑な進捗管理をおこなうために、さまざまなツールを活用するのも効果的です。

どのようなツールが進捗管理に役立つのか、進捗管理に活用できるそれぞれのツールの特徴やメリットを紹介します。

表計算ソフトを使う

さまざまな企業で進捗管理に活用されてきたものが、表計算ソフトです。

表計算ソフトを使用して、タスクを表にし、一覧で進捗管理をします。

表計算ソフトはPCにプレインストールされていることも多く、メールや社内SNS、クラウドなどで保存したファイルを共有できるため、導入しやすいという利点があります。

しかし、人数が増えるほど複雑な管理表になってくる、入力タイミングや編集のずれがある、動作が重くなるなどのもあるため、最新の情報に保つための管理や可視化が難しい点に注意が必要です。

タスク管理・プロジェクト管理ツールを使う

タスク管理・プロジェクト管理ツールを使用して、進捗管理をおこなう方法もあります。

ツールごとにさまざまな機能が備わっているほか、オンライン上で管理すれば進捗状況が即時にメンバーへ共有されます。

そして、タスク管理・プロジェクト管理ツールやサービスを提供している企業は豊富にあります。

ツールの種類が多いからこそ、チームメンバーのリテラシーに合わせて、誰でも使いやすいツールを選びましょう。

カレンダーアプリを使う

カレンダーアプリも、進捗管理ツールとして活用できるもののひとつです。

無料で使用できるものが多く、社内のメンバー全員で使えるメリットがあります。

また、ほかのツールと組み合わせて使用するのも有効で、タスク管理がおこなえるツールの中にはカレンダー機能を搭載しているものもあります。

期限設定などをおこなう必要がある場合はスケジュール管理もできるので効果的でしょう。

ビジネスチャットを使う

進捗管理にビジネスチャットを使う方法もあります。

コミュニケーションが円滑になるだけでなく、ビジネスチャットにタスク管理機能がある場合もあるので、チャットでタスク管理や進捗管理をおこなうことができます。

チーム内でのタスクの共有や、チャットをとおして課題点の話し合い、意見交換なども積極的におこなえるのでチームの進捗管理には特に効果的です。

ビジネスチャットを利用することでタスク管理だけでなくチームのコミュニケーションの活性化にもつながるので、マネジメントや信頼関係の構築、チームワークの向上にも活用できることができるでしょう。

進捗管理にChatworkを活用しよう

仕事の進捗管理は、タスク管理やプロジェクト管理、目標管理など、さまざまな場面で必要になる重要なものです。

ツールを活用する際は情報漏洩のリスクを考え、セキュリティレベルの高いものを選ぶことが重要です。

試験導入をおこないながら自社にマッチするかどうかを判断したいという場合には、Chatworkの無料アカウントを試してみてはいかがでしょうか。

Chatworkは多くの企業で導入されており、さまざまな業種で活用いただくことができ、チャット機能を活用したコミュニケーションはもちろん、進捗管理に活用できるタスク管理機能やファイル共有機能、Web会議機能も搭載されており幅広く利用できます。


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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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