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経理担当者が知るべき経費精算を効率化させる4つの方法とは
目次
経理部門には日々さまざまな部署から経費精算の書類が届きます。
しかし、特に書類を紙で処理している場合、必要事項の記入漏れや誤記入が起こりがちです。
経費精算は手間も時間も必要な修正や訂正を伴うため、経理担当者の悩みの種となっています。
経理担当の抱える経費精算の悩みを解決するにはどうすればよいでしょうか。
経費精算の抱える課題と、経費精算を効率化させるためのポイントを紹介します。
経費精算が効率化できない原因
経費精算において、経理担当者を悩ませる要因は主に以下があります。
記入漏れや誤入力の修正が必要
ひとつは、記入漏れなどのミスを修正する手間です。
経費精算書に誤りがあると、差し戻しや経理担当者側での修正が必要になります。
ミスが起こるのは、申請する従業員が社内の経費精算の方法を理解していないからという場合が多くあります。
しかし、慣れている人であったとしても、複数の経費をまとめて精算しようとしたときなどは、記入漏れや金額計算の誤りが発生しやすいです。
特に、従業員が経費精算の書類は紙で提出し、経理担当者が内容を確認してシステムに入力する場合は、書類の記入とシステムへの入力のどちらの段階においても、誤りが発生する可能性が高いです。
申請・承認がスムーズに進まない
従業員が直接、経理部に経費精算書をもっていく、あるいは送付するのではなく、社員の経費精算の内容を上長が確認し、上長が承認してから経理部に到着する企業も多くあります。
紙の申請書を使う場合は、承認者がなかなか書類を確認できない場合も発生します。
特に、承認者の外出や出張が多い場合は、社内で確認する時間が限られ、経理担当者のもとに経費精算書が届くまで時間がかかるでしょう。
そのうち、経費精算の締め切りを過ぎてしまい、トラブルになってしまう可能性もあります。
使った金額の確認に時間がかかる
経費精算のうち、交通費として申請する部分について、領収書やレシートのない場合は、ルートを検索し、運賃を調べる必要があります。
複数の異なる取引先へ訪問している場合、かかった経費を都度確認することに手間がかかります。
また、領収書を紛失してしまい、実際につかった金額が分からなくなったという場合もあるでしょう。
経費精算を効率化する方法
それでは、これらの問題を解決するためにはどうすればよいでしょうか。
手間がかかる経費精算を効率化する方法を紹介します。
書類を電子化する
ひとつ目は書類の電子保存です。
1998年に電子帳簿保存法が施行されてから、事前に税務署長に申請をすることで、書類のスキャンによる保存やカメラで撮影した画像による保存が認められるようになりました。
また2020年にはキャッシュレス決済についての大幅な緩和がありクレジットカード、交通系ICカード、QRコード決済での利用明細のデータが領収書の代わりに使えるようになりました。
これらのデータを経費精算に直接利用することで、入力の処理の手間だけではなく、紙の書類を紛失するリスクも低減できます。
なお、2021年度の法改正により、書類の電子保存に必要であった事前承認制度は廃止され、より簡単に電子化が進められるようになる見通しです。[※1]
法人カードを利用する
電子書類の保存に関連して、法人カードを社員に渡す方法もあります。
従業員自身が立替え処理をする必要がなくなるため、手続きを省略できるだけでなく、不正な経費精算を防止することもできます。
経理業務を社外に委託する
社内で経理部門を運用するためには、人員の確保、育成を繰り返す必要があります。
経理部門の体制を構築して自社で維持することには時間もコストもかかるでしょう。
社外に業務を委託するのも効率化のひとつの方法です。
特に社員数が多く、経費精算が多く発生する会社では、経理業務を社外に委託するメリットは大きいといえます。
業務委託は、委託先で業務がおこなわれる場合と、社内に委託先のスタッフが常駐する場合があります。
委託の方法も含めて検討しましょう。
経費精算システムを利用する
経費精算効率化のためには、経費精算システムの利用もおすすめです。
経費精算システムは、経費精算やチェック、承認をまとめておこなえるシステムで、たとえば以下のような機能が利用できます。
- 交通系ICカードを読み込んで自動入力する機能
- 撮影した領収書を認識して自動入力する機能
- ルートを選択することで料金を自動入力する機能
- システム上で上長が承認や差し戻しできる機能
- システム上で申請状況が確認できる機能
経費精算システムの利用で期待できるのは、入力作業自動化による効率化とミスの防止、不正の防止です。
インターネットがあれば利用できるため、外出先でも経費精算の処理ができます。
経理担当者だけでなく、申請者にとっても便利であるといえるでしょう。
経費精算効率化推進のポイント
経費精算を効率化しようとすると、これまでの経費精算と方法を大きく変えなければならない可能性があります。
これまでのやり方を変えることに対する抵抗感から、効率化を阻止しようとする動きもあるかもしれません。
そのような事態を避け、経費精算の効率化を推進する際のポイントを紹介します。
関係者へのヒアリングをおこなう
経費精算の効率化は、経理担当者だけでなく、申請する従業員や承認者にも関係します。
効率化するための方法を適切に選択するには、関係者から経費精算の現状についてヒアリングする必要があるでしょう。
まずは経費精算の問題点や要望を洗い出し、最も解決したい問題に対して適切なもの選択しましょう。
導入前後のサポートは万全に
効率化のために新しい制度やシステムを導入しても、運用や定着を担当者に任せきりにすると混乱を与えてしまう可能性があります。
制度やルールを変更したり、経費精算システムを導入したりする場合は、すべての社員に変更の内容を案内し、うまく使えるよう教育を実施しましょう。
しかし、事前に教育だけでは不十分な面もあります。
導入後にトラブルが起こる可能性が十分に予想されますので、サポート体制を整えておくことも必要です。
よくある質問集を作る、問い合わせのフローを決めておくなど、導入後のことも考えて準備を進めましょう。
経費精算を効率化するためにはまず電子化から
紙ベースで手間がかかっていた経費精算は、ルールを変更したり、システムの導入を図ったりすることなどによって効率化できます。
システム導入に踏み切る前に、まずは書類の電子化を進めていきましょう。
電子化した書類をやり取りしたり、保存する場所として、ビジネスチャットもおすすめします。
共有した書類データはインターネット上、かつグループチャットごとに保存されるため、紛失のリスクや管理のコストが少なくて済みます。
また、クラウド経費精算サービスのジョブカンワークフロー/経費精算や、Stapleとの連携ができます。
ジョブカンとの連携では、経費精算の承認が必要な申請があったときの通知をチャットで受け取ることが可能です。
Stapleとの連携では、経費申請の件数をトラッキングした上で、希望のタイミングで通知をチャットで受け取ることができます。
詳細は以下から確認してください。
効率化には、社員の理解や教育も必要です。導入前後もイメージしながら、自社に合った効率化を実施していきましょう。
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[※1]参考：令和3年度税制改正大綱
https://jimin.jp-east-2.storage.api.nifcloud.com/pdf/news/policy/200955_1.pdf
