人事業務の効率化の方法とビジネスチャットを活用した人事業務効率化とは?

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目次

人事計画、採用、評価という会社の基盤を作りあげる人事業務の効率化を進めることで会社の人事基盤をより強化することができるでしょう。

どの人事業務も効率化やスピードが求められるものになので、効率的に進められていなければ会社全体の運営も鈍化してしまいます。

会社の発展を、人材を活用しておこなうのが目的の人事業務の効率化の方法や効率化によるメリットなどを見ていきましょう。

人事業務で効率化すべき業務とは?

人事業務は、人事計画、採用活動、評価業務が主な内容です。

どれも重要な業務ですが効率化を進めることは可能な業務であり、効率化の必要性も高い業務ともいえるでしょう。

とくに採用業務は効率化することで、迅速な人材確保につながり人事計画の進め方にも影響してきます。

人事計画は超中期の経営計画や戦略に影響してくる部分ですし、採用活動での新たな人材獲得の人数、評価業務での役職の設定や配置なども考慮しておこなわなければなりませんので採用業務の効率化が大きく影響してきます。

採用活動募集から内定までを効率的に進められるようにすることで、人材確保や教育、研修などを早くおこなうことができれば採用した人材を業務や組織に取り込みやすくなるでしょう。

また、他社への人材流出や内定辞退を防げる可能性も高くなるかもしれません。

評価業務は年度末など、会社の半期や1年を区切って社員の評価をおこなわなければならないので、必然的に評価をおこなうための作業期間が短くなりますし、各社員の評価を迅速に的確におこなう必要性があります。

人事の主な業務は、会社運営の速度や内容にも大きく影響するので効率的に進められるようにすることで大きな効果を生み出すでしょう。

人事業務の効率化の方法

人事業務の効率化を進めるために有効な4つの方法をご紹介します。

人事業務以外の業務の効率化にも有効なものもありますので、自社に適切な方法を選んでおこない、人事業務だけでなく全体の効率化につながるように考えていきましょう。

IT化を推進して環境を整える

IT化をおこなうことで会社全体の業務や運営にメリットをもたらしますので、人事業務の効率化にもIT化の推進は有効です。

採用活動や評価業務をIT化することで、情報収集や共有の手間、書類の用意などが大幅に軽減されるでしょう。

求人募集や採用管理はオンラインツールやシステムを利用することでスケジュール管理や応対をスムーズにおこなえますし、面接もオンラインを利用したリモート面接やWeb会議システムを利用することで、面接の準備の手間も少なく済みます。

IT化は初期投資や適切なサービスやシステムを選ぶ必要性、使いこなすまで多少時間が必要になる部分もありますが、IT化を推進することで人員を増やすことなく効率的に業務を進められる場合もあり多くのメリットがあります。

人事業務に限らずIT化の推進は会社を運営していく中で必要が迫られている部分もありますので、ITを人事業務の効率化から取り入れるといいかもしれません。

年間スケジュールを綿密に立てる

効率化に向けた準備段階では、まず綿密に年間スケジュールを立てることを意識しましょう。

事前に繁忙時を予測して、しっかりと人材や機材の準備を進めておくことにより、急な依頼にも余裕を持って対応する構造作りが可能です。

また、年間スケジュールを立てることによって、比較的余裕の生まれるタイミングも見つけられます。

社員の手が空きやすい時期や時間帯を見極めることで、繁忙期にはできなかった仕事をおこなうことも可能になるでしょう。

スケジュールを立てる際に、アラートなど通知機能や社員が自由に閲覧できるITツールなどで共有すると人事部がどのタイミングで何をしているかがわかるようになるので、依頼をする側も効率的に依頼を出せるようになるかもしれません。

スケジュールをしっかり立てて、タスクや進捗もIT化で見える化をおこなえばより効率的に業務を進めることができるでしょう。

業務フローを作成して属人化を解消

人事業務をおこなうには経験や専門的な知識が必要な場合もあり、特定の社員に依存してしまう状態になってしまうことがあります。

いわゆる属人化といわれる状態になると、特定の社員に業務が偏ってしまったり、不在時に対応できる人が誰もいないという状態になってしまい業務自体が進まないということも起こってしまいます。

ノウハウが共有されていない状態では、効率的に業務を進めることは難しいですし、退職してしまった場合に対応できなくなってしまうというリスクを抱えている状態であるともいえます。

属人化を解消するには、部署内でノウハウを共有し、業務フローやマニュアルなどを作成し見える化を進め、全体のクオリティを向上させることが必要です。

業務フローやマニュアルの作成、ノウハウの蓄積もIT化を進めておこなうことで効率的に進めるようになりますし、変更や追加する内容があった場合も情報が共有しやすくなりますので、IT化の導入は多くの面で効果的になるでしょう。

アウトソーシングを検討する

人事業務内のいくつかの業務を他社に依頼する、アウトソーシングの活用も効率化の手段のひとつでしょう。

たとえば人事部内の人材では足りていない専門知識が求められる業務であったり、単純なデータ入力や集計といった業務をアウトソーシングすることで社内の人材が苦手な業務であったり、おこなうことが難しい業務をより正確に早くおこなえるかもしれません。

アウトソーシングは、特定の業務のスキルを持った人材が不足している場合や雇用中の社員がタスクに追われている場合に役立ちます。

雑務や専門外の業務でタスクに追われているのであれば、アウトソーシングを利用して社員が本来すべき業務に集中できる環境を整えることも重要なことです。

アウトソーシングを利用する場合はコストパフォーマンスを事前に計算することが求められますが、支出額と比較してメリットが上回ると判断した場合は有効な選択肢になるでしょう。

ビジネスチャットを人事業務の効率化に活用するには?

人事業務の効率化にビジネスチャットは活用できるツールです。

ビジネスチャットは社内のコミュニケーションの活性化に利用できるので、人事への依頼や人事部内の連絡や情報共有にビジネスチャットを活用することで、書類の用意や依頼の方法などを簡略化することができるでしょう。

採用業務での求職者の情報共有や連絡もビジネスチャット内で完結させるようにすると求職者とも関係する社員との連携もスムーズになります。

また、人事は人事計画や異動、組織図など社内全体に向けた情報を発表する機会も多いので、ビジネスチャットで一斉に連絡すれば手間も省けますし、質問も各社員がチャットで送りやすくなるのでコミュニケーションをより深くとることができるでしょう。

ビジネスチャットを活用することで、社内のIT化促進にもつながります。

これまで紙でおこなっていたことをビジネスチャット上でおこなうようにしたり、チャットを利用した情報共有をすれば、その記録がデータとして蓄積されマニュアル化する際も作成しやすくなるでしょう。

Chatworkで人事業務の効率化をしよう

ビジネスチャットの導入は、人事業務の効率化を進めるのに有効ですが、ビジネスチャットにはさまざまなツールやサービスがあります。

適切なビジネスチャットを選ばないと効率化につながらない場合がありますので、自社に合ったビジネスチャットを選ぶ必要があります。

Chatworkは人事業務の効率化に利用できる機能を備えたビジネスチャットです。

チャット機能はもちろん、タスク管理機能やファイル共有機能、Web会議機能も兼ね備えており、人事業務の効率化に活用できます。

また、採用管理システムと連携することも可能ですので人事業務の効率化にChatworkの導入は効果的です。

人事業務に限らずChatworkは利用可能ですので、会社全体のコミュニケーションの活発化やIT化に向けた一歩として、Chatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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