日報管理はまだ紙？日報管理のシステム化のメリットとは

従業員がどんな仕事をおこない、どんな成果を挙げたのかを報告させる業務日報は、多くの企業で取り入れられています。

業務日報は、社内の情報共有や目標管理のために大いに役立つツールです。

日報を活用するためには、管理者が日報に記載されている情報を適切に処理する必要があります。

ところが、紙を使った日報管理には課題が多く、業務効率の低下を招く原因にもなっています。

そんな日報管理の課題を解決する手段として、「日報管理システム」を活用する企業が増えています。

日報管理システムの主な機能や、日報管理システムを使うことのメリットを説明します。

日報管理の課題

日報の多くは、紙で提出されることがあります。

今でも用紙に記載された日報の情報をエクセルなどに転記し、整理する企業が多くあります。

一方、紙の日報管理には以下のような課題があります。

日報に書かれた情報が読みづらい

紙に手書きされた日報は、印刷された字に比べると読みにくく、すべての日報に目を通すためには時間を要します。

またフォーマットに特別な決まりがない場合、従業員によって書式や内容にバラつきが出てしまいます。

内容によっては進捗状況や成果がわかりにくく、比較ができないため、日報を有効活用できていない可能性があります。

過去の日報を保管できない

紙は量が多くなると、ファイリングだけではなく、保管場所も必要になります。

従業員が増えている成長企業ではなおさらです。

また特定の日付の日報や、特定の内容の日報を探したい場合には、大量の日報の中から目視で見つけなければならず、手間と時間が必要です。

日報に記載された情報の一元処理が難しい

日報に記載された情報をもとに分析をおこなおうとする場合、エクセルなどにデータ入力をする作業が必要です。

さらに、案件ごとの進捗状況や成果を確認したり、今後の計画を立てたりするためには、別途顧客情報などとの紐付けをおこなわなければならない場合もあるかもしれません。

しかし、紐付けの際にミスが発生したり、そもそも紐付けがうまくできないなどの問題が発生する可能性があります。

そもそも日報の提出が難しい場合がある

日報を紙で提出しなければならない場合、基本的にはオフィスに出社している際にしか提出できません。

しかし、職種によっては、外出先から直帰したり、遠方への出張でそもそも出社ができないこともあります。

反対に、日報の提出義務が帰社の手間を発生させたり、テレワーク実施の阻害をしている場合もあります。

一方、日報の提出が遅れてしまったり、数日分まとめて提出されると、管理者としてはその処理により手間がかかってしまいます。

日報管理システムの主な機能

日報管理システムは、従来の日報の内容をすべてインターネット上で管理できるシステムのことです。

日報管理システムとは、従業員がその日に行った業務を入力するだけで、報告から分析、情報共有までおこなうことができます。

日報管理システムに搭載されている主な機能は以下です。

日付や担当者の自動登録

日報管理システムでは、個人対して発行されるアカウント単位で日報を作成することができます。

そのため、いつ・誰が作成した日報なのかはシステム上で自動的に記録されます。

テンプレートの作成

日報に記載すべき項目を自社の目的や用途に合わせて選びテンプレート化することができます。

共通のテンプレートを使用すれば、従業員が報告する内容に迷わずに済みますし、複数の従業員の提出した日報を並列で比較しやすくなるため、情報管理も容易になります。

過去の日報の検索

システムに登録された日報は、登録された期間や所属部署、社員名、キーワードなどを指定して検索できます。

紙の日報のように、膨大なファイルをひとつひとつめくって探し出す必要はありません。

過去の日報を手軽に閲覧できるようになれば、過去のデータを参考にして反省点や改善点を洗い出したり、対処法を模索したりすることが容易になるでしょう。

実績の可視化・分析

日報の内容をもとに、売上や実績をグラフなどで表示し、ひと目で状況が把握できるよう可視化できます。

また、既存のシステムと連携させることで、日報に書かれた内容が実績と連動しているかを一目でチェックできます。

課題の洗い出しや改善策の検討に役立つでしょう。

ファイルの添付

システム上の日報には、画像やワード、pdf、動画などのデータファイルを添付することができます。

各種グラフや現場の様子など、文字だけでは伝えきれない情報をすばやく、かつ正確に共有することが可能です。

スマートフォンからの入力

日報管理システムはインターネットを利用するため、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからの入力にも対応している場合が多いです。

そのため、外出先や自宅からでも手軽に日報を提出できます。

コメントやリアクション機能

紙の日報は、内容にコメントをつけて返却するという作業をしようとすると大変な手間がかかります。

システム上の日報であれば、複数人の関係者が同じ日報を閲覧し、コメントや「いいね」などのリアクションをつけることが可能です。

日報管理をシステム化するメリット

日報管理システムを導入すれば、日報の作成や管理が簡易化され、管理者や従業員の負担を減らせると同時に、日報をさらに有効活用できるようになります。

具体的には、以下のメリットを得ることができます。

日報管理の手間と時間を削減できる

第一に、管理者が日報管理にかかる手間と時間を削減できる点です。

手書きの日報を一枚一枚確認したり、複数のツールを使って情報を管理・分析しなくて済むので、これまで日報管理に費やしていた時間と労力を大幅に節約できます。

節約できた時間はほかの業務に回したり、過剰であった残業を削減することにもつながります。

日報作成の手間と時間を削減できる

二つ目は、従業員が日報を作成する手間と時間を削減できる点です。

日報作成は本来、直接収益につながらない業務であるため、できるかぎり時間をかけたくはない作業でしょう。

日報管理のシステム化によって効率が上がれば、従業員は収益につながるはずの本業により長い時間をかけることができます。

結果として、業績の向上も期待できるでしょう。

従業員のモチベーションを向上できる

日報作成の業務を効率化することにより、従業員はより生産性の高い仕事をすることができます。

それは結果的に、従業員のはたらくモチベーションアップにつながるでしょう。

また、システム化された日報を通してコミュニケーションが活性化されれば、従業員は他人から業務内容を評価されていると感じ、仕事への意欲が高まるかもしれません。

日報管理を効率化して労働生産性をアップしよう

従業員から提出される日報を紙で管理することは、手間と時間がかかる業務です。

また外出先から提出できなかったり、作成そのものにも労力がかかるデメリットもあります。

紙での日報管理は従業員・管理者の両方に大きな負担をかけますが、システム化することによってその課題を解決することができます。

また、日報の管理システム化までせずとも、紙の日報の提出をビジネスチャットへの書き込みにかえるという方法もあります。

Chartworkは、シンプルでだれにでもわかりやすいビジネスチャットで、日報の提出にも最適です。

日報管理にChatworkを利用している事例の詳細は以下からご覧ください。

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