社内の情報共有不足が招く問題と情報共有不足の解決策とは

業務効率化をおこなうには適切な情報共有が重要ですが、実際に情報共有が徹底できている企業は少なく、情報共有に課題があることが多いでしょう。

効率的でスムーズな業務進行には部署を超えた情報共有が欠かせませんが、社員頼りで習慣付けることは難しく、企業側が積極的に推し進める必要があります。

情報共有が不足することで起こる問題、社内で情報共有不足が起こってしまう原因、情報共有不足を解決するために役立つツールについて解説します。

情報共有不足が引き起こす社内の問題

社内の情報共有が不足すると、どのような弊害が起こるのでしょうか。

情報共有不足であることが引き起こす社内の問題ついて見ていきましょう。

情報・業務の属人化

情報共有がおこなわれないと、「この業務はこの人にしかできない」「これについてはこの人しか知らない」などといった属人化とよばれる状況が発生します。

業務の属人化が進んだ組織では、ある社員がいないと業務がまったく進められなくなったり、社員の離職をきっかけにノウハウが完全に失われてしまう場合があります。

属人化した組織では、たとえば顧客から問い合わせがあった場合、担当社員の不在時にまったく対応ができなくなるなどの問題が生じてしまいます。

しかし、社員同士や全社的に情報共有が適切におこなわれていれば、属人化を防ぐことになり、柔軟性のある業務遂行が可能になるはずです。

業務効率・生産性の低下

同じ組織にいる社員でも、社歴や担当業務によって、各個人の持つ知識やノウハウは異なります。

特に、新入社員や、異動したての社員は、業務をおこなううえで、ほかの社員の知恵を借りる必要があるでしょう。

しかし、情報共有が十分におこなわれていない企業の場合、社員が個々で問題解決に取り組まなくてはならず、業務効率や生産性が大きく低下してしまいます。

意思決定やトラブルへの対処が遅くなる

豊富な情報は、業務中の意思決定において重要な判断材料になりますが、情報共有が不十分で自身のもっている情報だけでは判断できない場合は素早い意思決定をおこなうことはできません。

また、顧客からのクレームやプロジェクト進行の遅れ、ミスなどのトラブルの際には、情報共有の不足が対策に大きな遅れを発生させます。

迅速な意思決定や対処をおこなうためには、トラブルの内容や原因を明確にして、解決に役立つ情報を瞬時に割り出すことが重要になり情報共有が社内で徹底されれば、これらの特定に必要な情報をすぐに見つけられるでしょう。

チームワークの悪化を招く

お互いの業務内容について社員同士が把握し合っていると、チームとしての連帯感が向上し、それぞれが協力しやすくなります。

しかし、どの社員が何をおこなっているかがわからない状況は孤立感を生み、モチベーションの低下や社員間の不満を生む種になりやすくなります。

また、情報共有が不十分で各社員のもつ情報に過剰な差ができてしまうと、「自分は信用されていない」「意図的に情報を伏せられている」という印象をもつ可能性があり、チームワークに悪い影響を与えます。

情報共有をおこなう際も特定の社員に偏りが出ないよう、必要な情報は全体に徹底することが重要です。

情報共有不足になる原因は？

情報共有不足は問題を生じさせるようなたくさんのデメリットがあります。

情報共有不足自体が問題であるにもかかわらず、情報共有不足になってしまう原因とはなぜなのでしょうか。

情報共有が不足するデメリットを社員が理解していない

まず、情報共有が業務や社内にどのような効果をもたらすのか、逆に情報共有が不足するとどのような問題が起こるのかを、社員自身が理解していないことが原因でしょう。

情報共有は短時間ながらも逐一時間を取られる作業ですので、社員自身が情報共有不足によるデメリットを理解していないと、情報共有の優先度は低くなってしまいます。

そのため、情報共有の重要性を効果とともに社員に認識させることが必要です。

情報共有を意図的に避けている

情報共有不足のデメリットを理解はしていても、社員が意図的に情報共有をおこなおうとしないことも考えられます。

情報共有をおこなわない心理としては、「情報共有で自身の優位性が損なわれるのを避けたい」というもので、自分だけが需要な情報やノウハウをもつことでほかの社員よりも抜きん出ようと考えている社員もいます。

また、「情報共有で叱責されるのを恐れている」という場合もあり、人的ミスや納期の遅れなどのトラブルなども、社員間で十分に共有されるべき情報ですが、そのトラブルを起こした本人が叱責を恐れて情報共有を後回しにする場合もあります。

どちらにせよ情報共有をしないことでトラブルが起きやすいと考えられますし、社員の人間関係や職場環境も情報共有のしやすさに大きく関わっています。

周りの社員や上司、ひいては企業自体を信用できていないことで情報共有をためらってしまう要因になり、情報共有をおこなうことが評価されるような社内環境を整えるべきでしょう。

情報共有の方法が適当ではない

情報共有の方法が適当ではない場合、社員に情報共有の意識があったとしても適切な情報共有を実現できない場合も考えられます。

たとえば口頭でのコミュニケーションは、忘れてしまう可能性や言い間違い、誤った認識や伝わり方が起こる可能性が高く、情報共有をする意思があっても適切な情報共有手段とはいえないでしょう。

また、情報共有の方法として何を選ぶかを社員ごとの判断に頼っている状況も問題です。

口頭やメールなどの方法は、どの情報がどの人まで伝わっているのかもあやふやになる可能性があります。

そのため、「このような状況での情報共有にはこれを使う」と決められるような専用のツールを導入することが大切です。

共有する情報のルールが定まっていない

どこからどこまでの情報を共有するべきなのか、社員が判断できずに情報共有が後回しにされている場合もあります。

情報共有は報告するほうにも確認をするほうにも時間を使うため、「不要な情報共有で手をわずらせてしまうかも」と、考える社員もいるかもしれません。

そのような社員のために共有すべき情報はどういうものか、どのように共有するかルールを前もって定めておくといいでしょう。

ルールがあればいままでどうすべきか迷っていた社員の情報共有もスムーズに運びます。

ただし、あまり細かく規定を詰めすぎると、ルールに含まれない重要な共有事項があった場合、ルール外として共有されない危険性や情報共有に手間を感じさせてしまう場合があります。

情報共有不足の解決に活用できるツール

情報共有不足の問題を解決するもっとも効果的な方法は、「専用ツールの導入」です。

いままでの情報共有方法から新しいものに刷新することで、自社全体に再度情報共有の重要性と、意識を根付かせることができるでしょう。

ツール選びにおいて重要なポイントは以下です。

• 自社のITリテラシーに合った使いやすさであること
• セキュリティに十分配慮してあること

業種や部署などにもよりますが、PCなどIT機器の熟練度は社員ごとに大きく差があるものです。

普段からPCを使った作業が多い社員は多少難しくても新しいツールにもすぐに慣れるかもしれませんが、そうでない社員も確実に存在します。

使いづらいツールは逆に情報共有を妨げてしまうことになるため、必要な機能を搭載しつつ、使い方がわかりやすいものを選択しましょう。

また、業務情報を取り扱うため、セキュリティ面の考慮も重要です。

管理者が、個々のアカウントを管理ができるようなサービスを選ぶなど管理下で安全に情報共有がおこなわれる環境を整えることが重要です。

情報共有不足の解消にChatwork

情報共有の活発化は社員任せで解決するものではなく、情報共有の必要性を周知し、情報共有しやすい環境を作ることが必要です。

情報共有をしやすい環境づくりと手段に有効なのが、ビジネスチャットである「Chatwork」です。

Chatworkは、PCとスマートフォン両方から操作でき、時間や場所を問わずにメッセージの送信・確認できるチャットツールです。

簡単な文章で業務情報のやりとりができるため、情報の共有スピードの向上やコミュニケーションの活性化などの効果が期待できます。

また、シンプルなデザインと操作感でPCの操作に慣れない社員でも簡単に操作できることが大きな特徴です。

ビジネス向けのチャットツールなので、セキュリティ面に配慮した機能もあり、無料で使い始めることもできますのでぜひChatworkをお試しください。

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