ワークフロー管理の方法とは?ワークフローシステムのメリットと選び方

業務効率化
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「仕事の流れがスムーズでない」「作業効率が悪いのは分かっていて改善できない」と仕事全般の流れに不安を感じている方は多いのではないでしょうか。

多くの業務は、複数の工程を経て完了するなどの流れがあります。

業務効率化を目指すのであれば、業務工程の流れ、すなわちワークフローを可視化し管理することが必要です。

ワークフローを管理するメリットとワークフローシステムを利用した方法を説明します。

ワークフロー管理とは?

ワークフローとは、企業や人の間でおこなわれる業務のやりとりの流れ」のことです。

具体的な業務の内容ではなく、どの部署で、誰を通して意思決定や承認がおこなわれるのかという手続きや、作業開始から完了までの工程を指します。

たとえば、発注業務では以下のようなワークフローが考えられます。

  1. 担当者が在庫を確認する
  2. 上司に状況を報告して発注申請をする
  3. 上司が発注を承認する
  4. 部長が内容を確認して承認する
  5. 発注がおこなわれる

このような流れをシステム上の管理で完結できる仕組みやツールをワークフローシステムと呼びます。

ワークフローシステムは、ワークフローの流れや管理、手続きを可視化するだけではなく、手続きそのものを簡略化することができます。

ワークフロー管理をシステムでするメリット

これまで、ワークフローの管理や進行に紙媒体やメールを使う企業がほとんどでした。

しかし、紙やメールを使ったワークフロー管理は文書の作成や郵送に時間がかかることや進捗が分かりにくいなどのデメリットが多くあります。

ワークフローシステムは、書類をすべて電子化し、システム上で申請や承認をおこなうことができるシステムで作業の簡略化やミスの防止につながります。

ワークフローシステムを利用する具体的なメリットを説明します。

業務効率化がしやすくなる

ワークフローシステムを導入すると、手続きや進捗が可視化されるため、「いつ」「誰が」「どのような」業務をしているか、容易に把握することができます。

ある業務において滞りが発生している場合、どの工程でそれが発生しているのか分かるため、担当者に対してフォローしたり、原因を考えることが可能です。

結果として、業務全体の効率化を進めやすくなります。

時間や労力が削減できる

多くの場合、ワークフローの進行には、資料の受け渡しが不可欠です。

しかし、紙媒体やメールで書類を受け渡す場合は、印刷やメールの文面の作成が必要でした。

ワークフローシステムでは、資料を持ち運ぶ手間も省けるうえに、資料に添える文面の作成も最小限で済みます。

定期的に発生するワークフローであれば、宛先をあらかじめ決めておくことができるため、送信ミスが発生するリスクを抑えることもできます。

さらに、遠隔地にいても手続きを進められるため、出張中の業務やテレワークの推進にも役立ちます。

文書の管理がしやすくなる

ワークフローシステムは、文書管理にもメリットがあります。

たとえば、以前作成した書類と同様のものを作成したい場合、過去の書類を探すことはよくある場面でしょう。

いずれも紙媒体で保管していると、膨大な量の書類の中から探さなければならないため、非常に多くの手間がかかります。

ワークフローシステムを利用すれば、書類は電子化されるため、書類に含まれる文字列や作成日などをキーに必要な書類を探しだすことができます。

また、紙媒体での管理では起こりがちだった、文書の書式が統一されていないといった問題も、システムの導入によって容易に統一することができます。

コストを削減できる

コストを削減できる可能性があるという点も、ワークフローシステム導入のメリットです。

紙媒体でのやりとりでは、用紙代やコピー代、あるいはほかの事業所に送るための郵送代などがかかります。

ワークフローシステムを利用すれば、システム内でやりとりを完結でき、紙の文書を出力して送付する費用は発生しません。

また、文書の管理もシステム内でできるため、管理スペースや管理に必要な人件費などもおさえることが可能です。

ワークフロー管理を適切にするにはシステム選びが重要

ワークフロー管理を効率化できるワークフローシステムには、さまざまなタイプのものがあります。

ワークフローシステムによって機能や対象となる規模が異なるからこそ、システム選びは慎重に進めましょう。

どのような項目に注意してワークフローシステムを選択すべきなのか、3つのポイントを説明します。

実際のワークフローに適した機能があるか

いくら優れた機能をもったワークフローシステムであっても、現実のワークフローに合致しなければ意味がありません。

まずは、現在のワークフローを洗い出し、検討中のシステムがその進行に適しているか確認しましょう。

たとえば、ワークフローの進行中に承認ルートの変更や分岐がある場合は、それがシステム上で反映できるかが非常に重要です。

担当者は事前に現在のワークフローの進め方を正確に洗い出しましょう。

従業員が使いこなせるか

ワークフローシステムは多くの従業員が使う可能性があるものです。

そのため、システムの管理者だけではなく、従業員全員にとって使いやすいかどうかを確認することが重要です。

システムの使い勝手が悪かったり操作が複雑だったりすると、従業員が使いこなせるまで時間がかかり、なかなか社内に定着しません。

導入前に社内で運用テストをおこない、使用感を従業員に確認してもらうことで、使い勝手を確認することが理想的です。

ツールに柔軟性があるか

複雑なワークフローが存在する企業では、システムの柔軟性も重要な指標になります。

複雑な手続きを反映できるだけではなく、ワークフローが変更された場合に、それに対応することが必要だからです。

特に大企業は、ワークフローが複雑である傾向があるだけではなく、その影響範囲が広いため注意しましょう。

また、現在すでに導入済みのツールがある場合、そのツールと連携ができるかも確認しましょう。

ワークフロー管理にChatworkも活用できる

ワークフローを円滑に進めるためにはコミュニケーションの効率化もカギを握ります。

手続きが可視化されたとしても、担当者と迅速にコミュニケーションがとれなければ、遅延やトラブルに対処することが難しいからです。

コミュニケーションや情報共有手段として、ビジネスチャットが迅速なコミュニケーションを実現するツールとして多くの企業で取り入れられています。

Chatworkは、国内で高い導入実績があるだけではなく、ワークフローシステムX-pointとの連携もできるビジネスチャットです。

Xpointと連携すると、ワークフローの進捗がChatwork上で通知され、トラブルにすぐに対応することができるようになります。

ワークフロー管理にはコミュニケーションの円滑化も効果的ですので、Chatworkの導入を是非ご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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