多すぎるメールの処理に無駄な時間を割かれないための3つのポイント

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手軽に作成できて、かつリアルタイムにメッセージを送信できるメールは、現代のビジネスに欠かせないツールのひとつです。
しかし、従業員や業務量が増えると、送受信するメールの量も多くなります。一通一通のメールに目を通すのを手間に思う方は少なくないでしょう。
また、メールのチェック漏れが発生すると、仕事の遅延や停滞、トラブルなどの原因になります。メールの確認に負担を感じるのなら、別の対処法を模索しましょう。
今回は、多すぎるメールの処理に無駄な時間と手間を割かれないためのポイントをご紹介します。

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メールが増える原因は?

ビジネスパーソンを対象に実施したアンケート調査によると、仕事で1日に受信するメールの平均は50.12通に及んでいます。
仕事のメールを確認する頻度も「1日に10回以上」が全体の5割以上を占めており、多くのビジネスパーソンがメールチェックに時間と手間をとられていることが伺えます。[※1]

実際、多すぎるメールが業務の負担となり、対処に悩む方は少なくありません。
ここでは、メールが増える4つの理由を紹介します。

1. メール依存度が高い

インターネットが広く普及されてから現代に至るまで、メールはビジネスパーソンの主要なコミュニケーションツールとして多用されてきました。
一般社団法人日本ビジネスメール協会が2020年6月1日に発表したビジネスメール実態調査2020によると、仕事のコミュニケーションにメールを使用している人は全体の約99%に及んでいます。[※1]

メールの量はメールを利用する人数に比例します。メール依存度の高い現代のビジネス業界で、大量のメールに悩まされるのは必然といえるでしょう。

2. メールの返信に時間がかかる

返信不要のメールであれば、内容をチェックしたあと、削除すればよいだけなので、さほど時間を取られません。
しかし、相手への返信が必要なメールの場合、新たにメールを作成して送り返さなければなりません。

メールを1通作成するのにかかる時間は平均5分といわれています。たとえば1日10通のメールに返信する場合、50分間もの時間を取られることになります。
忙しいビジネスパーソンにとって、メールの返信にかかる時間を捻出するのは簡単ではありません。返信を後回しにし、さらにメールが増えてしまうケースが多いようです。

3. CCの乱用

同じメールを複数の人に送信したい場合、「CC」という機能を活用します。
CCとは複写を意味する「カーボン・コピー(Carbon Copy)」の略称で、あらかじめCC欄に登録している人に対し、同じメールを一斉送信できます。

従業員同士で情報共有する際に便利な機能ですが、CCを乱用し過ぎると、自分とはまったく関係のないメールが送られてくることもあります。
とくに日本では、業務に少しでも関わる可能性のある人はCCに追加するよう指示されているケースが多く、CCによるメールの増加に悩まされやすいようです。

4. メールの応酬が長い

メールのやり取りは、業務連絡なら1往復、質問をともなうメールなら1往復半程度で完結するのが一般的です。 しかし、メールの文章がわかりにくかったり、内容に抜け漏れがあったりすると、一度の応酬では終わらないことがあります。

やり取りの回数が増えれば、当然メールの件数も増加し、受信ボックスを埋める原因となるのです。

メールの無駄をなくす、時間短縮のための3つのポイント

メールをチェックするには、メールソフトを立ち上げ、受信ボックスを開き、さらに一通一通のメールを開封しなければなりません。
1通あたりにかかる時間は数分程度でも、大量のメールをまとめて処理しようとすると莫大な時間がかかってしまいます。

メールの対処に追われていると、ほかの業務に時間を割けなくなり、大事なビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。
限られた時間を有効活用するために、メールの無駄をなくす工夫を採り入れましょう。

メールの無駄を省いて時間を短縮するためのポイントを、3つにわけて紹介します。

1. メールの返信は時間を決めてまとめておこなうようにする

ビジネスパーソンは1日平均50通のメールを受信しています。メールを受信するたびに返信していると、その都度ほかの業務の手が止まってしまうため、かえって効率が悪くなってしまいます。そのためある程度まとめて返信したほうが業務効率は上がるでしょう。メールチェックは1日3~4回程度に留めておくのがおすすめです。
始業時、昼休み後、終業前など、時間帯を決めてメールチェックすれば、確認漏れや返信忘れを防ぐことができます。

メールの返信内容が複雑で、作成に時間がかかるという場合は、いつ・どのメールに返信しなければならないのか、ToDoリストなどでタスク管理しておきましょう。

2. わかりやすいメール本文を心がける

メールに記載する情報量が多すぎたり、わかりにくい文章を書いたりすると、相手に内容が伝わらず、やり取りが増える原因になります。
メールを作成するときは、できるだけ簡潔に、わかりやすい文章を心がけると、質問→返信の応酬を減らすことができます。
伝えるべき情報量が多い場合は、文章だけで説明しようとせず、別途資料を添付するとメール作成の手間を省けます。

3. 必要に応じてメールを仕分けする

受信したメールの処理方法はさまざまです。内容を確認するだけでよいものもあれば、返信や保管が必要なものもあります。
処理方法が異なるメールを同じ受信ボックスで管理していると、要返信メールや保管メールを探すのに余計な手間と時間がかかってしまいます。

受信ボックスはあくまで一時的な保管場所と考え、別に作成した「要返信」「保管」などのフォルダに仕分けていきましょう。
返信や保管が不要なメールは内容を確認したあとに削除し、受信ボックスを空の状態にしておくのが理想です。

メールを減らし生産性を向上するビジネスチャットとは?

ビジネスパーソンの大半が使用しているメールですが、昨今併用されはじめているのがビジネスチャットです。
名前のとおり、チャット形式でやり取りできるコミュニケーションツールで、あらかじめ承認した相手とリアルタイムでメッセージをやり取りできます。
特定の人とマンツーマンで会話できるのはもちろん、グループチャット機能を使えば複数人でメッセージをやり取りできるので、手軽に情報共有やディスカッションをおこなえます。

ツールによっては、メッセージ機能のほかにファイル管理やビデオ通話などの機能も搭載されており、シーンに応じて適切なコミュニケーション方法を選択できます。
さらに、アカウント管理やデバイス認証、IPアドレス制限などのセキュリティ機能を活用すれば、業務上のやり取りも安心しておこなえるところが特徴です。

▶︎関連記事:ビジネスチャットとは?ビジネスチャットの導入効果と成功事例をご紹介

多すぎるメールに悩んでいるのならビジネスチャットを併用しよう

メールはビジネスにおいて最も利用率の高いコミュニケーションツールです。しかし、日々大量に届くメールをひとつひとつ処理するには多大な時間と手間がかかります。
メールの処理に多くの時間を費やすと、ほかの業務に支障を来しかねません。適切な方法で、すみやかに処理することが大切です。

より効率的にコミュニケーションを取りたい場合は、ビジネスチャットの併用も検討し、コミュニケーションにかかる時間と手間を削減しましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」なら、上記の基本機能に加え、タスク管理やメッセージ検索機能、自分だけが閲覧できるマイチャット機能など、便利な機能がたくさん搭載されています。
社内外とのコミュニケーションにはもちろん、日常業務のサポートにも活用可能です。
コミュニケーションツールをお探しの方は、ぜひ一度お試しください。

[※1]出典:一般社団法人 日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2020」
https://businessmail.or.jp/research/2020-result/

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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