メールのデメリット6選!仕事の連絡で起こるメールのデメリットとは?

業務効率化
AWAY

目次

ビジネスや日ごろの仕事の中でメールを使う場面は多くあるでしょう。

また、メールを使ったやり取りというのはビジネスシーンにおいてはある意味で当たり前の行為かもしれません。

しかし、メールでの連絡や情報共有にはデメリットがあります。

仕事で使用するメールのデメリットを把握し対応策を検討したり、メールに変わる連絡ツールを検討する必要もあるでしょう。

メールのデメリットから最適なコミュニケーション手段を見つける参考にしてください。

仕事でメールを使うデメリット

メールは情報伝達や外部とのやり取りに欠かせないツールではありますが、情報伝達と外部とのやり取りという面に関してもデメリットはあります。

また、メールに向いている連絡内容とそうではない内容があり、すべてをメールでおこなうことはリスクもあり難しいでしょう。

メールのデメリットとしては、気軽に連絡できない、リアルタイムのやり取りに適さない、という点があります。

その他にも、さまざまなシーンにおいてメールによるデメリットというものは考えられますので、詳しく見ていきましょう。

転送や返信を繰り返すと情報が混乱する

メールは複数のアドレスを指定したり、グループごとなどにメールを送ることは可能ですが、メールは複数人でやり取りするには向いていません。

返信するごとに同じ内容のメールが増えますし、情報が埋もれてしまい混乱を引き起こしやすくなります。

ディスカッションや議論をメールですることは難しく、質問をするとしても情報が埋もれ、単純に返信が増えることでメール自体も読みにくくなるというデメリットがあります。

複数人との連絡や情報共有にはメールはふさわしくないともいえるかもしれません。

すぐに読んでもらえない・読まれない

メールを相手に送信しても、相手が受けとったかどうか、読んでくれたかどうかは、こちらからはわかりません。

そのため、メールを送ったのに相手のメールボックスに放置されたまま読まれないということも、よくあるでしょう。

メールでは開封確認機能を使えますが、メールを送ってから相手に直接電話をする、という余計な手間をかけている場合もあります。

すぐに確認や返事が欲しい連絡であったり、緊急性の高い連絡の場合は、メールは向いていないともいえるでしょう。

誤送信や誤入力に対処しにくい

メールアドレスの打ち間違いや、無関係な人を宛先に追加してしまうなどのミスもあるでしょう。

また、誤入力などをしてしまった場合も修正することが送信後はできません。

修正できないことで文面が証拠として機能する面もありますが、一度送信してしまうと取り返しがつかないともいえます。

宛先の誤送信による情報漏洩や誤入力による誤った情報発信などは大きなトラブルにつながる可能性がありますので、メールでの情報の取り扱いにはリスクが大きく伴うと考えていいでしょう。

詐欺やウィルス感染のリスクがある

メールにコンピューターウイルスが仕込まれていたり、メール内のリンクなどから遷移させるフィッシング詐欺や個人情報を入力させるような不審なメールが届くことがあります。

また、知り合いや大手企業、店舗やサービスのメールのように見せかけたリスクのある偽のメールが届くこともあり、気をつけていても被害にあってしまうこともあります。

いくらセキュリティ対策をしていても完全に防げるものでもなく、不審なメールと気がつかずに開封してしまったり、返信してしまうなどのリスクは多くあるでしょう。

かしこまった形式的な文面になりやすい

ビジネスメールのマナーを意識してメールはかしこまった文面、堅苦しい文面になりやすい場合があります。

これらは、悪いことではありませんが、不慣れな場合はその形式に当てはめて作成する手間や時間が発生します。そうすることで伝達速度が落ちてしまったり、内容が伝わりにくくなってしまう恐れもあります。

伝えたい内容を端的に連絡したり、気軽に軽い質問や相談をするには、メールは不向きかもしれません。

また、形式的な文章を毎回求められ、本質的な連絡や情報共有とは違う部分に意識を置かなければいけないことで、ビジネスのスピードを落とす原因にもなるでしょう。

メールのデメリットへの対応策

メールのデメリットの対応策として、メールに適した内容以外はメール以外の連絡手段を活用するというのが効果的です。

例えば、メールのデメリットや不向きな部分でもある、複数人との情報共有はビジネスチャットに置き換えてみるなどを検討してみるのもいいかもしれません。

気軽な連絡や相談は、メールよりビジネスチャットを使用するなど用途や場面に合わせて併用するとより効果的でしょう。

ビジネスチャットで話した内容を改めてメールで確証として記録するために送るなど、メールのいい面とビジネスチャットのいい面を合わせて使い、必要に応じて使い分けることで相乗効果が期待できます。

業務や扱う内容、関わる人々の関係性などによって、連絡に適したツールは変わりますので、メールで不便だと感じる部分は違うツールや手段にすることを考えておくといいでしょう。

メールのデメリットの解消にはChatwork!

メールのデメリットを補うツールとしてビジネスチャットであるChatworkの導入を検討してはいかがでしょうか。

Chatworkなら、複数人とのやり取りなど情報共有がスムーズにおこなえますし、チャット機能以外にもタスク管理機能やファイル管理機能で、業務の見える化やデジタル化にもつながります。

また、Web会議機能などで直接話をおこなうこともできますので、メールとは別にChatworkを利用することで多くの場面での情報共有や連絡が効率的におこなえます。

Chatworkの機能を活用することで、メールのデメリットの補助だけではなく、社内のコミュニケーションの活性化や情報共有の効率化に役立てることができます。

メールや電話だけの連絡手段だけではなく、ビジネスチャットの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

メールからの脱却をしたい方におすすめの資料

「メール」からチャットへ! ビジネスチャットで 実現する業務効率化

このお役立ち資料では特に「メール」によるコミュニケーションをビジネスチャットへ変えていくことの意義をまとめました。

現在コミュニケーションツールとしては主流である一方、使い続ける中で課題も発生しやすい「メール」。脱却をしたいとお考えの方に向けた資料です。

  • メールによる業務負荷
  • メール利用における課題の解決方法
  • Chatworkのご紹介
  • お客さまの声

などを解説します。貴社のビジネスチャット導入にあたっての情報収集の一助になれば幸いです。

ダウンロード
Chatwork

Chatwork

Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

関連記事