総務業務を効率化する方法とは？ビジネスチャットを活用した効率化のポイント

総務部の業務は、幅広い対応が求められる仕事で、効率化が大事な業務でもあります。

とくに中小企業においては、業務範囲が広い反面、人手不足に悩みんでしまうという問題が総務業務では生じやすいかもしれません。

しかし、総務業務はさまざまな業務をおこなう仕事ではありますが、総務業務の中でも効率化しやすい業務があるはずです。

総務業務の効率化の方法や効率化を実現させるメリットについて解説します。

総務業務のなかで効率化しやすいものは？

総務は社内の「何でも屋」のような立ち位置になる場合もあり、さまざまな業務を担当する部署です。

多くの部署や社員から依頼される内容が多岐にわたる場合があるので、部署間のコミュニケーションの効率化から考えていくといいかもしれません。

突発的な依頼に対してコミュニケーションを効率よくとることができれば、明確に依頼を把握し進めやすくなるでしょう。

また、総務部門内でのコミュニケーションも効率化することでタスクの管理や優先度の設定、進捗の把握、トラブルや問題の発生を素早く共有することができるので部署内のリソースを効果的に活用できるようになります。

総務業務に関するコミュニケーションを改善することで、会社全体のコミュニケーション活発化につながる可能性もあるため、多くの業務や多くの部署と関わる機会が多い総務部は率先してコミュニケーションの効率化や活性化について考えていくとよいでしょう。

総務業務の効率化の方法

総務業務を効率化させるための方法としては、人員を増やして対処する方法と、IT化を推進し作業速度を高める方法の2種類が主に考えられるでしょう。

それぞれの効率化の方法について、詳しく見ていきましょう。

総務の人員を増やす

総務業務が効率的におこなえてないのは人員不足が原因と考えて、総務の人員を増やすという対処方法を考えるのは自然なことでしょう。

人員が増えることで単純に労働力も増えるので、これまでより作業が効率的におこなえるようになると考えられるからです。

また、会社の規模が大きくなるにつれて業務量も増えるので総務の人員を増加させる必要が出てくることもあるでしょう。

しかし、人数を増やすことで負担は減ることになるかもしれませんが、これまでの業務の進め方を見直さなければ効率化できているとはいえないかもしれません。

人数が増えても作業量が分散しただけで、効率的に各々が進められていないようであれば、効率化とはいえないからです。

人が増えることは悪いことではないですが、根本的な業務の進め方や非効率になっている課題や原因を探して改善する意識は持っておいたほうがいいでしょう。

アウトソーシングを活用する

総務業務を効率化させるには、アウトソーシングを活用するという選択肢もあります。

アウトソーシングとは外部に業務を委託したり、外部から仕事を担う人を獲得することです。

数多くある総務業務の一部であったり、専門性が求められることや単純で簡単な作業などを任せることで効率化をつなげることができます。

アウトソーシングを活用することで、総務におけるそれぞれの業務を専門家に一任できるので、クオリティの高い仕事が期待できるでしょう。

また、簡単ではあるが量が多い作業や単純作業などをアウトソーシングを活用することで、自社社員を得意とするポジションに配置できたり、時間を割くべき業務に集中できるようになり業務効率化につなげることができます。

アウトソーシングを活用することで総務業務の効率化につなげることができますが、社外に委託するという性質上、社内にノウハウが蓄積されない、社内に大きくかかわる部分の対応を任せられない、などの制限やリスクもあるので注意も必要です。

IT化や業務の見える化を推進する

総務業務のIT化を進め、業務の見える化をおこなうことで効率化につながっていくでしょう。

IT化も業務の見える化も総務業務に限らずに導入することで効率化や生産性向上につながるものですが、総務業務は労務管理や経費計算などの文書管理や事務作業も多く発生します。

そのため、IT化をおこなうことで効率的に進めることができるでしょう。

また、業務の見える化をおこなうためにもIT化の推進は自然と必要になってきます。

総務業務の内容は多岐にわたるので、業務の見える化をおこないタスク管理や進捗状況を明確にすることは重要です。

業務の見える化がおこなわれることで成果が見えにくい総務業務の評価もしやすくなるでしょうし、部署内での進捗や成果の共有もスムーズに進むようになるでしょう。

IT化で作業の簡略化と見える化を進めることで、人材の増員やアウトソーシングを利用しないで現状の人員や体制のままでも効率化を進めることができるかもしれません。

現状の課題や業務の進め方を見直してIT化を推進することは総務業務に限らずに必要なので、生産性が向上するIT化を検討してみましょう。

総務業務を効率化するメリット

総務業務の効率化のメリットは、会社全体の業務効率化につながるところです。

総務業務は各部署から依頼されるものであったり、会社としておこなわなければいけない業務であることが多いので、総務業務が効率化されることで会社全体の生産性向上に自然とつながっていきます。

総務業務は会社の根幹となる業務なので、総務業務のIT化や見える化が実現することで、ほかの業務や部署のIT化や見える化もおこなえるようになる可能性は高いでしょう。

総務業務の効率化のメリットが会社全体に普及していくように効率化の方法や改善方法を考えて運用することで、大きなメリットを生み出すことにつながります。

総務業務をモデルケースとして業務効率化の会社全体への推進も進めやすくなるのではないでしょうか。

ビジネスチャットで総務業務の効率化を目指そう

IT化や見える化といった総務業務の効率化を実現させるツールとして、ビジネスチャットはとても便利な存在です。

社内や取引先とのメールでのやり取りをチャットに切り替えるだけで、これまでよりも効率的にコミュニケーションをとることが可能です。

また、総務業務におけるプロセスをチャット上で共有することで、タスク配分や進捗状況を明確化させられることもメリットです。

会議前に作成して配布する書類をデータ化し、ビジネスチャットのファイル送信機能を使って共有すれば、コストも時間も短縮できます。

Chatworkでは、チャット機能はもちろん、タスク管理機能、ファイル共有機能、ビデオ通話などの総務業務の負担を軽減させる機能がそろっています。

作業効率化やコスト削減を狙いたいという方は、ぜひChatworkの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。

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