タスク管理が苦手・タスク管理ができない原因と適切なタスク管理とは?

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目次

タスク管理が苦手、タスク管理ができないと感じているのであれば、タスク管理方法を見直し改善する必要があります。

仕事をする中で、タスク管理が適切におこなえていなければ、効率的に進められませんし、優先度の設定や進捗管理もできません。

自分の仕事の進捗に影響するのはもちろんですが、タスク管理ができていないことで、取引先などにも迷惑をかけてしまいトラブルにつながる可能性もあります。

タスク管理が苦手で適切にできていない原因を理解しタスク管理の方法を見直して改善しましょう。

タスク管理が苦手でもタスク管理は必要

タスク管理が苦手と感じていたとしても、仕事をおこなううえでタスク管理は必要になるという認識を持ちましょう。

タスク管理に苦手意識があったとしても、タスク管理はできないことではありません。

ツールや知識はタスク管理で必ず必要なものではなく、やるべきタスクを整理して、優先度や期限からタスクの順番を決めてスケジュール通りに進めるだけです。

しかし、そもそも自分のやるべきタスクや優先度がわからない状態ならば、タスク管理をおこなうのは難しいかもしれません。

その際は、管理者や上司に聞いて自分の役割を把握することから始める必要があるでしょう。

タスク管理をすることは、限られた時間や期限の中で効率よく業務を進めるのに必要なものです。

タスク管理に苦手意識があるとしても、必要なことだと考えてまずはできる範囲でタスク管理をおこなうことが求められるでしょう。

タスク管理ができないことのリスク

タスク管理ができないとトラブルにつながる可能性が高まります。

タスク管理は優先度や期限からスケジュールを逆算し、進捗管理をおこなうことですので、できていなければ期限を守れない、優先度が高いものが進んでいない、などの問題になってしまいます。

職場内でもトラブルになるでしょうし、取引先などにも迷惑をかけてしまうかもしれません。

また、タスク管理ができていないということは、要領よく業務をおこなえていないということです。

同じ勤務時間内でもタスク管理が適切な人とできていない人では生産性や業務効率に大きな差が生まれているかもしれません。

無駄な残業を評価しない、適切に成果や生産性で評価をおこなえている企業では、業務の進め方に問題があると判断されてしまうでしょう。

タスク管理は業務時間内により効率的に業務を進め、生産性を高めるために必要な要素です。

タスク管理をないがしろにして働いている、会社自体も無駄な残業を評価する体質であれば、タスク管理を個人としても会社としてもできていないので、生産性や業務効率が低いというリスクを抱えているといえるでしょう。

タスク管理ができない原因とは?

タスク管理ができない原因は、適切にタスク管理をおこなう準備ができていない、タスク管理方法が合っていない、タスク管理以前に問題がある状態である、などの課題があるはずです。

適切なタスク管理をおこなうために、タスク管理ができない原因を把握することから始めてみましょう。

タスク管理をする準備ができていない

タスク管理をするには、自分のタスクを把握し、優先度を決めて、どのように進めていくかを考える必要があります。

自分のタスクをしっかりと把握できていなければ、タスク管理はおこなえませんし、優先度も進め方も決めることはできません。

やるべきことをいつまでにどのようにするか、を自分で把握し管理することがタスク管理です。

まずは、タスク管理をするために自分のタスクを洗い出し、スケジュールを確認してどのように進めるかを考える段階までおこなえるようにする準備が必要です。

タスク管理方法が合っていない

タスク管理が苦手で上手にできないという方でも、自分なりにタスク管理をしてはいるはずです。

タスク管理をしているつもり、なんとなく考えて進めてはいる、と思ってはいても、適切にタスク管理ができていないのであれば、タスク管理方法が合っていないのかもしれません。

または、自分なりのタスク管理方法では不完全な状態ともいえますので、これまでのタスク管理方法を見直して改善しましょう。

タスク漏れが多いなら、管理者にタスクを洗い出してもらう必要があるでしょうし、課題に応じて管理方法を変えて合うものを選ぶといいかもしれません。

タスク管理以前に問題がある

タスク管理以前に業務を進めるなかで問題があれば、適切なタスク管理はできない可能性が高いでしょう。

たとえば、急な仕事が多く、目の前のことを今すぐこなす必要がある、管理者のタスクの振り分けが適切ではないなど職場環境や管理者の影響によってタスク管理がしにくいこともあるでしょう。

また、業務を進める速度が著しく遅い、スケジュールやタスク量がそもそも無理な設定がされているなど、自分のスキルや知識の問題であったり、タスク管理がそもそもできない状態で業務をしているという状況もありえます。

会社や部署、上司が原因で無理が生じていないか、自分の業務速度がタスク管理に影響していないか、などの視点でも考える必要があるでしょう。

タスク管理の苦手を克服するポイント

少しでもタスク管理を適切におこなえるようにするために、自分なりの工夫やアイデアを取り入れるなども大切です。

しかし、タスク管理のポイントをおさえておくとより効率的に改善できるはずです。

タスク管理の苦手意識を克服するために、効率的にタスク管理をするためのポイントを理解しておきましょう。

タスクを素早く洗い出してリスト化

自分が抱えているタスク、担う予定のタスクをできる限り洗い出してリスト化しましょう。

また、新たに振られたものは素早く追加するように意識してください。

自分だけではすべて洗い出せるか不安であれば、管理者にタスクの確認をするといいかもしれません。

抜け漏れがないかを確認するという面でも管理者に洗い出したタスクを確認してもらうのもリスク回避になり有効です。

まずはタスク管理の対象となるタスクを適切に出しておかなければ、管理もできませんので、タスクを明確にすることは重要です。

タスクの優先順位とスケジュールを確認する

タスクを洗い出すことができたら、優先度をつけていきましょう。

優先度は重要度やスケジュール、業務にかかる工数なども影響してきます。

緊急性が高いものや後回しでいいものを仕分けることもタスク管理のひとつです。

どのタスクや業務を優先したほうがいいかも、管理者に確認すると安全でしょう。

また、スケジュールや期日が明確でないものも確認するようにしておくとリスクを回避できます。

進捗スケジュールや工数を考える

タスクの期日がわかったからといって、期日までにタスクを完了できるわけではありません。

期日までの進捗スケジュール考えて業務を進めるように意識する必要があります。

いつまでにこれくらい進んでいる必要がある、というように期日までを逆算してスケジュールを立てましょう。

また、タスクによって工数に違いが出てきますので、工数を先に出すことでスケジュールや期日の見直しを早めに求めることもリスク回避につながります。

期日ぎりぎりにならないようにスケジュールに余裕や業務の進め方にも余裕を持たすように考えておくと進めやすくなるでしょう。

抜け漏れ防止のリマインド方法を用意する

タスク管理をしていても、見落としや忘れてしまっているタスクが出てくることがあります。

せっかくタスクとして用意していても、こちらが意識できていなければ意味がありません。

抜け漏れを防止するリマインドの方法を用意しておきましょう。

カレンダーに記載しておく、メールで通知が来るようにする、他のメンバーと相互に声がけをする、などリマインドの方法を検討しておくといいでしょう。

タスク完了日だけでなく、開始日にもリマインドすることで、手をつけないで放置されているタスクを減らすことができます。

問題や不安なことは早めに報告する

いくらタスク管理を徹底してスケジュールを意識していても、遅れやトラブルが生じてしまうこともあります。

当初の想定より、時間や工数が増えてしまう、このままではスケジュールや期日には終わらない、などの課題が出た場合は、早めに報告することを心がけましょう。

期日まで必死にやって終わっていないよりも、早めに無理そうだ、課題がある、ということを伝えることで事前に解決策を提示してくれる場合もありますし、スケジュールや業務の進め方を見直しがおこなわれることでしょう。

急な業務や体調不良で進捗に遅れや不備が生じることは多々ありますし、チームメンバーの進捗なども影響してくる場合がありますので、自分のタスクであっても完了できない見通しや不安がある場合は早めに報告しておくことが重要です。

タスク管理にChatworkを役立てよう!

Chatworkはビジネスチャットとして、コミュニケーションの活性化に利用されていますが、タスク管理にも役立てることができます。

タスク管理機能がChatworkには備わっていますので、個人のタスク管理も相手やチームへのタスク管理にも有効です。

また、タスクには期限を設定することもでき、タスク管理機能から期限の確認も容易におこなえます。

チャット内でタスクを共有できますので、メンバーのタスクの見える化やリマインドをしあうこともできます。

Chatworkを活用したタスク管理で業務効率化やチームマネジメント、個人の生産性向上につながるので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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  • 「業務効率化」とは何か
  • リスクを取らない社内思考
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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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