ワークフロー管理とは？ワークフロー管理システムの導入メリットと選び方

業務プロセスの円滑化を図るためには、ワークフローの準備が必要です。

ワークフロー管理を怠ると、従業員の負担が増えてしまったり、思わぬミスが生じたりする恐れがあります。

また、ワークフロー管理の最適化には、システムを活用してみることも大切です。

ワークフロー管理をシステムで行うメリットや、システムの選び方を紹介します。

ワークフロー管理とは

ワークフローとは、仕事で発生する一連のプロセスのことを指します。

たとえば、見積書の承認作業であれば、書類の作成、印刷、回付、上長からの承認、顧客先への提出といった流れです。

つまり、ワークフロー管理は、上記のような業務プロセスをスムーズに進められるように管理することです。

ワークフロー管理の業務例

ワークフロー管理を活用した業務例を紹介します。

具体的にどのようなシーンで、ワークフロー管理が必要とされているのかを確認しましょう。

出退勤管理

ワークフロー管理の業務例に、出退勤管理が挙げられます。

従来、出退勤管理では、タイムカードや書類を使って行うのが一般的であり、事務作業担当者に負担が発生していました。

一方で、ワークフロー管理を活用すると、煩雑な作業が自動的に行えるため、従業員の負担軽減につながるだけでなく、ミスを防ぐのにも役立ちます。

経費管理

ワークフロー管理は、経費管理の効率化にもうながります。

従業員からの経費清算の申請や、承認といったプロセスを専用ソフトで行えるため、承認漏れを防げます。

また、ワークフロー管理は、会計ソフトとの連携にも対応していることが多く、経理担当者の負担軽減も可能です。

人事評価管理

ワークフロー管理は、人事評価の管理もできます。

あらかじめ、各従業員の目標を設定したり、本人の自己評価を入力することで、自動的に人事評価をおこなえます。

ツール上で進捗状況を可視化されるため、全体のプロセスが遅れることなく進められます。

稟議

稟議を含む承認を得るためには、煩雑な手続きをクリアしなければなりません。

ワークフロー管理を導入すると、電子上で手続きを進められるようになり、承認プロセスの時短につながります。

また、稟議書に加え、あらゆる資料を一括で管理できるため、紙に印刷する手間を省けます。

販売管理

販売管理では、顧客からの引き合い、見積、受注、請求などを一括で行なえます。

これまで、書類やエクセルで記録していたことによる、人為的なミスの改善につながります。

自動で入力を進められるため、引き合いから、売上の回収までのプロセスを短縮できます。

ワークフロー管理を紙で運用する問題点

ワークフロー管理を紙でおこなうことで、予期せぬ問題が生じる可能性があります。

自社で取り組む前に、どのような問題点があるのかを確認しましょう。

書類が停滞しやすい

ワークフロー管理を紙で運用することで、書類の流れが停滞しやすくなります。

ほかの業務に集中していたり、書類自体が回付されていることに気付かなかったりするのが原因で、手続き全体の遅れも生じます。

進捗状況を把握できない

進捗状況を把握できない点も、ワークフロー管理を紙で行うことによる問題点です。

常に流れを記録しておかないと、現時点での進み具合がわからなくなり、プロセスが停滞します。

案件が増えれば増えるほど、全体の管理が難しくなり、進捗状況を追えなくなるリスクがあります。

管理に手間がかかる

ワークフロー管理を紙でおこなうことで、管理全体に手間が生じます。

各手続きについて、手作業で記録する必要が出るほか、人為的なミスが発生する恐れもあります。

さらに、管理の負担が大きくなると、効率性にも悪影響を及ぼし、パフォーマンスの低下にもつながります。

ワークフロー管理システムとは

ワークフロー管理とは、業務プロセスや工程を情報システムで管理することです。

具体的には、仕事全体の流れを自動化したり、非効率な事務作業をITシステムを駆使して合理化したりすることを指します。

人手不足への対応や生産性の向上が必要とされているなかで、ワークフロー管理が重要な役割を持ちます。

ワークフロー管理をシステムでするメリット

ワークフロー管理をシステムでおこなうことで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

紙での管理とも比較しながら、システムのメリットを紹介します。

業務効率化

ワークフロー管理システムの導入は、業務の効率化につながります。

これまで手入力でおこなっていた業務を自動化し、プロセス全体の流れをスムーズに進められます。

さらに、人為的なミスもなくなることから、業務のやり直しを防ぐのにも効果的です。

コストを削減できる

ワークフロー管理システムを活用することで、コストの削減にもつながります。

たとえば、請求書を顧客先に送付する際に、紙を印刷するために費用や、通信費、郵送費などが発生していました。

一方で、ワークフロー管理システムでは、システム内ですべてのプロセスをおこなえるため、全体的なコスト削減を期待できます。

ペーパーレス化

ペーパーレス化とは、紙媒体を使用せずに、電子上でやりとりをおこなうことです。

ワークフロー管理システムを導入し、書類作成から回付作業、上長からの承認、顧客先への送付を一括して進められます。

また、ペーパーレス化は、コストカットにつながるほか、紙で管理する必要がなくなるため、オフィスの縮小化にもつながります。

社内の不正防止

従来のワークフロー管理では、管理方法が曖昧であったことから、ミスが生じていたり、社内の不正が起きていたりする恐れがありました。

ワークフロー管理システムでは、進捗状況が可視化されるほか、プロセスを自動的に記録できるため、社内の不正を防ぐことができます。

仮に、書類の改ざんがおこなわれたとしても、どの時点で起きたのかを把握しやすくなり、再発防止にも役立ちます。

進捗状況を可視化できる

ワークフロー管理システムでは、プロセスの進捗状況を可視化できます。

現時点での進み具合や、どこで手続きが止まっているのかを把握しやすくなるため、業務の停滞を防げます。

また、社外からでも進捗状況の確認が可能で、テレワーク環境でもトラブルが生じにくくなります。

ワークフロー管理システムの選び方

ワークフロー管理システムを選ぶ際には、いくつかのポイントを押さえておくことが大切です。

最大限に運用できるように、ワークフロー管理システムの選び方を参考にしてみましょう。

ワークフロー管理に適した機能があるか

ワークフロー管理システムを選ぶ際には、自社の目的に適した機能が備わっているかをチェックしましょう。

承認ルートの設定機能、進捗状況の可視化、アラート表示機能など、システムによってさまざまな付帯機能を搭載しています。

テレワークでの業務が増えているなかで、スマホ向けアプリを提供しているシステムを選ぶのもおすすめです。

従業員が使いこなせるか

もちろん、多機能モデルを選ぶのが理想的ですが、すべての機能を使いこなせるかどうかを検討することも大切です。

従業員が機能を使いこなせなければ、製品としての価値が薄まるだけでなく、運用コストにも悪影響を及ぼします。

ワークフロー管理システムを導入する前に、どの機能が必要であるかを検討し、自社に適したシステムを採用しましょう。

ツールに柔軟性があるか

幅広い場面で使用する方は、柔軟性の高いシステムを候補に入れてみてください。

たとえば、外部システムと連携可能なモデルであれば、データ入力を自動的に行えたり、処理の手間を省けたりといったメリットがあります。

既存のシステムも同時に活用することで、業務の効率性をさらに向上できます。

ワークフロー管理システムを導入してペーパーレス化しよう

ワークフロー管理システムを利用することで、これまで手作業でおこなっていた管理を自動化できます。

自動的に管理をおこなえることで、人為的なミスを防ぎやすくなるほか、業務全体の効率化にもつながります。

また、ワークフロー管理システムを導入するか迷われている方は、自社の目的や機能面、コストなどを考慮しましょう。

柔軟性の高いワークフロー管理システムを導入することで、ほかのシステムとの連携も可能です。

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