稟議システムの電子化で業務はどう変わる?導入のメリット

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稟議とは、ある企業や団体にて、導入したい対象の説明を書類に起こし、承認を受けることをいいます。稟議は、複数人の間で順に承認が行われるもので、このとき回覧される書類のことは「稟議書」と呼ばれています。[※1]

これまで稟議書は、手書きもしくは文書作成ツールで作成し、それを印刷したものを承認者が順に回覧する、という方式が一般的でした。しかし近年は、これを電子化をする企業が増えています。稟議書や稟議の承認システムをを電子化するメリットについて説明します。

稟議書とは

稟議書には、プロジェクトの進行や予算決定など組織内で合意が必要な案件について、その内容が記載されています。

稟議書は、申請者、つまり稟議を作成した人以外の承認者に読まれることが前提であるため、内容の理解を助けるために一定のフォーマットが決まっているのが一般的です。

稟議書を電子化するメリット

そんな稟議書ですが、紙をもちいる場合、課題がいくつかあります。そこで広まったのが稟議の電子化です。稟議の電子化は、稟議書そのものを電子化し、作成や保管に紙をもちいないことを意味する場合と、稟議書はもちろん承認システムを含めて稟議システムを電子化することを意味する場合の二つがあります。

作成にかかる時間を短縮できる

まず、稟議書そのものを電子化する場合のメリットを説明します。

稟議書を電子化は作成や管理をPC上で完結することができるようにすることを意味します。稟議書を紙で管理する場合と比較し、過去に作成したものの検索が容易になるため、関連する稟議書をもとに新しい稟議書を作成することが容易にできます。

また、紙に手書きで記入することで稟議書を作成していた場合、書き損じをしてしまったときは訂正印や印刷のしなおしなど、多くの手間が発生していました。PC上で作成できるようになれば、ボタンひとつで内容を書き直すことができます。これまで作成にかかっていた時間を大幅に短縮することができるのです。

さらに、あらかじめ決められたフォーマットに沿って作成することの多い稟議書ですが、 稟議に必要な情報は将来にわたり不変とは限りません。必要な情報が変わったときには、フォーマットの変更が生じます。このとき、フォーマットが紙で保管されていたり、ばらばらの場所で保管されていたりすると、修正に多大な時間が必要です。差し替え作業で抜け漏れが生じた場合は、移行がスムーズにいかない可能性もあります。

稟議書を電子化し、管理を一ヶ所でおこなうようにすれば、フォーマットも集約されます。こうすると、修正は一ヶ所で完了するため、従来よりも短い時間で確実に移行をすることが可能です。

印刷や管理にかかるコストを削減できる

稟議書を紙で作成する場合は、内容次第で複数枚作成したり、何枚もコピーしなければなりません。さらに、作成したものを承認者に回付する際は、手渡しのためにスケジュール調整をするなど無駄な労力が発生します。

電子化をすれば、印刷やスケジュール調整のために必要だった費用や労力を簡単に削減することができます。

監査にスムーズに対応できる

内部や外部の監査では、稟議書も監査対象です。監査のためにも、承認や決裁に使用した書類は数年間保管されなければなりません。しかし、紙で稟議をおこなえば保管場所が必要です。さらに会社設立から年月が経つと、保管が必要な稟議書はどんどん増えていきます。これらにかかる管理コストは無視することができません。

また監査に際し、膨大な書類の中から1つの書類を探し出さなければならない場面もありえます。

電子化をしておけば、過去の稟議書もPC上を検索するだけで目的のものにたどり着くことができます。監査のスムーズな対応ができるといえるでしょう。

稟議システムの電子化で得られるメリット

次に、稟議の承認フローを電子化する稟議システムのメリットを説明します。稟議システムは、権限を持ったひとりひとりから承認を得て、次の承認者へ回付をする作業をオンライン上で完結させるシステムです。

承認漏れや回付忘れを防止できる

組織が大きくなるにしたがい、稟議は全体として承認を得るまでに多くの責任者の承認印が必要となる傾向にあります。しかし、複数の承認ステップを同時に進めることはできません。自身の承認と次の承認者へ回付する作業が滞ると、全体の承認もたちまち遅れてしまいます。

しかし、責任者の机の上に稟議書を置いておいたり、メールで送付している場合、ほかの書類に紛れてしまうことは少なくありません。稟議システムでは、稟議書が到着したことを自動で承認者に通知したり、稟議書と他の書類とを明確に分けて管理することが可能です。こうして、承認者が承認を忘れてしまったり、稟議書が他の書類にまぎれてしまうといった事態を防ぐことができます。

承認そのものにかかる時間や労力を削減できる

稟議を承認にかかる工数を最小限にできる点も、稟議システムの利点です。承認者が稟議を承認する場合には、紙であれば承認を示すための印鑑を押すために、印鑑や捺印マット、朱肉などを用意する必要がありました。さらに次の承認者へ回付するために、郵送やメール作成などの手間が生じます。

稟議システム上では、ワンクリックで承認印を押印できる機能が搭載されているのが一般的です。次の承認者への回付も、あらかじめ承認ルートを登録していれば、当人が「承認」ボタンを押しただけで自動で回付されます。

承認と回付が簡単にできることで、滞りがちだった承認作業をスムーズに完結することが可能です。

稟議システムを選ぶポイント

新たにシステムを導入する場合、自社の問題を解決してくれる機能が搭載されているシステムを選ぶのが大前提です。しかし、システムによって機能が異なるのでひとつに絞るのは難しいかもしれません。

稟議システムは、多くの社員が使う可能性のあるシステムです。そのため、誰にとって使いやすくなければ導入しても意味がありません。便利な機能がたくさん搭載されていることも大切ですが、なるべく分かりやすくシンプルなものを選ぶようにしましょう。

稟議を電子化しビジネスのスピードをあげよう

稟議は、どの企業でもおこなっている重要な業務のひとつです。一方で、書面の作成や回付、保管などをおこなう間に無駄が生じやすい作業でもあります。

稟議書や稟議システムの電子化によって、無駄を省き、効率よく実施できるよう工夫をしましょう。

また稟議のスピードと確実性を上げるためには、稟議に欠かせないコミュニケーションを効率化することも重要です。ビジネスにおけるコミュニケーション手段として、ビジネスチャットの利用もおすすめします。ビジネスチャットは、チャット形式のやり取りをおこなうことができるだけではなく、ファイル共有やWeb会議など、ビジネスに必要な機能がそろっています。

中でもChatworkは、稟議システムXpointと連携をすることができるビジネスチャットです。承認依頼や差し戻し、督促通知などの連絡がグループチャットでできるようになります。ChatworkとXpointとの連携について、詳細は以下を確認してください。

▶︎サービス連携ガイド:X-point

[※1] 参照:稟議とは?決裁との違い | 稟議書作成・承認まで仕組み化できるワークフローシステムも - ワークフローシステム | ボクシルマガジン https://boxil.jp/mag/a83/

業務効率化の方法を検討中の方におすすめの資料

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このお役立ち資料では業務を効率化したいが「何から手をつければ良いかわからない」という方向けに、業務効率化のタイプを分類し業務別の効率化モデルを紹介した資料です。

巻末には、おすすめの業務効率化ツール一覧も掲示しております。

  • 「業務効率化」とは何か
  • リスクを取らない社内思考
  • 業務効率化モデル

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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