情報共有アプリで組織内の情報共有を促進しよう

業務効率化
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目次

企業や組織内での情報共有には、メールや電話などのツールが一般的です。しかし、テレワークの実施や業務効率化のために、情報共有アプリを導入する企業が増えています。

情報共有アプリを導入するメリットや情報共有アプリを選ぶ際のポイントを紹介します。

情報共有アプリを導入するメリット

社内の情報共有に情報共有アプリを利用することで、業務をより効率的におこなうことができます。ここでは情報共有アプリを導入するメリットを確認しましょう。

情報がリアルタイムに得られる

情報共有アプリは、社外にいてもアクセスできることが特徴のひとつです。つまり、外出時や出張中、テレワーク中でもすばやく情報を得ることができます。

たとえば営業担当者は、客先への訪問などで社外にいることが多いと想定されます。そのような場合でも上司など、ほかの従業員とコミュニケーションをとることができれば、より質の高い提案が可能となることも期待できるでしょう。

得られる情報量が増える

情報共有アプリを導入すると、従業員が情報やナレッジを簡単に共有できるようになります。すると、得られる情報が増えたり、情報の抜け漏れを防ぐことができます。

各従業員の知っている情報が増えることで、業務の効率化や生産性向上が期待できるでしょう。

また、情報共有が活性化すると、ノウハウやナレッジが積極的に共有されることにもつながります。

ノウハウやナレッジが個人だけに蓄積していくと、業務が属人化してしまいます。属人化は組織にとってデメリットが大きいと考えられていますが、情報共有アプリは属人化をふせぐためにも有効です。

コミュニケーションが活性化する

情報共有アプリは業務に関係のある情報の共有を主な目的としていますが、従業員間のコミュニケーションそのものを活性化させるためにも有効です。

円滑なコミュニケーションは組織の雰囲気をよくし、結果としてチームワークの向上につながります。

情報共有アプリを選ぶポイント

情報共有アプリの導入を検討しようとしても、その種類は非常に多くあります。

そのなかで、自社に最適な情報共有アプリを選ぶポイントを紹介します。

使いやすさ・操作性

情報共有アプリは一般的にすべての従業員に使われるものです。そのため、使いやすさや操作性の良さは最も重要なポイントであるといえます。入力は簡単にできるか、複数デバイスでも問題なく確認できるかなどは必ず確認しましょう。

導入コスト・ランニングコスト

情報共有アプリは一般的に、毎月継続的に費用が発生します。

また、その費用は利用人数によっても左右されることが一般的です。そのため、従業員の人数が大幅に変動する場合は、その点も考慮する必要があります。

なお、情報共有アプリの中には無料で使えるものもあります。無料で十分業務ができるのであれば、まずは無料版を使い始めるというのもひとつの選択肢です。

また、初期に必要なコストも重要です。導入に必要な費用だけではなく、導入し使い始めるまでの準備にどのようなものがあるかを検討しましょう。

たとえば、操作に専門的な知識やマニュアルが必要であれば、従業員を教育し導入ができるまでにかかるコストが大きいと考えられるでしょう。

セキュリティの強固さ

情報共有は言葉や文章でおこなわれるとは限らず、ファイルなどを添付する形でおこなう場合もあります。そのため、情報共有アプリのセキュリティが万全であるかどうかも重要です。

導入社数の多さ

情報共有アプリの導入を検討している、もしくはすでに導入している企業は近年増加しています。

そんな中で多くの企業で実際に導入されているアプリは、業務において必要とされている機能を備えており使い勝手がよく、セキュリティ面でもしっかりしていると、多くの企業から判断されていると考えられます。

いろいろなアプリを比較検討してみたものの、最終候補に絞ったものからどれにすべきかを決めきれないという場合は、多くの企業で導入されているものを選ぶと結果的にうまくいく可能性が高いです。

導入社数が多いアプリはその分だけ企業側から意見をもらうことも多く、どんどんブラッシュアップされてさらに使い勝手がよくなっていくことも期待できるでしょう。

情報共有アプリChatworkとは

情報共有アプリを利用してリアルタイムで情報を共有することで、業務の無駄が減りコミュニケーションも活性化することが期待されます。

業務の中で利用する以上、使い勝手は重要なポイントですが、実際に利用するアプリを選ぶ場合はコストやセキュリティの強さなども考慮することが重要です。

情報共有アプリの中では、ビジネスチャットChatworkがおすすめです。チャットでメッセージによる情報共有ができるのはもちろん、データファイルの送受信もできます。またビデオ通話機能やタスク管理機能など、ビジネスに必要な機能がそろっています。さらに、機能が多すぎず、だれにでも使いやすいシンプルなデザインであることも特徴です。

Chatworkのフリープランでは、多くの機能を無料で使うことができます。複雑な手続きは要らず、すぐに使い始められますので、ぜひダウンロードしてください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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