ハンコ文化は弊害ばかり?脱ハンコ文化へのアプローチを考える

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新型コロナウイルス感染症の流行で、リモートワークやテレワークに代表される「会社に出勤しない働き方」が広く注目されるようになりました。リモートワークやテレワークは今後の働き方のスタンダートとして推奨されていますが、テレワークのシステム環境を整備している企業は3割以下、ともいわれているのが実情です。

多くの企業のデジタル化が進んでいない理由として、日本独自のハンコ文化による承認の押印などが弊害になっています。ハンコ文化による弊害や脱ハンコのメリット、そして脱ハンコを実現するための方法を紹介していきます。

ハンコ文化の弊害

ハンコの押印というのは、日本のビジネスにおいて当たり前のこととされ独自文化として定着しているものです。そのため、当たり前になっているハンコの押印をなくすことに対して不安を覚える方も多いのではないでしょうか。

しかし、ハンコ文化による弊害が業務効率化やコスト削減を妨げているのも事実ですので、ハンコ文化のデメリットについて見ていきましょう。

押印のためだけの出社が必要

いくらテレワークの環境を整えても、押印は出社しておこなう必要があるなど、完全なテレワークを困難にしている要因のひとつがハンコ文化にはあります。

テレワークは新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐためだけでなく、企業の生産性を上げるための新しい働き方として推奨されている中で、押印をするためだけに出社する必要がある状況は時代と逆行した行為ともいえます。

押印を得るまで仕事が進まない

押印のために出社しなくてはいけないという事態が起こるのは、押印がないと仕事を進められないからです。押印というのは想像以上に生産性のない業務を生みます。押印の根回しから押印してもらうまでの待ち時間、押印をするための出社、押印の確認などハンコのためだけにあらゆるタイムロスが発生するのです。

タイムロスの原因となっているのが「ハンコありきの業務」です。ハンコが押されていなければ、会社から承認されていないものとして仕事を進めることはできません。内容に問題がなくても押印がないから仕事を進められない状態というのは、生産性よりもハンコの捺印ありきという文化が根付いているのです。

書類の印刷や製本が必要になる

ハンコを押すということは、基本的には書類が紙でなくてはいけません。

ハンコによる承認を得るためには、さまざまな部署に書類を回覧する必要があり、そのために何枚もの書類を印刷したり製本したりする必要があります。承認までの道のりが長くなる、かかわる人数が増える、書類作成の作業が増えるということも、ハンコ文化の弊害のであり、ペーパーレス化を妨げる一因といえます。

紙ベースの書類を確認してもらうためには、社内で回すだけでなく、場合によっては郵送したり、返送してもらったりするなどのタイムロスが生じます。従来の働き方であれば、このようなタイムロスは気にならないかもしれませんが、テレワークが進んでいる現状では、ハンコ文化による紙のやり取りは業務のスピード感を失い、円滑な業務進行の弊害になってしまうのです。

ハンコ文化をなくすメリット

テレワークに移行したことによってハンコ文化の弊害が浮き彫りになってきました。
ですが、ハンコ文化の弊害はテレワークだから生じているというわけではありません。

つまり、テレワークから通常の働き方に戻る、テレワークができないような仕事であってもハンコ文化をなくすことにはメリットがあります。

ハンコ文化をなくすことで企業にどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。

テレワークなど多様な働き方の実現

ハンコの押印がなくなれば、出社する理由がなくなり、テレワークなどの柔軟な働き方が実現できる企業も多いです。

また、ハンコ文化をなくすことで余計な書類の確認や保管・管理をおこなう必要性がなくなります。働く場所にとらわれずに確認や承認のオンライン化がしやすくなり、テレワークなどの多様な働き方の導入もスムーズに進められるでしょう。

無駄をなくして業務効率化

ハンコ文化をなくすことは、無駄な手間が減り、業務効率化にもつながります。

押印をしてもらうために承認者を待つ、押印をするために出勤するなどに費やす時間は、やりようによっては削減可能な時間ともいえますし、押印するために付随する作業や業務も生まれてしまいます。

書類の印刷や製本、印鑑の管理など、ハンコにまつわる業務がなくなれば、本質的な業務に使える時間が増え、社員の生産性も向上します。
仕事の承認を得るまでの時間も圧倒的に短くなるので、プロジェクトを進めるスピードも速くなり、無駄が減って業務効率化につながっていくでしょう。

ペーパーレス化

ハンコ文化を見直せば、ハンコのための書類を用意しなくて済むのでペーパーレス化も進められます。
どうしても意思決定の証拠としてハンコが必要な書類があったときには、チャットツールなど複数人でファイルを閲覧できる環境を整え、電子印鑑を用意すれば業務に差し支えることはないでしょう。

ペーパーレス化が進めば、保管や管理業務など生産性のない仕事がなくなるのはもちろん、印刷代や印刷機のリース料、紙代など大幅なコスト削減にも着手できます。

脱ハンコのために必要なシステム導入

ハンコをなくすには、ハンコが今担っている役割を、より効率的な方法で実現できるシステムの導入を進めましょう。

脱ハンコのためにどのようなシステムの導入が必要なのかを紹介します。

電子契約システム導入

社内であれば比較的スムーズに脱ハンコがおこなえますが、取引先との契約締結にはハンコが必要と思っている方も多いかもしれません。実は、システムを導入すれば取引先との契約締結も脱ハンコが可能です。

社外との契約で必要となるハンコの代わりとなるが電子契約システムです。電子契約システムを使えば、作成した書類をインターネット経由で契約先に送信し、双方で電子文書に電子署名を付与することで合意が証明されるので、契約を締結できます。

電子契約は、電子署名法やIT書面一括法などの法律が適用されるので法的な効力が認められています。ただし、契約内容によっては書面による契約しか認められていないものもあるため、電子契約をする場合は事前に必ず確認をしましょう。

ワークフローシステムの導入

ハンコが必要となる社内稟議は、ワークフローシステムで脱ハンコを実現できます。ワークフローシステムには申請フォームがあり、そのフォームのフォーマットにそって入力し、申請をすれば、規定の承認ルートで承認依頼を関係部署に自動的に送れます。承認は、承認者がシステム上で処理をおこない、どの部署の誰が、いつ承認したのかという記録も残るのでトラブルになることもありません。

申請データは、サーバーやクラウドに保管されますから、必要なときにいつでも閲覧できます。ワークフローシステムを導入すれば、社内の細かい稟議案件で出社する必要もないので、社内における脱ハンコには欠かせないシステムといえるでしょう。

ハンコ文化を見直して無駄をなくそう

ハンコ文化を無駄だと感じていたとしても、社内の当たり前になってしまった習慣を変えるのは難しいものです。
ハンコをなくすためにはシステムを導入などコストもかかるので、必要性を感じていても後回しにしているかもしれません。

しかし、ハンコ文化を継承しつづけたとしても、押印に関する業務負担が続くだけで、生産性は上がらず業務効率もアップできないことは明白です。

脱ハンコを進めている企業は増えていますので、足並みをそろえることで脱ハンコによる恩恵をより受けやすくなります。また、脱ハンコにともなってワークフローのデジタル化を進めれば、ペーパーレス化によるコスト削減や生産性の向上などのメリットも得られるでしょう。

脱ハンコやデジタル化は業務効率を高める身近な対策となるので、ハンコ文化からの脱却に向けたシステム導入を検討してみてください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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