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情報共有メールの課題とは？業務効率化につながる情報共有メールの書き方
目次
事業の拡大にともなって従業員の数や業務量も増加していくことでしょう。
業務量や従業員が増えることでコミュニケーションの課題や対応漏れなども発生しやすくなります。
仕事の効率化に欠かせない情報共有メールの書き方と、メール以外の情報共有ツールの活用方法についてご説明します。
情報共有がビジネスに重要な理由
業務の抜け漏れが発生する原因の多くは、情報共有不足にあるといわれています。
なぜビジネスにおいて情報共有が必要なのか、その理由を見ていきましょう。
業務の人的ミスの防止
情報共有が徹底されていないと、現場に正確な情報が伝わらずに工期が遅れる、取引先に誤った情報が伝わってしまうなど、業務にさまざまな支障をきたすおそれがあります。
情報共有が円滑に行われれば、人的ミスによるトラブルの発生リスクや、対応にかかる手間と時間を低減することができます。
業務の円滑化
ビジネスの効率化には、迅速な意思決定と、適切なタイミングでの行動が必要不可欠です。
従業員同士での情報共有が遅れると、意思決定までに多大な時間がかかり、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。
情報共有がスピーディにおこなわれれば、取引契約の締結やシステムの導入などがスムーズに進み、業務の円滑化につながります。
新たな可能性の発掘
「三人寄れば文殊の知恵」といわれるように、多くの人が集まれば、新たなアイデアや可能性が発掘されやすくなります。
情報共有する人数が増えれば増えるほど、斬新な発想や画期的なアイデアが生まれやすくなり、業績アップや課題の洗い出しに役立ちます。
リスクヘッジ体制の強化
どんなビジネスでも、トラブルやアクシデントが発生するリスクはゼロではありません。
トラブルやアクシデントによる損害を最小限に抑えるには、問題が発生した時点で迅速かつ的確な対応をおこなうことが大切です。
従業員間での情報共有が徹底されていれば、トラブルやアクシデントが発生した際、いつ・どこで・誰が・どんなトラブルを起こしたのか、正確な情報を把握しやすくなります。
共有した情報に基づき、初動の段階で適切に対応すれば、被害を最小限に食い止めることができます。
情報共有メールを書くときのポイント
情報共有の手段は複数ありますが、多く使われているのはメールではないでしょうか。
メールは複数の相手に対し、リアルタイムに情報やファイルを送信できるところが特徴ですが、肝心の内容がお粗末だと正確な情報を伝えることができません。
場合によっては伝達ミスや認識の違いを招く原因になりますので、情報共有メールを作成するときは、書き方のコツをしっかり押さえておきましょう。
ここでは情報共有メールの書き方のポイントを、社内向けと社外向けの2パターンに分けてご説明します。
社内向け情報共有メールの書き方
社内向けに発信する情報共有メールは、以下4つのポイントに注意して作成します。
- 内容を要約した件名をつける
- 結論を先に書く
- あいまいな表現を避ける
- 客観的な情報だけを簡潔にまとめる
ビジネスパーソンは1日にたくさんのメールをやり取りするため、時間をかけて一通一通に目を通すのは困難です。
メールの件名を見ただけである程度の内容を把握できるよう、本文の内容を要約した件名をつけましょう。
緊急を要するメールの場合は、件名に【緊急】や【至急】などをつけ、相手への注意を促すことがポイントです。
また、メール本文についても、短時間で重要なことが伝わるよう、まずは結論から先に記載しましょう。
結論の後に経過や状況報告などの詳細を書きますが、長文になると書き手にも読み手にも負担がかかりますので、客観的な情報のみを簡潔にまとめます。
ただし、内容を端折りすぎたり、あいまいな表現を使ったりすると伝達ミスや認識違いにつながりますので、要点をきっちり押さえることが大切です。
社外向け情報共有メールの書き方
社外向け情報共有メールも、基本的な書き方は社内向けメールと同じです。
ただ、先方に失礼のないよう、敬語の使い方や誤字・脱字には十分注意する必要があります。
とくに数値や数字を誤ると、内容によっては大きな損害やトラブルにつながるおそれがありますので、メール作成後、本文内容をしっかり見直しましょう。
また、社外向け情報共有メールでは、送信先のチェックも徹底しなければなりません。
社内向けメールなら、送信ミスが大事に至るケースはまれですが、社外向け情報共有メールの送信先を誤ると、大事な機密情報が第三者に漏れる可能性があります。
内容によっては会社の信頼を損ねる事態になりかねませんので、メール送信前の再確認やダブルチェックを徹底する習慣をつけましょう。
情報共有にメールを使うデメリット
メールは簡単で便利に使えるコミュニケーションツールとして広く普及していますが、情報共有の手段としては、デメリットがあります。
情報共有に時間がかかる
メールはリアルタイムに情報を送信できるところが特徴ですが、メールの作成には意外と手間がかかります。
まず複数のリストから先方のメールアドレスを探し出さなければなりませんし、メールごとにタイトルの入力も必要です。
とくに複数の相手にメールを送信する場合、宛先のぶんだけメールアドレスを検索・選択しなければならないため、本文を作成するまでに非常に時間を要します。
たまにメールを送信するだけなら、さほど苦にならないかもしれませんが、毎日頻繁にメールを送るとなると、手間と時間は無視できません。
送信後の修正がきかない
メールは1度送信するとやり直しがきかないため、メールの内容に誤りがあった場合、内容を修正したメールを再度送信しなければなりません。
メールの送り手・受け手ともに無駄な手間と時間を費やすことになり、業務の円滑化に少なからず影響を与えてしまいます。
複数人とのやりとりや振り返りに向かない
メールは複数人に送信することはできますが、応答や返答に関しては基本的に1対1でしかおこなえないので、複数人とのやりとりには向きません。
複数人にメールは共有はできるものも、やりとりをする際には1対1を複数介しないといけない手間があります。
また、メールのやりとりは手紙に近く時系列ごとに蓄積されていくものですが、1通1通内容を見てまとめていかなければならず振り替える際や確認する際にも手間になるでしょう。
メール以外の情報共有の方法
情報共有に時間と手間がかかるうえ、修正がきかないメールに不満を抱いている方は決して少なくありません。
そこで、情報共有にメール以外のツールを活用するケースが増えてきています。
とくに情報共有に適したツールは、ビジネス向けのチャットツールです。
ビジネスチャットでは、同じグループ内のメンバー同士で素早くメッセージやファイルをやりとりできるため、情報をスムーズに共有することができます。
メッセージやファイルを送信するにあたり、いちいちメールアドレスやタイトルを入力する必要がなく、ダイレクトにコミュニケーションを取れるところもビジネスチャットならではの魅力です。
また、チャットサービスによってはメッセージ送信後の修正も簡単におこなえます。
チャットツールはPCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスにもインストールできますので、今後主要なコミュニケーションツールとして広く普及していくことが予想されます。
情報共有メールからChatworkに移行しよう
ビジネスでは、情報を迅速かつ正確に伝えることが重要なポイントとなります。
今でもメールを使った情報共有が主流かもしれませんが、情報送信までにかかる手間や時間を考えると、決して使い勝手のよい手段とはいえません。
さらなる業務の効率化や円滑化を目指すなら、情報共有メールに代わる新たなコミュニケーションツールの導入を検討しましょう。
シーンや目的に合わせて多様なコミュニケーションを取りたい場合は、クラウド型ビジネスチャットツール「Chatwork」の導入が情報共有には効果的です。
Chatworkはメッセージのやりとりだけでなく、ファイル・タスク管理やビデオ通話など、幅広いコミュニケーションに活用できます。
メールに代わる新しい情報共有ツールをお探しなら、ぜひChatworkをお試しください。
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