タスク管理とは?仕事におけるタスク管理の重要性を解説!

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タスク管理は、仕事を効率的に進めたり、チームに与えられた課題をスムーズに解決するための方法のひとつです。タスク管理によって、作業時間を短縮できるだけでなく、業務品質の向上やチームのモチベーションアップも期待できるでしょう。

業務効率化やチームマネジメントの活用できるタスク管理の概要や効果、具体的な方法について解説します。

タスク管理とは?

タスク管理とは、それぞれのタスクを誰に割り振るかを考えたり、進捗状況を確認したりすることです。

そもそもタスクとは、大きな仕事を小さな作業に分解したもので、どのように分解するか、どの程度分解するかは、企業やプロジェクトによって異なります。

自分に割り振られた複数のタスクに優先順位を付けることや作業をToDoリストに記載することなどもタスク管理といえます。

つまり、業務を分担しマネジメントすることや自分がやるべき業務を区切って管理することなどをタスク管理と考えてよいでしょう。

タスク管理の必要性を3つのポイントで解説

なぜタスク管理は必要なのでしょうか。業務を進めるうえでタスク管理の必要性を、3つのポイントで解説しますのでチェックしてみてください。

複数の作業を忘れずにこなせる

タスク管理は、ひとりで複数の作業を同時に進めるときに役立ちます。
一度にたくさんのタスクを割り振られると、作業するのを忘れて漏れてしまう可能性もあるでしょう。

割り当てられた作業をしっかりと管理しておくことで、抜けや漏れがなくなり、すべての作業を完了させられます。それぞれのタスクの期限も管理しておけば、納期に間に合わないといったミスも防げるでしょう。

仕事の全貌を把握しやすくなる

タスク管理をおこなえば、仕事の全貌を把握しやすいでしょう。与えられた仕事が大きすぎると、どこから手をつけてよいのか、具体的にどのような作業をすればよいのか、わかりにくいケースもあります。

タスク管理によって大きな仕事を小さな作業に分解すれば、実際にやるべき作業やどの程度の時間がかかりそうかを把握できます。優先順位を付けて作業することも可能なため、効率的に仕事を進められるでしょう。

マネジメントにも役立つ

タスク管理は、自分の仕事を管理するときだけでなく、チーム全体をマネジメントする際にも役立ちます。

タスクごとに担当者を決めておけば、それぞれの進捗状況の確認や全体のスケジュール管理もスムーズに進むでしょう。

重要度の高いタスクを重点的に管理したり、遅れているタスクの担当者に対して指示を出したり、臨機応変な対応ができます。納期を守ることや品質アップにもつながるため、顧客満足度の向上や社内での評価が上がることも期待できます。

タスク管理をおこなうことの3つの効果

タスク管理をおこなうことで、残業時間の削減、集中力のアップ、チームのモチベーションアップといった効果が期待できます。それぞれの効果について詳しく見ていきましょう。

残業時間の短縮につながる

タスク管理をおこなうことで、与えられた仕事を効率的にこなせるため、残業時間の短縮につながるでしょう。

タスク管理によって作業の優先順位や重要度を把握しておけば、今日必ずやるべきタスクと明日でもよいタスクを判別できるため、無駄な残業の発生を減らせます。

社員個人としてはストレスの軽減につながりますし、会社としては残業代を削減できるというメリットを得られます。

仕事への集中力が高まる

仕事への集中力が高まることも、タスク管理によって得られる効果のひとつです。

タスク管理をおこない、やるべき作業を書き出しておけば、いちいち覚えておく必要がありません。覚えておくという無駄な力を使わなくてよいため、現在進めているタスクへの集中力が高まり、作業の質の向上や作業時間の短縮、品質アップなども期待できます。

チームのモチベーションアップにつながる

それぞれのタスクの進捗状況をお互いに共有すれば、メンバーからの協力を得られやすくなり、チーム全体のモチベーションが上がることも期待できます。

自分のタスクが終わらないとほかのメンバーのタスクが着手できない、といったケースもあるため、作業を見える化して、メンバー同士の状況を常に共有し、何か問題があった場合にすぐに協力できる体制を作っておくことは、チームマネジメントにおいてとても重要です。

また、タスクが見える化していることでタスクの偏りも防げますし、手が空いてる人が他の人のタスクの進みが悪い場合に協力するなどのチームワーク向上にもつながるでしょう。

タスク管理をおこなう3つの方法

実際にタスク管理をおこなううえでは、手書きで作業を書いておく、表計算ソフトを活用する、専用のタスク管理ツールを導入する、といった方法が挙げられます。それぞれの方法について詳しく見ていきましょう。

手書きで作業を書き出す

手書きで作業を書き出すことは、タスク管理の方法のひとつです。

  • ノートに書き出す
  • ToDoリストを作る
  • 付箋に書いて貼っておく

などの方法があります。

優先順位の番号を付けたり、重要度の高いタスクを赤字にしたりすると管理しやすいでしょう。完了したタスクについては、二重線で消したり、付箋を剥がしたりすることで簡単に管理できます。

チーム全体でタスク管理をする場合は、タスクを付箋に書いて壁に貼っておくとよいでしょう。

表計算ソフトなどでリストを作成する

表計算ソフトなどを使って作業リストを作成しておくのも、有効なタスク管理方法です。

表計算ソフトをうまく活用すれば、それぞれのタスクの内容や期限、進捗状況などを的確に把握できるでしょう。簡単に消したり追記したりできるため、タスクの追加や完了したタスクの削除にも手間がかかりません。

作成したリストは、メンバー全員が閲覧できるよう共有フォルダなどに保存しておくのがおすすめです。

専用のタスク管理ツールを活用する

専用のタスク管理ツールの導入を検討してもよいでしょう。

専用の管理ツールを使えば、複雑な工程表やメンバーが多くて管理が難しいプロジェクトの進捗表なども作成できます。

さまざまな機能のあるツールがリリースされていますが、費用や特徴はそれぞれ異なるため、しっかりと比較したうえで導入することが大切です。

Chatworkのタスク管理機能が有効!

タスク管理の概要や効果、方法などについて解説しました。適切なタスク管理をおこなうことによって、作業の優先順位が付けられる、忘れずに作業を完了させられる、といった効果が期待できます。

簡単にタスク管理ができるツールを導入したい場合は、Chatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

Chatworkはチャット機能だけでなくタスク管理機能が付いているのも大きな特徴です。自分やメンバーにタスクを振り分けて簡単に管理することができます。

また、Chatworkは、プロジェクトメンバーやクライアントと気軽な連絡ができるコミュニケーションツールです。文章による連絡だけでなく、ビデオ通話や音声通話、ファイルの送受信なども簡単にできます。

仕事の効率アップや残業時間の短縮に活用できる機能がありますので、ぜひご検討ください。

業務効率化の方法を検討中の方におすすめの資料

業務効率化ツール一覧

このお役立ち資料では業務を効率化したいが「何から手をつければ良いかわからない」という方向けに、業務効率化のタイプを分類し業務別の効率化モデルを紹介した資料です。

巻末には、おすすめの業務効率化ツール一覧も掲示しております。

  • 「業務効率化」とは何か
  • リスクを取らない社内思考
  • 業務効率化モデル

なども解説します。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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