営業活動を効率化する営業ツールとは

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営業担当者は突発的な業務が入ったり、顧客対応に追われたりすることが多い職種です。そのため、業務効率をあげることが難しいと考える人も多いでしょう。営業担当者の業務効率をあげるためには、営業ツールの活用もひとつの方法です。営業ツールのもたらす効果と、営業ツールの例を紹介します。

多くの企業が抱える営業活動の課題

働き方改革関連法の施行により、中小企業は2020年4月から(大企業は2019年4月から)、時間外労働の上限が原則として月45時間・年360時間に規制されるようになりました。

法規制をきっかけに残業の見直しを開始する企業も増えていますが、特に営業職の業務はコントロールしづらく、労働時間が他の職種に比べて長くなりやすいといわれています。営業活動の効率化を目下の課題している企業が多いようです。

営業担当者業務時間が長くなってしまう要因としては、以下が考えられます。

突発的な業務が多く作業が中断されやすい

営業担当者は顧客と会社をつなぐ窓口の役割を担っているため、突発的な業務が舞い込むことも少なくありません。

たとえば取引先や顧客から「急いで見積もりが欲しい」「商品の情報を資料にして送ってほしい」といった要望が舞い込んだら、現在取りかかっている仕事を中断して対応することになります。

そのたびに、作業の手を止める必要があるため、集中して作業ができる場合と比較し業務時間が延びやすくなります。

社外とのやりとりが多い

営業担当者は、社外関係者や顧客とのやりとりも多い職種です。

対面や電話への対応だけでなく、メールの確認・返信作業の量も多くなりますが、ひとつひとつに丁寧な対応が求められます。必然的にかかる時間は長くなるでしょう。

仕事が属人化しやすい

営業担当者は外回りなどで会社にいる時間が少ないため、他の従業員と顔を合わせて情報共有をすることが難しいです。

すると、仕事が属人化、つまりある担当者しかできない仕事が増えてしまいます。属人化すると、ノウハウを共有したり、問題が発生した場合に協力して解決するなどの対応が難しくなり、効率が下がってしまいます。

営業担当者向けの営業ツールとは

そのような営業活動の課題を解決するために、多くの企業がさまざまな取り組みを行っています。そのうちの一つが営業ツールの導入です。

営業ツールとは、一般的には名刺やパンフレット、商品カタログなど、営業先で顧客に対して使うツールを指しています。

しかし、そのようなアナログツールとは別に、インターネットを使ったデジタルツールも多く登場しています。

たとえば、以下のツールがよく使われています。

ビジネスチャットツール

登録した相手とリアルタイムにメッセージをやりとりできるチャットツールです。

会話形式でコミュニケーションがとれるため、メールよりも作成の手間がかからず、過去のやりとりを見返すことも比較的容易にできます。またメッセージ以外にも、ファイルの共有やビデオ通話、音声データのやりとりなどが可能です。

たとえば、顧客を登録しておくと、見積書などの書類のやりとりなどだけではなく、販売後のサポートもきめ細やかにできます。

お役立ち資料:ビジネスチャット完全ガイド

Web会議システム

インターネットを通じて、映像と音声でコミュニケーションがとれるツールです。これまで、営業活動といえば顧客の元へ実際に赴くことが一般的でしたが、このツールを使うと離れた場所でもお互いの顔を見ながら商談することができます。顔が見えるからこそ、電話のみの商談に比べると顧客からの信頼も得やすいといえることも特徴です。

また、近年は通話音質やセキュリティ性の高い、商談向けのWeb会議システムも登場しています。

関連記事:Web会議のやり方は?準備は?分かりやすく解説

SFA

SFA(Sales Force Automation)とは、営業活動で得た情報を管理・分析し、より効率的に業務を行えるよう支援してくれるシステムのことです。

顧客管理機能や案件管理機能、活動管理機能などが搭載されており、時系列順に商談の進捗状況を管理したり、営業活動のスケジュールやタスク、計画などを一元管理したりすることができます。短時間に多くの商談をこなすことができるようになるでしょう。

名刺管理ツール

紙の名刺をデータ化し、情報の検索・管理を楽にしてくれるツールです。

大量の名刺のなかから、目当ての名刺を探し出すのは手間と時間がかかりますが、名刺管理ツールを使えばデータ化した名刺を簡単に検索できるため、時間と労力を大幅に節約できます。

名刺をもらうたびにデータ化し、保存しておけば、名刺の保管場所に悩む心配もなくなるでしょう。

営業ツールを活用することで得られる効果

営業ツールを活用する効果は、大きく2つあります。

顧客との接点を増やせる

ひとつめは、コミュニケーションの量と質の向上が可能になることで、結果として顧客との接点が増えることです。

営業活動の成功は、顧客との接点をいかに増やせるか、そしてそれを保てるかにかかっています。客先に行かずとも顧客とのコミュニケーションがとれる方法を整えておくことで、チャンスを大いに広げることができるでしょう。

データ処理にかかる時間を減らせる

営業活動では、顧客とのコミュニケーション以外の業務、すなわち顧客との商談記録や取引の事務作業をいかに効率よく済ませることができるかも重要です。営業ツールを取り入れることで、これらの事務作業が圧倒的に早くこなせるようになります。

営業ツールをとりいれることで、商品を得るために本当に必要なコミュニケーションに集中することができるといえるでしょう。

営業ツールを活用し効率を上げよう

営業担当者は、突発的な業務や顧客への対応に日々追われているため、毎日のように残業している方も少なくありません。心身への負担が大きくなるのはもちろん、労働生産性の低下を招く原因にもなります、

近年は、営業担当者の持つさまざまな業務を支援する営業ツールが数多く存在します。それらを上手に活用し、業務効率を高めていきましょう。

営業に必要なコミュニケーションツールを検討されているのであれば、ビジネスチャットツールChatworkの利用がおすすめです。チャット機能だけではなく、Web会議機能でいつでも商談をすることができます。

業務効率化の方法を検討中の方におすすめの資料

業務効率化ツール一覧

このお役立ち資料では業務を効率化したいが「何から手をつければ良いかわからない」という方向けに、業務効率化のタイプを分類し業務別の効率化モデルを紹介した資料です。

巻末には、おすすめの業務効率化ツール一覧も掲示しております。

  • 「業務効率化」とは何か
  • リスクを取らない社内思考
  • 業務効率化モデル

なども解説します。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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