ペーパーレス会議システムのメリットと選定のポイントとは?

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目次

会議のペーパーレス化をおこなうことで、テレワークでの会議を円滑におこなえるようになる、これまでの会議の運用を見直し、無駄な時間やコストを削減できる、などの効果が期待できます。

ペーパーレス会議システムを利用することのメリットや自社に合ったペーパーレス会議システムを選ぶために意識したいポイントはどのようなものがあるでしょうか。

ペーパーレス会議システムを利用して会議のペーパーレス化を適切におこなえるようにメリットとポイントを確認しておきましょう。

ペーパーレス会議システムのメリット:リモート会議がしやすい

従来の会議形態に慣れている人の中には、「わざわざペーパーレス会議を導入する意味があるのか」と考えている人もいるかもしれません。

しかし、テレワーク中や遠方の参加者がいるなどの場合は、ペーパーレス会議の方が参加しやすいでしょう。

リモート会議をするには、Web会議システムなどを用意する必要がありますが、ペーパーレス会議をおこなえているのであれば、Web通話環境さえあれば会議をおこなうことは難しくありません。

また、従来のように資料が紙で印刷されて各参加者に配布されるような形態の会議の場合、テレワークの人は会議資料を閲覧できません。

ペーパーレスで会議をおこなって手元のデバイスで資料を確認できるようにすれば、テレワークでもPCなどを利用して資料を閲覧しながら会議に参加することが可能です。

会議のペーパーレス化から、さまざまな業務のペーパーレス化やIT化を進めていくことで、テレワークなどの働き方を取り入れることもでき、会議の在り方や運用の仕方も変化していくでしょう。

ペーパーレス会議システムのメリット:作業や消耗品のコスト削減

従来の会議では、参加人数分の資料や議事録の作成や印刷という作業が必要になり、会議の準備のコストや印刷用紙やインクなどの消耗品のコストも必要でした。

また、会議用に資料を印刷する場合、印刷してただ終わりというわけではなく、各参加者に過不足なく配布されるように資料をまとめる必要があります。

場合によっては通し番号を振る、ホッチキスでまとめる、修正部分を印刷し直し差し替えるなどの作業が必要な場合もあるため、会議以外の部分での業務負荷が増えてしまいます。

しかし、ペーパーレス会議システムを利用すれば、会議に必要な資料や議事録はデータ化をすることになり、簡単に共有や修正がおこなえます。

ペーパーレス会議で資料をオンラインで確認できるようになれば、資料を印刷してまとめるという一連の作業が必要なくなるため、業務負荷が大きく軽減されます。

ペーパーレス会議システムのメリット:情報共有や検索性の向上

資料や議事録がデジタル化されることは、作業負担の軽減という面だけでなく、セキュリティや情報共有の面でも効果があります。

紙の資料や議事録では、次の会議の際に紛失してしまっていたり、必要なときに気軽に確認することができません。

資料や議事録をデータ化しペーパーレス化をおこなうことで、無駄を省くとともに、確認のしやすさや情報共有を円滑にする効果も期待できます。

また、データ化し閲覧や編集に制限をつけることで、持ち出しや書き換えなどを防げるので、情報の流出や紛失などといったセキュリティ面でもデータ化することは期待できるでしょう。

ペーパーレス会議システム選定のポイント

ペーパーレス会議システムには多くの種類がありますが、特徴や費用などを比較検討したうえで自社に適したものかを見極めて、導入するシステムを決める必要があります。

ペーパーレス会議システムを選ぶ際に意識しておきたいポイントを理解して、適切なシステムを選べるようにしましょう。

セキュリティや使い勝手

会議では、機密情報を話し合う、社外秘の資料を扱うということがあるでしょう。

データの暗号化やアクセス方法などのセキュリティ対策が万全であるかは意識して確認しておきたいポイントです。

また、実際に使用する際にはセキュリティ以外にも使いやすいかどうかという部分も重要です。

使いにくいシステムであれば、ミスやトラブルにつながりますし、効率や運用の面で不満やストレスが増えて、悪化してしまうかもしれません。

安全で使いやすいペーパーレス会議システムを選ぶことは、導入を検討する際には重要なポイントといえるでしょう。

機能と費用は適切か

安全で使いやすいシステムであっても、自社に必要な機能が揃っていなければ意味がありません。

必要な機能や求める機能が備わっているシステムかどうかは慎重に考えましょう。

事前にどのような課題があり、改善のために必要な機能はなにか、ということを洗い出しておく必要もあります。

必要な機能がない、足りないシステムを導入するのは無駄になるので注意しましょう。

また、システム導入や利用に必要な費用も考えておかなければいけません。

システムに使える予算や規模が適正であるか、など必要な機能を限られた予算内で実現できるかどうかも意識しておく必要があるでしょう。

サポートや拡張性などはあるか

ペーパーレス会議システムを導入する際に、自社に合った機能や費用の相談ができるか、導入後のトラブルなどの際に対応してくれるか、というような導入前後のサポート体制も確認しておくといいでしょう。

ペーパーレス会議システムの選定にあたっては、ITの知識を必要とします。そのため、自社の課題解決となりうる適切なサービスを提案してくれる企業の製品を利用することで効率的に導入を進められます。

また、導入時からの利用を通して、機能の拡張や利用人数の変更をする必要が出てくる場合もあるので、導入後にプラン変更や機能追加などがおこなえるかどうかも確認しておくといいかもしれません。

既存のツールと連携できるかどうかなど、サービス側に確認しなければわからないことも多くあるので、サポートやサービスの担当者と協議をしていく必要があるでしょう。

Chatworkを使ってペーパーレス会議をはじめよう

ペーパーレス会議システムは数多くあり、選ぶ際には自社に合ったものを見つけ出す必要があります。

Chatworkはビジネスチャットツールとして多くの企業に利用されていますが、ペーパーレス会議に活用することもできます。

Web会議機能である、Chatwork Liveを利用すればチャットではなくオンラインで会話をすることができます。

ファイル共有機能やチャット機能を活用すれば、議事録や資料の共有も簡単におこなえます。

Chatworkはペーパーレス会議専用のシステムというわけではないですが、会議以外のビジネスコミュニケーションのシーンにおいても活用でき、特にWeb会議がおこなえる、データで資料がやりとりできる機能はペーパーレス化をすすめるにあたり有効活用できるでしょう。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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