議事録をメールで共有するデメリット！議事共有をする際のポイントとは？

会議で話し合われた内容を、議事録として残しておくことは、トラブル回避や情報共有の点において必要な業務のひとつです。

ですが、議事録を共有する方法として、メールを使用するとさまざまなデメリットがあり、効率的とはいえません。

議事録をメールで共有するデメリットを紹介し、議事録を共有するために役立つポイントを解説していきます。

議事録の共有に不便さを感じていた人は、参考にしてみてください。

迅速な議事録作成や共有が必要な理由

会議に出席するはずだったけれど、体調不良などの理由から出席できない、取引先から打ち合わせの内容を知りたい、などといわれることもあります。

議事録があると、そういった事態に対してスムーズに対応できます。

打ち合わせや会議の後に、すぐに議事録を共有することができれば、その後の業務もスムーズにおこなえます。

また会議での決定事項や、決定するまでの経緯も一緒に記録しておくと、その後のトラブル回避にもつながります。

議事録に大切なことは「迅速さ」です。

なぜなら会議の後に「言った」「言ってない」の論争がはじまることもありうるからです。

最初は完璧でなくてもいいので、とにかく大筋が分かるような議事録を、スピーディに共有しましょう。

その後に、編集や追記をおこなっていけば、より精度の高い議事録ができるでしょう。

議事録をメールで共有するデメリット

議事録を共有するための方法としてメールが使われることが多いですが、メールでの議事録共有には大きく4つのデメリットがあります。

これらのデメリットによって、業務にも支障をきたすことがあるので、メールでの議事録共有には注意しましょう。

検索性が悪い

メールの本文に議事録を書いてしまうと、文章の羅列に見えてしまい、内容の把握がしにくいというデメリットがあります。

議事録が長文の場合には、膨大な文章から自分で知りたい内容を読みながら探しだす必要がでてくるため、不便さを感じるでしょう。

知りたい内容をすぐにピックアップできる機能がついていないため、検索性が非常に悪いといえます。

これでは、知りたいことを探すのに時間がかかりすぎてしまい、効率的ではありません。

メール送信範囲の設定に困る

メールを送信する相手に対して、どこまでが正しい範囲なのか、自分だけでは判断がつかない可能性があります。

また、メールの送信には「TO」「CC」「BCC」といった、メールアドレスに対しての使い分け機能がついています。

だれにどのようにしてメールを送るのか、といったことで頭を悩ませている人も少なくありません。

同時に、文面についても気を配る必要があります。

メールで議事録を送るときは、「議事録だけを送ればいい」というわけではなく、きちんとしたビジネスメールのルールに則った内容を書く必要があるので、注意する必要があります。

ファイルが重すぎて添付できない

議事録をメールで送る際に、一緒に資料も確認してもらいたい場合もあります。

資料は通常、本文ではなくファイルとして添付しますが、メールでの添付ファイル容量は2MB以内に抑えるのが一般的です。

3MB程度であれば許容範囲ではありますが、相手の動作環境を考えると容量の大きいファイルの添付は避けるのが賢明です。

重すぎるファイルはそもそも添付できない可能性がありますので、ファイルを圧縮して送ったり、クラウドサービスを活用したりするなど、資料送付の方法を工夫しましょう。

宛先間違いによる機密情報漏洩

絶対にあってはならないことですが、都度宛先を設定するメールでは、宛先間違いが起こる可能性があります。

議事録には機密情報が含まれている場合があるため、情報漏洩のリスクは常に意識しておく必要があります。

もしも社外に漏洩してしまったら、大問題に発展する危険性が高いので、急いでいる場合はとくに注意しましょう。

議事録をメール以外で共有する方法とポイント

議事録をメール以外にも共有する方法はあります。

上手く活用することで、メールよりも効率的に業務に活かすことができるでしょう。

ビジネスチャットを使った議事録共有

ビジネスチャットは、メールのように宛先を設定することなく、任意の相手とグループを作って同じ画面上でやり取りできるコミュニケーションツールです。

ビジネスチャットを使えば、そもそも会議室に集まる必要がありません。

インターネット環境さえ確保できればどのような場所でも会議をおこなえます。

ビジネスチャット上でおこなわれたやり取りは、そのまま議事録として残すことができるので、わざわざメールなどで文面を送る必要もありません。

社内Wikiを使った議事録共有

社内での情報を複数の人が閲覧・編集できる社内Wikiを利用すると、議事録の共有が簡単におこなえます。

社内Wikiの大きな特徴は、特定の人だけでなく、誰でも編集や訂正ができるところです。

たとえ未完成のものであっても、それぞれの立場から編集や追記ができるので、より多くの情報を全員で共有できるでしょう。

グループウェアを使った議事録共有

グループウェアにはさまざまな機能がありますが、その中でも議事録に特化したサービスがあります。

議事録の共有はもちろん、保管もできる上に、関係する人が見やすいように編集することも可能です。

完成した議事録を確認して欲しい場合は、そのことをグループウェア内のコミュニケーションツールを使って通知することもできます。

議事録はメール以外の方法での共有を進めよう

議事録とは、会議や打ち合わせの内容を記録するだけでなく、決定事項や決定にいたるまでの経緯を記録したものです。

社内で共有することで業務を円滑にまわしたり、トラブルを回避したりすることができます。

ただし、これまで一般的であったメールでの共有では不都合が多くありました。

議事録を共有する際には、メール以外にもビジネスチャットや社内Wiki、グループウェアなどのツールの活用も有効です。

これらのツールを上手く利用することで、メールよりも効率的に、議事録を共有できるでしょう。

議事録を共有したい人数や形態によって、目的に合う共有サービスは異なります。

会社に一番合った方法を探し、積極的に取り入れてみることをおすすめします。

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