ペーパーレス会議が失敗してしまう原因と課題とは?

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会議のペーパーレス化をおこなうことで、資料の印刷や議事録の作成などの手間を削減できIT化にもつながります。

ペーパレス会議にすることでコスト削減や効率的な運用になることを理解していても、ペーパーレス会議がなかなか浸透しない、実施してみたが失敗したという企業も多いのではないでしょうか。

ペーパーレス会議が失敗してしまう原因と課題から、ペーパーレス会議を成功させる方法を考えていきましょう。

ペーパーレス会議が失敗する原因とは?

これまでの会議の在り方の是正やIT化の推進としてペーパーレス化をおこないますが、ペーパレス会議が失敗してしまう原因となる例にはどのようなものがあるのか見ていきましょう。

資料が見づらい

ペーパーレス会議をおこなう際には、プロジェクターで資料を映し出したり、データ化した資料や文書をPCやタブレットなどで見るという方法が一般的です。

プロジェクターをつかう場合、スクリーンが小さい、遠いなどの理由で、見にくいという問題が生じたり、PCやタブレットなどで資料を見る際でも、どの部分を指しているのかわかりづらく、会議が混乱するなどという場合もあるでしょう。

PCやタブレットの操作に不慣れであったり、わかりにくいという声が出ることで、結局は紙で印刷するなどを求められペーパレス会議が成立しなくなってしまいます。

機器を使いこなせていない

ペーパーレス会議を実施するためには、電子機器の使用が必要不可欠です。

しかし、それぞれの会議の規模にあった機器を選んでいない、機器の使い方がわからない、などの問題が発生します。

便利な機器であっても使いこなせていなければ意味はありません。

また、会議の主催者だけでなく参加者もペーパレス会議の場合はある程度の機器の操作などの理解が必要になることもあります。

会議の進行を機器が使いこなせないことで妨げてしまったり、会議前後の資料などの受け渡しもデータでやり取りするので機器が使いこなせていなければ、スムーズに進めることは難しいでしょう。

データや資料を印刷する人が出る

ペーパーレス会議なので印刷した資料をお渡ししません、と伝えられていた会議に、あらかじめ配布された資料を自分で印刷する人もいるようです。

自分の分は印刷して確保しておけば会議で見やすいと考え、各自が資料を印刷してしまうようになっては紙や印刷時間の無駄は減りません。

また、ペーパーレス化に伴ったIT化に苦手意識を抱いてしまって、PCなどの機器の操作に不安があるがゆえに、印刷をしているというのであればペーパレス会議以前にIT化も上手く進められていないともいえるでしょう。

ペーパーレス化が浸透しない

会社をあげてペーパーレス会議に取り組んだとしても、ペーパーレス化に対応するのは最初だけでいつの間にかもとに戻ってしまうという失敗もあるそうです。

当初はペーパーレス化の風潮が社内で強まっていたとしても、いつしか機器の設定や準備が面倒になり、紙で資料を印刷するもとの会議に戻ってしまうようです。

意識の低下であったり、社内でペーパーレス化やIT化が上手く浸透しなかったり、変化を嫌う風潮や意見などが生まれることで頓挫してなし崩し的に戻ってしまうなどはペーパーレス化を進めるうえで注意したい部分です。

ペーパーレス会議の課題とは?

ペーパレス会議の導入や運用を失敗しないためには、ペーパレス会議を進めるにあたっての課題の把握と解決が必要です。

ペーパーレス会議の浸透を妨げている可能性がある課題について、見ていきましょう。

適切なペーパーレス会議用機器の用意ができない

ペーパーレス会議をおこなうためには、ペーパーレス会議用の機器が必要です。

プロジェクターなどを用意する必要がある場合もありますし、タブレットやPCで資料を見るなら参加者も用意しなければなりません。

クラウドサービスや文書管理システムを導入して、紙媒体による運用を廃止するという方法もあります。

ペーパーレス会議をスムーズにおこなうためには、参加者の人数や会議室の規模、資料の形式や文字の大きさなどに適した機器を用意できないと、スムーズに会議を進められません。

また、機器や導入したシステムが多機能すぎてつかいこなせない、導入コストが高すぎるなどという場合もあります。

適切なペーパーレス会議に利用する機器やシステムを選ぶことが導入や運用をスムーズにおこなえるかに影響するので、機器やシステムを適切に選び出せるかどうかは大きな課題といえるでしょう。

ITの知識が不足している

ペーパーレス会議をスムーズにおこなうためには、社員もある程度のIT知識を持つ必要があります。

機器の設定や使用はもちろん、会議室の大きさや参加者数、資料の形式にあった機器の選定などをおこなうためには、ある程度のIT知識が必要です。

これまでペーパーレス会議を実施したことがない会社だと、機器の選定方法やつかい方がわかる従業員や担当者がいない、社員のIT知識が乏しいなどで先導役や教育してくれる人材がいないことで、IT化への対応が思うように進まない課題が生じる場合もあるでしょう。

ペーパーレス会議のメリットが理解できていない

ペーパーレス会議をおこなうと、次のようなメリットがありますが、メリットが社内に浸透していないとペーパーレス化が進みません。

  • 紙やインクなどのコスト削減
  • 業務効率化につながる
  • 情報のデータ化による検索性や共有の向上
  • セキュリティ対策の強化
  • 書類や紙媒体の保管スペース削減

このように多くの効果を得られるペーパーレス会議ですがメリットを理解していないまま進めてしまうと、ただデジタル化しただけで難しくなったと感じてしまい、思うように進まなくなるでしょう。
これまでの会議よりもペーパーレス会議にすることによって、どのようなメリットや効果があるかをまずは共通認識として持つことが大切です。

ペーパーレス会議の浸透が難しい

全社的にペーパーレス会議の導入をおこなったとしても、浸透させるには時間も必要です。また、根底には、慣れた紙での運用のほうが楽、という考えを持つ方も少なくないでしょう。

たしかに慣れた紙の資料を使った会議にメリットを感じてしまうのは無理もないかもしれませんが、電子化やペーパーレス会議の浸透を妨げるような考え方を持ってしまわないように、ペーパーレス会議の導入を進めていくことが必要です。

ペーパーレス会議の失敗や課題を解決するには?

ペーパーレス会議の失敗や課題を克服して、解決するためにはどうすればよいのでしょうか。

まずは実際に使ってみた時に、現場の社員が使いやすいと思える機器やサービスを再選定しましょう。

現状使っているPCやタブレットでも利用できるサービスやツールを選ぶのもいいかもしれません。

また、社員がIT機器やIT化に対応できなのであれば、研修などを通じた教育やマニュアルの整備をしましょう。

ペーパーレス会議のメリットを理解させることも、機器の使い方の教育と同時に進めていきたいものです。

ペーパーレス会議に移行する目的やメリットを明確にすることによって、社員も動きやすくなりますし、これまでの会議のほうがいいと変化を嫌う考えを持ちにくくなりますので、ペーパーレス会議が浸透するまでに根気強く取り組みやすくなるかもしれません。

ペーパーレス会議を成功させよう

ペーパーレス会議の失敗とはどのようなものか、課題にはどんなものがあるのか、という視点から、ペーパーレス会議が浸透しない課題を把握しておきましょう。

それぞれの職場で会議の形式や参加人数、資料の内容は違うでしょうし、生じる課題にも違いがあるはずです。

そのため、それぞれの職場に合ったペーパーレス会議用機材を用意し、会議の方法を模索する必要があるでしょう。
ペーパーレス会議がうまくいかないのには、必ず理由があります。

理由を突き止めて対策を打てば、自然とペーパーレス会議が浸透するようになるでしょう。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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