タスク管理は紙とデジタルどっち？業務効率化にタスク管理を見直そう

タスク管理を適切にすることで、業務効率を高め、周りとの情報共有を円滑にすることができます。

業務効率化を実現するためにタスク管理が重要だとわかっていても、どのような粒度でタスク化すればいいか、優先順位をどうつけるのか、たくさんあるタスクの管理や整理をどのようにするのがいいのか、悩んでいるビジネスパーソンもいるのではないでしょうか。

「紙を使う方法」と「デジタルツールを使う方法」大きく分けて2つのタスク管理の方法と紙のタスク管理とデジタルのタスク管理のメリット・デメリットも紹介します。

タスク管理が適切におこなわれていて業務効率化につながっているか改めて見直してみましょう。

タスク管理を紙でする方法とは？

紙を使ったタスク管理はアナログな手法ですが、もっともシンプルではじめやすい方法といえます。ノートやスケジュール帳、付箋などを使うのが一般的です。

タスクを洗いだして紙に書き、完了したものから消したり、チェックをつけたりして管理をおこないます。

付箋を使ったタスク管理方法

付箋を使った管理方法は付箋にタスクを書き出し、優先度の高いものからスケジュール帳やカレンダーなどに貼り付けます。

付箋であれば、必要な場合はPCやデスクなど、仕事中に目につきやすい箇所に貼り付けることもできるので、タスク漏れを防げます。

タスクを共有する場合は、チーム全員のタスク付箋を用意し、共通のホワイトボードに貼り付けたりして管理するなどが考えられます。

そうすることで、誰が今何をやっているのかが見える化し、お互い連携して仕事をやりやすくなります。

ToDoノートを使ったタスク管理方法

ToDoノートとは、名前のとおりタスク管理をするためのノートです。

チェックボックスと日付・タスク・納期などの項目を作り、内容を書き込んでいきます。

ToDoノートは自分に必要な項目を追加できますし、一目でタスクの進捗がわかりますが、ほかの人とタスクや進捗を共有することは難しいので、個人的なタスク管理に使うのが一般的です。

バレットジャーナルを使ったタスク管理方法

バレットジャーナルは、ノートによる管理法をバージョンアップしたタスク管理方法です。

アメリカのライダー・キャロル氏によって考案された思考の整理方法で、独自の記入方法があります。

「ラピッドロギング（迅速な記録法）」と呼ばれる記述方法を使い、タスク・アイデア・特記事項・イベントなど、内容に即したマークをつけることで、内容がより早く的確に整理・管理できるようになります。

仕事だけでなく、日常生活の記録や管理のためにも幅広く使えるもので、月/週/日の予定を箇条書きで書き出し、思考の整理や計画を行うことができます。

簡単にいえば、ノートを使って自分が思うようにタスク管理をする方法ですので、個人的な管理や整理などのために利用するのが適しているといえるでしょう。

タスク管理を紙でするメリット

紙を使ったタスク管理は、アナログ過ぎるイメージがあるかもしれませんが、紙文化が根強い企業も多くIT化が進んでいない場合は紙でタスク管理をする必要性やメリットがあります。

• 間違って削除したり保存に失敗したりするリスクがない
• 手書きで記入すると記憶に残りやすい
• デジタル環境が整っていなくても使える
• 俯瞰しやすいのでタスク全体を簡単に把握できる

ノートや手帳に書き込むというのは難しいことではないので、使い慣れているというのもメリットといえるでしょう。

タスク管理を紙でするデメリット

紙でのタスク管理はシンプルに行えるものではありますが、汎用性に乏しい、また結局は自分の記憶に頼らないといけない部分も多く出てきてしまいます。

• 紛失するリスクがある
• チームやグループで情報共有しにくい方法もある
• どこかに置き忘れたり、持ってくるのを忘れたりすると仕事にならない
• 書き直すのが大変なのでタスクの変更があると編集に時間がかかる
• 記入を忘れてしまう可能性がある

アナログな紙のタスク管理ならではのデメリットですが、やはり仕事に支障をきたす可能性があるのであれば、紙ベースだけの管理はリスクが高いといえるでしょう。

デジタルのタスク管理方法とは？

デジタルのタスク管理とは、タスク管理ツールや表作成ソフトを使った管理方法です。

タスク管理ツールであれば、最初からタスク管理に必要なインターフェースが組み込まれているので、導入したその日から活用できます。

エクセルのような表計算ソフトの場合は、タスク内容・期限・完了日・進捗状況などのインターフェースを、自分で作成しなくてはいけません。

手間はかかりますが自分で好きなように作成できますし、色わけや罫線などで区別すると、わかりやすくカスタマイズできるでしょう。

デジタルでのタスク管理は、アクセス権限を与えればグループでの共有もできるので、プロジェクトなどチーム単位でタスクをおこなうときにも便利です。

デジタルのタスク管理ツールのメリット

デジタルのタスク管理ツールにはメリットが多く、以下の５つが挙げられます。

• インターネットさえあれば、いつでもどこからでもタスク管理ができる
• グループでの情報共有が簡単にできる
• タスクの追加、削除、編集が簡単
• 検索性が高く、整理もしやすい
• タスクの進捗状況が一目でわかる

タスク管理ツールによっては、リマインダー機能や通知機能などが搭載されているものもあり、アナログなタスク管理よりもスピーディかつ無駄なくタスクを管理できるのがメリットです。

デジタルのタスク管理ツールのデメリット

使いこなせるようになれば、ほぼデメリットはないといえるデジタルのタスク管理ですが、環境や人によってはデメリットを感じることもあります。

• 使いこなせるまでに時間がかかることがある
• 編集や更新をし忘れるとグループ内で間違った情報が共有されてしまう
• スマートフォンやPCが必要

デメリットはあるものの、紙の管理と比べるとデジタル管理のほうがデメリットは少なく、効率も良いため、デジタルでのタスク管理を試してみるのも良いでしょう。

タスク管理で業務効率化を目指すならChatwork

タスク管理は紙であってもデジタルであってもさまざまな方法があります。

管理しやすい方法やプロジェクトのスタイルに合っている方法で選び、業務効率化につながる最適なものを見つけることが重要です。

Chatworkのタスク管理機能であれば、タスクの追加や削除、編集はもちろん、同僚とのタスクの共有なども簡単です。

また、チャットと連携しているので、チャットで依頼された内容を個人のタスクとして管理したり、同僚への依頼をタスクとして渡したりすることも可能です。

個人のタスク管理からグループ内でのタスク管理まで一括しておこなえますので、Chatworkのタスク管理機能を検討してみてはいかがでしょうか。

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