IT化が遅れている業界や中小企業がIT化を進めるためには？

働き方改革への対応、残業削減や生産性向上、人材不足などの取り組みや課題に対してIT化を進めることは重要です。

IT化の重要性や必要性を理解していても、IT化が遅れている業界や進められていない中小企業もあります。

なぜIT化が遅れている業界や中小企業が出てきてしまうのかの原因やIT化の進め方について考えていきましょう。

IT化の遅れには原因がある

IT化が遅れるもっとも大きな原因に、「IT化に対する無理解」があるのではないでしょうか。

現場の社員や上層部が、IT化によるメリットに無理解なため、IT化を率先して進めるという気風が生まれにくいでしょう。

IT活用によるメリットを知っていれば、率先してIT化を進めるはずですが、現状を変えたくないという考えがIT化の推進を阻むこともあるでしょう。

業務システムや業務フローを変えることで、作業のミスが発生したり品質が落ちることはないか、と現状維持がもっとも安全と考えてしまいがちです。

リモートワークやテレワークの推進、働き方改革による業務効率化の必要性、IT化が進む企業との格差などが考えられる状況であっても、IT化推進意欲が低いのは、理解の不足と受容性の不足が原因ではないでしょうか。

IT化が遅れている業界は？

中小企業庁が平成29年にまとめたデータによると、IT化が遅れている主な業界は以下の業界です。［※1］

• 医療
• 介護業界
• 飲食業
• 小売業

医療業界では、特にグループウェアや電子文書の導入の遅れが見られます。
電子カルテの普及など、医療業界ではIT化が進んでいるようなイメージですが、手書きのカルテを使っている、患者や入所者の情報が紙ベースで管理されているなど、IT化の遅れが指摘されています。
医療・介護業界ではあつかうデータが個人情報のため、管理が難しいといった点が問題といえるでしょう。
飲食業や小売業でのグループウェアや電子文書導入の遅れも目立ちます。
これらの業界では人手不足が深刻なため、IT化に対応する人員を割けない可能性があります。

中小企業のIT化が遅れている理由は？

IT化が遅れている多くの中小企業の原因は以下のようなものが考えられるでしょう。

• 人手不足
• 資金不足
• 知識不足

中小企業の多くは、慢性的な人手不足に悩んでいます。

そのため、普段の業務をおこなうだけで精いっぱいであり、IT化を検討する余裕などない、と判断してしまうのかもしれません。

IT化を進めるためには、PC類やネットワーク環境などを整備する担当者が必要ですが人手不足のため、担当者を配置すること自体が難しいといえます。

担当者が人手不足で配置できないからといって新しい人材も簡単に獲得できるわけではありません。

また、社員の人数分のPCやタブレット、ネットワーク環境、ソフトウェアなどIT化に向けて設備投資が必要ですが、資金の余裕がないことで人材や機器への、IT投資がおこなえていないという面もあるでしょう。

必要な機器や担当者を配置したとしても、IT化の過程では、自社に適しているシステムの選定、PCやネットワーク環境のセットアップ、ソフトウェアのインストールなどの知識が伴う作業が必要です。

しかし、ITの知識や経験がある社員がいない限り、社員に必要なスキルを習得させ、人材を育成することから始めなければならず、成果をあげるまでには時間がかかるでしょう。

IT化が遅れている業界や中小企業のIT化の進め方

IT化が遅れている企業は、IT化しやすいと考えられるところや身近な業務から手をつけていきましょう。

全社員にPCを貸与する、業務システムを刷新するなど、いきなり多くの社員の業務オペレーションが変わるようなことをおこなうと現場で働く社員にも混乱が生じます。

まずは対応しやすい規模や対応しやすい業務の洗い出しや設定をおこない、IT化を進める適用範囲を限定しましょう。

部分的にIT化を導入してみる

たとえば、PCを社員に貸与するとしても、IT化に適応しやすい部署や社員を選び、対応するのがよいでしょう。

また、業務もIT化しやすい事務作業などの業務から着手するようにします。

部分的にIT化を進めることで費用も抑えられますし、IT化に対する準備や教育コストも少なく済みます。

限定したIT化が成功した場合は、先にIT化をおこなっていた部署や社員は指導する立場にもなれますし、前例があることで課題や改善点も考えやすくなるので、全社的なIT化に向けても動きやすくなるでしょう。

簡単に利用や導入できるツールやシステムを選ぶ

いきなり大規模なITシステムを導入するのもおすすめできません。

業務システムや業務フロー、作業内容を大きく変えることがIT化には必要ですが、対応を間違えると、作業ミスの発生や品質の低下など、リスクが発生してしまうこともあるからです。

また、大規模システムを導入するためには多大な資金の投入が必要になり、失敗した場合、損害が大きくなりやすくなります。

そのため、最初はかんたんに導入できるツールなどを利用し、最小限のコストと手間で最大限の効果を得る方法を考えましょう。

IT化への課題改善を繰り返す

IT化に慣れない最初のうちは、さまざまな問題が起きるかもしれません。

また、IT化への準備や移行中に新しい課題や導入を妨げるような問題にぶつかることもあるでしょう。

移行するまでの期間やITシステムなどに切り替えた当初は、以前のほうがよかったと感じてしまうこともありますが、IT化をした後とする前をしっかりと比較できるようにする必要があります。

慣れた作業から不慣れな作業に切り替わる期間を考慮して、短絡的に判断をしないようにIT化に向けて動いていきましょう。

IT化はシステムを導入したり、ITシステムに切り替えるのがゴールではなくスタートです。IT化を始めてから改善を繰り返し、より効率的で生産性向上につながるように運用をすることが必要です。

Chatwork導入でIT化へ前進

中小企業がIT化を進めるなら、「Chatwork」の導入から始めてみてはいかがでしょうか。

Chatworkは無料で始められ、少人数などの限定した利用で試験的な導入にも適したプランが用意されています。

ビジネスチャット機能で知られるChatworkを利用することで、メールや紙ベースによる情報の漏れや情報共有の効率の悪さを改善できます。

また、業務フローにチャットツールを組み込むことで社内のコミュニケーションが効率よく進み、仕事の生産性向上につながるでしょう。

Chatworkにはチャット機能以外に、ファイル管理機能やタスク管理機能も利用できるため、効率のよい情報共有やプロジェクト管理が可能です。

IT戦略を見直している企業の経営者や管理職の方は、ぜひChatworkの導入をご検討してください。

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[※1]
平成29年3月　中小企業庁「中小企業・小規模事業者のIT利用の状況及び課題について」
https://www.chusho.meti.go.jp/koukai/kenkyukai/smartsme/2017/170329smartsme05.pdf