スケジュール管理の方法とコツとは？スケジュール管理ができない原因を解説

スケジュール管理は、すべての仕事の基本ですが、社員や組織によっては、スケジュール管理が不適切で、あらかじめ決められた締め切りを守ることができない場合もあるでしょう。

スケジュール管理ができない原因や組織の特徴、仕事のスケジュール管理を適切におこなう方法について解説します。

スケジュールが管理できない原因

スケジュール管理ができない理由は社員によってさまざまです。

新人社員は経験不足が原因でスケジュール管理ができない場合が多いですが、社歴があるのにもかかわらずスケジュール管理ができていない場合は、原因を明確にして改善する必要があります。

社員がスケジュール管理ができない原因として大きく考えられるのは以下のふたつです。

優先順位をつけていない

スケジュール管理ができない最も大きな原因は、仕事の優先順位がつけられていないことです。

重要度の低い仕事を先にしてしまったり、自分の得意な仕事から始めたり、感覚的に仕事に取り組んでしまうと、あらかじめ決めたスケジュールからも逸脱しやすくなります。

仕事の優先順位がつけられない理由には、締め切りや仕事の重要度に対する意識が低いこともありますが、そもそも取り組むべきタスクが何か把握できていないこともあります。

まずはタスクをすべて洗い出し、締め切りや重要度を把握したうえでスケジュールを立てるという基本をできるようにしなければいけません。

スケジュールが適当ではない

仕事の優先順位をきちんと決めていても締め切りを守れない社員は、作業見積りが甘く、スケジュールが適切ではない可能性があります。

たとえば、30分で終わると思って計画を立てたが2時間もかかり、結果締め切りが守れなかったというような場合です。

経験の浅い新入社員は、特にスケジュールの見立てにずれが起こりやすいです。

まずは、自分の仕事のスピードを把握し、能力に合わせた時間の使い方や余裕の持ったスケジュールで業務を進める必要があるでしょう。

スケジュールが管理できない組織の特徴

複数人で取り組むプロジェクトのスケジュール管理ができない原因は、当然ひとりの社員だけではなく、組織にある可能性があります。

多くの企業では部署やチームごとに業務を進めることが多いでしょうから、組織や部署、チームマネジメントやタスク管理の面に課題があることで、スケジュール通りに進まないことにつながっているかもしれません。

スケジュールの共有を重要視していない

そもそも、業務の細かい部分が共有されていないことが多い場合は、会社全体として情報共有を重要視していないケースが考えられます。

情報の優先順位や共有の方針を明確にしていないと、社員の業務は滞り、スケジュール管理を適切におこなうことができません。

スケジュールを共有する手段がない

たとえば、チームでプロジェクトを遂行する場合では、スケジュールの進捗状況をリアルタイムで共有する手段がないと、トラブルが起こりやすくなります。

実はひとりだけが大幅に遅れていたり、急な仕様変更を知らずに進めていたりなどが起きると、全体のスケジュールが遅れる原因やトラブルになります。

スケジュールを共有する範囲が限定的

情報共有の範囲が限定的だと、スケジュールを守れない人があらわれるのは当然といえるでしょう。

たとえば、会議に出席した人は締め切りの共有をされたが、会議以外では共有はされなかったので、たまたま欠席していた人は知らなかったというケースなどがあります。

スケジュールの共有は、できるかぎり広範囲でされておくべきです。

情報共有の手段が複数ありルールがない

情報共有の手段がいくつもあるのに、そのどれを使うかルールがないと社員は混乱します。

たとえば、ある指示が口頭である場合もあれば、メールやグループチャットで伝えられる場合もあるという状況です。

これでは、ほしい情報にたどりつこうとしても、その情報がどこにあるのか見つけることが難しくなります。

結果として、必要な情報を得るのに時間がかかってしまい、作業をスムーズに進めることができなってしまいます。

管理者が部下の能力レベルを把握できていない

また、管理者が部下のスキルを把握していないこともスケジュール管理ができない原因になり得ます。

部下に適切な量の仕事を渡すことも、スケジュール管理において大切なことです。

部下の力量や適性、ほかの仕事との兼ね合いなどを考慮して仕事渡し、実行可能なスケジュールを作成しましょう。

なんとなく部下に仕事を振ることはスケジュール管理ができない原因に直結しますが、優秀な社員ほど力量を高く見積られて、多くの仕事を依頼されてしまうケースもあるようです。

限度を超えてある社員に負担が集中することも、スケジュールの遅れにつながります。

会社全体でスケジュール管理を円滑にするために

スケジュール管理を円滑にするためには、各社員だけでなく、組織全体として取り組むことも大切です。

組織としてスケジュール管理を円滑にするためのポイントを紹介します。

タスクを可視化する

やるべき仕事を洗い出し、優先順位を付けて業務を遂行していくことは、スケジュール管理の基本です。

個人で可視化するためには、紙でToDoリストを作るなどの方法もありますが、複数人で同じスケジュールを共有する場合は適切ではありません。

いつでもタスクが見えるタスク管理ツールの導入をおすすめします。

タスクの進捗を可視化する

ここのタスクが何であるかだけでなく、それぞれのタスクの進捗を可視化し、全体のスケジュール進捗を把握することも大切です。

進捗がどこで滞っているか明確にすれば、作業者と管理者が調整をし軌道修正することもできます。

たとえば、タスクの消化に想定より時間がかかりすぎている場合は、途中で管理者と相談し、どこで時間がかかっているか一緒に原因を探ったり、早めにスケジュールを修正することができます。

フォローがしやすい環境を作る

普段から、管理者と部下や作業者同士が信頼関係を築いて、報告や相談がしやすい環境をつくっておくことが大事です。

もし計画どおりに進まなかった場合は、管理者がスケジュールの立て直しなどをアドバイスしたり、タスク処理のフォローをしましょう。

進捗報告自体をタスクに組み込んでおくと、作業の進行の妨げになっていることを早い段階で発見することができます。

特に新人ほど細かい進捗報告を指示しておいたほうが、より早い成長につながるでしょう。

スケジュール管理ができないの改善にChatwork

スケジュール管理をうまくおこなうためには、個々のタスクやプロジェクト全体の進捗を見える化した上で、コミュニケーションを円滑におこなう必要があります。

そのために活用できるのがChatworkです。

ビジネスチャットツールであるChatworkはシンプルで使いやすいデザインと導入のしやすさはもちろん、スケジュール管理に便利な機能が搭載されています。

チャット

Chatworkのメイン機能です。チャットは会話形式でやりとりができるため、報告・連絡・相談を密におこなうことができます。

グループチャットを使うことで、メールや会議を利用するよりも複数人数でのやりとりがスピーディになります。

タスク管理機能

チャット上で依頼されたことをそのままタスク化し、編集することもできます。

また、広く使われているタスク管理ツールTrelloとの連携も可能です。

連携によって、Trelloに追加されたタスクをChatworkにメッセージとして送ることができます。

スケジュール連携

Googleカレンダーをビジネス利用している人は多いと思います。

Googleカレンダーとの連携をすることにより、Chatwork上で予定のリマインド通知や新しい予定のお知らせを受け取ることができます。

プロジェクト進捗管理

プロジェクト管理ツールのBacklogとの連携により、Chatwork上でプロジェクトの進捗状況の確認ができます。

Backlogの課題が更新された際にChatworkで通知を受け取ることができます。

スケジュール管理ができないはコミュニケーションの課題もある

スケジュール管理に有効なツールを利用することで、スケジュール管理や進捗管理をおこなうのに効果的です。

また、管理方法ではなくスケジュール管理ができない原因には、コミュニケーションの課題も大きな要因です。

コミュニケーションが円滑にできていない、コミュニケーション頻度や効率が悪い、コミュニケーションが取りにくい環境や関係性である、という状態では、効率よく業務を進めることは難しいでしょう。

スケジュール管理ができないと課題を感じているのであれば、コミュニケーションを円滑におこなうための工夫やChatworkの導入などをおこない、まずは情報共有やコミュニケーション面の改善から始めてみてはいかがでしょうか。

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