メールチェックは時間の無駄?メールチェックの効率化を考えよう

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会社の上司や同僚、取引先の方との仕事上のやり取りをメールでおこなうことは多く、1日のなかでメールのやり取りには多くの時間が割かれています。

メールのやり取りは、あくまでも仕事を円滑に進めるための手段のひとつですので、メールのやり取りを効率的におこなって仕事の生産性を下げないようにしなければなりません。

メールチェックを効率的におこなう方法やメールチェックに時間がかかることによるデメリットについて解説します。

メールチェックの時間の平均は77分

仕事でメールのやり取りをすることは多いと思いますが、メールチェックにかかる時間は意外と長いものです。

アドビ システムズが2019年におこなった電子メール利用実態調査「2019 Consumer Email Survey」の結果によると、日本人が仕事関連のメールをチェックする時間は平日平均で77分だったそうです。[※1]

つまり、仕事をしているなかで1時間以上をメールチェックに割いていることになります。

ちなみにこの調査は日本以外にもアメリカ・フランス・インドなど計7カ国でおこなわれましたが、日本がメールチェックにかける時間は7ヵ国中一番短く、もっともメールチェックに時間をかけるインドでは334分、つまり約5時間半をメールチェックに割いていました。[※2]

7ヵ国の平均でも平日3時間以上の時間をメールチェックに割いており、日本人がメールチェックにかける時間が比較的短いと感じるかもしれませんが、他国ではテレワークなどの働き方が進んでおり、仕事でのやり取りでメールを活用する機会が日本以上に多いという背景があると考えられます。

日本でもテレワークや在宅勤務という働き方が普及し始めてきているので、メールチェックにかける時間は今以上に長くなることが想定されます。

仕事の生産性を下げないためにも、メールチェックを効率的におこなうことを心がけなければなりません。

メールチェックを効率化する5つの方法

メールチェックを効率的におこなうためには、以下に挙げるようなポイントを意識することが重要です。

  1. メールをチェックする時間を決めておく
  2. メールの通知設定をオフにしておく
  3. メールのフォルダ分けを有効活用する
  4. 読んだらすぐに返信する
  5. テンプレートや辞書登録を有効活用する

それぞれのポイントについて、説明します。

メールをチェックする時間を決めておく

メールが来るたびに作業の手を止めてメールの確認および返信をするのは、非常に効率が悪いです。

1日のなかでメールをチェックする時間をあらかじめ決めておき、その時間に届いているメールをまとめてチェックすることで、メールチェック自体が効率的になり、ほかの作業を妨げることもなくなるでしょう。

メールの頻度によって、メールチェックをおこなう回数を考えるのは自由ですが、出社直後と退社前は必ずメールチェックをおこなうようにしましょう。

とくに退社前のメールチェックは、その日に届いたメールをその日のうちに処理するという意味で非常に重要です。

メールの通知設定をオフにしておく

メールの通知設定はオフにしておくことで手が止まるのを防げます。

メールチェックをおこなう時間をあらかじめ決めておいたとしても、メールボックスにメールが届くたびにポップアップやバイブレーションで通知が来るような設定だと、集中して業務に取り組めない場合があるからです。

できる限り早くメールに対応すべき相手や取引先がいる場合は、個別設定を利用して通知設定のオン・オフを切り替えるようにするとよいでしょう。

メールのフォルダ分けを有効活用する

メールチェックを効率的におこなうためにはメールのフォルダ分けが有効なケースも多くあります。

メールの通知設定の項目でも少し触れましたが、届くメールにはできるだけ早く対応すべきものもあれば、時間があるときに確認すればよいものもあります。

ただ、メールチェックの時間に数多くのメールのなかから優先的に対応すべきメールを探し出すのは、なかなか困難です。フォルダを優先順位ごとにラベリングしておき、優先順位の高いフォルダに入ったメールから順に対応していくようにすれば、メールチェックがスムーズになるでしょう。

読んだらすぐに返信する

メールは確認したときにすぐに返信をおこなうようにしましょう。

届いているメールすべてに目を通してからあらためて返信すると、返信のためにもう一度同じメールに目を通すことになるので、余計に時間がかかってしまいます。

メールの数によっては最初に確認したメールと最後に確認したメールでは、返信するタイミングがずれる可能性も高いので、優先的に対応すべきメールから確認することが重要です。

すぐには回答できないような内容のメールでも、その趣旨や確認が必要であることを送っておきましょう。返信をすることでメールを確認したことが相手にも伝わりトラブルや確認漏れを防ぐことにもつながります。

テンプレートや辞書登録を有効活用する

メールチェックではメールを確認だけでなく、返信にも時間がかかります。

メールチェックの効率化を考えるうえでは、メール返信に割く時間を減らす工夫も重要です。見積書や請求書を送付する際の文言やよく使う表現は、テンプレートや辞書登録を利用して簡単に挿入や変換できるようにしておきましょう。

文章全文を手打ちするのとテンプレートで自動化するのでは労力がまったく違います。

メールチェックに時間を割きすぎると生産性が落ちてしまう

メールでのやり取りや情報交換は仕事を円滑に進めるために重要です。しかし、メールのやり取りはあくまでも仕事の手段であることを忘れてはいけません。

メールチェックに時間がかかりすぎてしまうと、本来おこなわなければならないことがおろそかになり、生産性が下がる可能性があります。また、メールチェックに時間がかかるということは、メールを送った相手からすればなかなか返信が来ないということでもあります。

届いたメールにはすぐに返信すべきという考えは、ビジネスの世界では常識的な考え方です。メールの返信が遅いと「仕事ができない」というレッテルを貼られてしまう可能性もあります。

メールチェックを効率化し、生産性の維持や周囲の評価を落とさないように気をつけましょう。

メールチェックが手間ならビジネスチャットに移行

メールはビジネスにおいて非常に重要なツールでが、メールの確認に時間がかかりすぎて仕事の生産性が下がるのであれば、本末転倒です。

メールチェックが手間なのであれば、仕事上のやり取りにChatworkのようなビジネスチャットを活用するのもひとつの方法です。

メールのチェックや管理に手間を感じている場合は、ぜひChatworkへの移行を検討してみてください。

[※1][※2]
セールスジン:日本人が仕事関連のメールをチェックする時間は平日平均77分 7ヵ国中最短に
https://saleszine.jp/news/detail/887

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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