ペーパーレス化のデメリットを理解し適切なペーパーレス化を進めよう

ペーパーレス化をすることで業務効率化やコスト削減などの効果が期待できます。

しかし、これまでの紙文化に慣れてしまっていることでペーパーレス化に抵抗や違和感を覚えてしまう場合もあります。

ペーパーレス化のメリットを活かすためには、ペーパーレス化のデメリットを把握し対策をする必要があります。

さまざまなメリットがあるペーパーレス化であってもデメリットとなってしまう可能性がある部分を見ていきましょう。

ペーパーレス化自体がデメリットではない

ペーパーレス化のデメリットを考えていく際に注意が必要なのが、ペーパーレス化自体にデメリットがあるわけではありません。

ペーパーレス化をおこなうことで、コスト削減や業務効率、デジタル化なども進み、企業のIT化が促進されテレワークなどにも対応しやすくなる効果が期待できます。

つまり、ペーパーレス化を適切におこなうことに関しては、デメリットがあるわけではなく、ペーパーレス化に移行する際の導入や運用の仕方などの部分でデメリットを感じる可能性があるということです。

これまでの紙文化やアナログ作業に慣れてしまっている場合は、ペーパーレス化に慣れるまでにはやりにくさを感じることはあるでしょう。

ある程度、ペーパーレス化の効果やメリットを感じられるようになるには時間が必要な部分もあり、ペーパーレス化を進めるうえでは紙を使わずおこなう業務に慣れるまでの期間も考えなければいけません。

ペーパーレス化をデメリットと捉えられる原因

ペーパーレス化のデメリットは、ペーパーレス化のメリットを感じられるようになるまでの課題などが原因になると考えられます。

適切にペーパーレス化を進めるためにも、ペーパーレス化の導入や移行期にどのような点がデメリットと感じられ、導入や運用を阻む原因になるのかを見ていきましょう。

ITへの投資や導入まで工数が必要になる

これまで紙でおこなってきたものをやめて、ペーパーレス化をおこなうには、IT化やデジタル化への投資や導入に向けた準備が必要です。

ペーパーレス化に向けての準備作業が発生することで新たな人員やコストが必要になり、便利になると感じる前に手間を感じてしまうと、導入する必要性を疑う声も出てくる場合もあります。

また、ペーパーレス化をおこなうには、新たなデバイスやシステムを導入し、利用できるようになるまでの時間も考えなければいけません。

これまでのやり方から大幅に変わることになるので、不慣れなことやわからないことが増えてしまうと、ペーパレス化にデメリットを感じてしまう原因につながってしまうでしょう。

ITシステムへのセキュリティ懸念

ペーパーレス化をおこなう際、システムサーバーを利用するため、情報漏えいなどのセキュリティ面が不安で導入できないという企業も少なくありません。

ITシステムを選ぶ際にセキュリティ面は重要ですが、知識が不足していると、どのシステムやサービスのセキュリティレベルが自社に最適かがわからない部分もあり不安を感じるでしょう。

情報セキュリティ対策不足による顧客情報の漏えいは、企業の信頼を大きく損ねることになり、最悪、そこから派生する風評被害や経済的損失の影響で、事業の存続が危ぶまれることもあります。

しかし、アナログや紙で管理している状態がセキュリティが高いともいえず、書類の紛失や持ち出しなどで情報漏えいにつながることもあります。

ペーパーレス化を適切におこなうことで、セキュリティ面の向上にもなるので、ITシステムや情報セキュリティに対する知識を持つことも重要です。

移行による作業効率の低下

ペーパーレス化に移行する場合でなくても、現状のやり方から変わる際は作業効率に不安を感じるものです。

便利になるとしても、慣れているやり方のほうがやりやすいと感じることもあるでしょうし、新しいやり方に慣れるまでは作業効率が落ちることも考えられます。

また、ペーパーレス化の場合は、アナログな方法からITを活用する方法に移行することになるのでITシステムやサービスに不慣れな人が多いと、使いこなせるかという不安も感じることでしょう。

不慣れなやり方に変えることでの作業効率の低下やストレスの増加、できていたことができなくなるという懸念がペーパーレス化のデメリットとしてとらえられてしまうのかもしれません。

ペーパーレス化をデメリットにしないためのポイント

ペーパーレス化のメリットや効果が出るまでの間に、デメリットを感じさせないためにはどのような工夫が必要なのでしょうか。

メリットよりもペーパーレス化に移行したことでデメリットを感じる声が大きくなると、ペーパーレス化へ向けた動きや意識が鈍化してしまいます。

ペーパーレス化を適切に進めるためには、デメリットを感じさせないような導入や運用の仕方が必要です。

経営陣が使いこなしメリットを体感する

コストのかかるシステムに関しては、経営陣から積極的に導入を進めていくことが大切です。

経営陣がペーパーレス化のよさを体感できなければ、いくらメリットがあったとしても導入は難しいでしょう。

コストの提示はもちろん、メリットをしっかり伝え、経営陣にとってペーパーレスがいかに会社にとって有益なことかを理解してもらいましょう。

また、管理職など上の立場から使いこなせるようになることで、会社全体に浸透しやすくなる、ペーパーレス化への意識が高まるという点も期待できます。

試験的に導入し体感させる

そもそもITシステムやサービスを使う習慣がなかった場合は、体感させる機会を導入前に用意するといいでしょう。

実際に、触れ操作やメリットを教えてもらうことで、ペーパーレス化に向き合う気持ちも芽生えるはずです。

また、何もわからないものが新しく導入されるという状態だと拒否反応が生まれやすいので、検討段階から触れてもらい、意見などを社員から集めると導入に向けて一体感も生まれやすいかもしれません。

実際に導入する際は使いやすさの面は重要になるので、検討段階から多くの社員に使ってもらう機会を用意し、最終的に多くの業務や社員に使いやすいものを選ぶ必要があります。

段階的に導入を進める

経営陣や管理職から使いこなすことと同様に、ペーパーレス化をおこなう業務も段階的に進めていくといいでしょう。

ペーパーレス化といっても業務内容によって進みやすいものと難しいものに分類されるので、まずはペーパーレス化のハードルが低い会議などから進めていくといいかもしれません。

経営陣や管理職が出席する会議などからペーパーレス化をおこなうことで、ペーパーレス化の進め方やメリットを体感し、徐々に他の会議や他の業務のペーパーレス化につなげていくといいでしょう。

ペーパーレス化の一歩にChatwork

ペーパーレス化をおこなうことでデメリットが大きいと感じさせないようなシステムやサービス選びやペーパーレス化自体の進め方を意識しなければいけません。

ペーパーレス化の導入には費用や時間的なコストも必要ですので、トライアルなどで試験的に導入し業務効率や社員の意見をチェックしながら自社に適したシステムを導入しましょう。

Chatworkには、社内や社外で活用できるチャット機能が備わっているので、ペーパーレス会議に利用でき、チャット上でファイル管理をすることも可能です。

また、Web会議機能も搭載されおり、ペーパーレス会議にも利用できますし、テレワーク導入の際にも活用できるでしょう。

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