会議の時間短縮の方法と無駄な会議を減らすポイントとは?

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会議時間の短縮は業務効率化や生産性向上につながります。

限られた時間の中で多くの会議に出席し時間を失うようでは、実際に業務をおこなう時間が少なくなってしまいます。

会議時間を短縮することはもちろん、不要な会議を整理することも重要です。

会議時間を短縮するにはどうすればいいのでしょうか。

会議を効率的に進める方法と無駄な会議を減らすポイントについて解説します。

会議は時間短縮しやすい

会議というのは、基本的には何らかの議題を話し合い結論を出す場です。

つまり、意思決定に関して責任を持つ立場の人が、素早く物事を決められるならば、会議自体の時間は短縮できます。

また、会議を開催しないで意見を募る方法もあり、軽い雑談で済むような内容であれば会議する必要はありませんし、会議以外にアンケートや意見の提出を求めれば済むこともあるでしょう。

会議時間の短縮を考える場合、会議の進め方の見直しと同時に会議をおこなう必要性についてまで考えることで、より大幅な時間短縮につながります。

本当に必要な会議以外は時間短縮よりも削減したほうが効率的な場合も多くあり、会議自体の効率化や時間短縮がおこないやすいといえるでしょう。

会議の時間が長引く・無駄な会議が増える原因とは?

会議の時間短縮を進める前に、なぜ会議の時間が長引いてしまうのか、無駄な会議が増えていってしまうのかの原因を理解する必要があります。

会議時間が長引く原因を知ることで、短縮に向けた改善がおこなえますし、無駄な会議の特徴や生まれる理由がわかれば、このような会議自体を削減できるかもしれません。

定例会議など開催すること自体が目的の会議

すべての定例会議が無駄というわけではありませんが、定例という言葉にとらわれすぎて開催することが目的になっているのであれば、会議時間が長引く要因になるでしょう。

定例であっても、議題や話す内容がなければ中止したり、早めに終えるようにすることで時間短縮につなげることができます。

毎回同じ時間に同じ長さでおこなわなければいけない会議であるのか、という部分を見直して運用を考えるといいかもしれません。

誰かの都合のためだけ・内容が薄い会議

誰かへの報告を目的とした会議、管理職などの一存や話を聞くだけのような会議は、他の参加者にとって無駄な時間を過ごしてしまうことになるかもしれません。

自分に関わる部分が少ないのに、最初から最後まで参加はしないといけないような会議では必要以上に時間を取られてしまいます。

会議の開催は管理職などの一存で決まる部分もあるので、無駄な会議が増えるかどうかはマネジメント力の差による部分もあるでしょう。

また、少し話せばいいことや些細なことであっても、いちいち会議を開いていると意思決定のスピードが落ち、時間や手間が増すことにつながります。

目的や結論が不明確な会議

何のために開かれている会議なのか、会議を通してどのような結論を導き出したいのか、が不明瞭な会議は時間が長引き無駄と感じやすいでしょう。

そもそも目的や結論が曖昧な話し合いは不毛といえますし、どのような考えを持って参加すべきかもわかりません。

また、散々議論したとしても、鶴の一声ですべてが覆るようでは会議に費やした時間は無駄といえるでしょう。

誰が何のために会議をおこない、目的や結論に達した後にどうすべきか、という責任の所在を明確にしなければ適切な会議にはなりません。

参加人数が多い会議

人数が多い会議は、時間が長引きやすく無駄と感じやすいリスクが高いといえます。

単純に人数が多いことで、ひとりひとりの意見を聞く時間やまとまるまでにかかる時間は多く必要です。

また、聞いているだけになってしまう時間が生まれたり、発言までの待ち時間なども生じやすいので、進行が滞りやすくなるでしょう。

本当に必要なメンバーを選定できているか、という部分や人数構成の見直しを考える必要があります。

参加しなくてもいい人を参加させているであれば、会議の運営にもその人自身にとっても無駄といえるでしょう。

設定時間が長い・終了時間が守られない会議

会議の設定時間がそもそも1時間以上あるのであれば、それだけで数時間は会議に時間を取られてしまうスケジュールになってしまいます。

また、終了時間が来ても延長されるようであれば、終わらせる意識が低いので長引きやすく時間が取られます。

いつ終わるかわからない会議に参加するのはスケジュール的にも厳しく、他の業務に支障が出ます。

長引いた挙句に結論が出ずにまた次回と続くようであれば、無駄な時間と感じてしまうのも無理はないでしょう。

会議の時間短縮と無駄な会議を防ぐポイント

会議の時間短縮と無駄な会議を防ぐためには、いくつかのポイントをおさえて会議をおこなう必要があります。

会議の時間短縮は会議の進行を意識することで改善につながりやすいでしょう。

また、無駄な会議を防ぐためには会議自体の開催の是非やあり方そのものを見直して削減していくことで改善できるでしょう。

本当に必要な会議かを考える

会議の時間が無駄、参加する必要性がない、と感じる割合が多い会議であれば、開催すること自体を見直しましょう。

一部の人しか意味を感じていないのであれば、運用や参加者の選定に問題があると考えなければなりません。

会議を開く、会議をすることが仕事のような意識になっていないか、会議が増え続けている状況を問題視できているかどうか、という根本的な視点から見直してみましょう。

特に会議は、管理職が開催を決定した場合は強制的に参加しなければならないことも多々ありますので、管理職自身が会議の在り方を見直す必要性があるでしょう。

また、数回会議をおこなったうえで、メンバーの見直しや改善部分の意見を出すことで、管理職に気付かせる努力も必要です。

会議をしないでも、情報共有をドキュメントやチャットですることで済む内容ではないかなど、会議以外の方法も検討しましょう。

会議の進行役を設定する

いわゆる会議の司会進行役を決め、時間内に終わらせるように会議を進められるようにしましょう。

会議の時間短縮も必要ですが、決めるべきことが決めらないのは避けたいので、会議ごとのゴールに向かって進行する必要もあります。

会議の回数が増えてしまう可能性はありますが、時間をオーバーしてまでダラダラと会議が長引くという部分は司会進行役がいると防ぎやすくなるでしょう。

また、会議の進行役を設定するということは、事前に会議の内容や決めるべきこと、必要な情報を用意しておくことにつながりますので、目的や結論が不明確な会議を避けることにもつながります。

事前に情報を整理する中で、会議自体をしなくて済むという結論に達することもあるので、進行役を設定することは時間短縮にも無駄な会議を防ぐことにも有効でしょう。

責任の所在を明確にする

会議で結論が出ない、無理やり出た結論を押し付けられる、というような質の低い会議ではいざ実行したとしても失敗してしまいます。

責任の所在が明確になっていないと、一方的な主張が通る会議になったり、無理な結論に到達してしまいやすくなるでしょう。

会議という体裁を取ることで責任が分散してしまったり、責任の所在が曖昧になることもあるので注意が必要です。

最終的には会議は結論を出す場でなので、出た結論に対して責任を負う人間を明確にしなければ、そのあとにどう動くべきかもわからなくなります。

無駄な会議をしないためにも責任の所在は明確にすべきでしょう。

会議時間の短縮にChatworkを活用!

会議時間の短縮には運用の見直しや会議自体の必要性の見直しが重要です。

また、会議以外に意見交換や情報共有を気軽にできる手段を用意しておくというのも有効でしょう。

ビジネスチャットChatworkを利用することで、会議時間の短縮や無駄な会議を減らすのに役立てることができます。

Chatworkのチャット機能で軽く聞けることなどは意見を求めることで、会議を開催しないでも済むかもしれません。

また、議事録をファイルやチャットで共有することで、会議の参加人数の削減にもつながるでしょう。

会議の運用や存在意義の見直しと並行して、Chatworkの導入など会議以外でのコミュニケーションや情報収集の手段を検討してみてはいかがでしょうか。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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