営業電話の失敗しないコツとは?成功率を高めるかけ方も解説

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営業電話の失敗しないコツとは?成功率を高めるかけ方も解説

目次

営業電話は、顧客の新規開拓のために有効な手段のひとつです。営業電話は一般的な営業手法である一方、対面ではないため、通常の営業とは異なるコツや必要な準備があります。

営業電話をかけるために意識すべき基本的なマナーやコツをご紹介します。

営業電話をかける前に確認すべきマナー

営業電話の相手はお客様です。電話をかける前に、基本的なマナーやエチケットを確認しましょう。以下の基本的なマナーは、守らなければ相手に悪い印象を強く与えてしまいます。

  • 適切な声のトーン、ボリュームを意識する
  • 静かな場所で電話をかける
  • 迷惑にならない時間帯を選ぶ
  • 正しい言葉づかいをする
  • 長時間の拘束をしない

いくら電話で話す内容が良くても、マナーやエチケットを守れていないと話を聞いてもらえません。まずは話を最後まで聞いてもらえるようにしましょう。

営業電話をかける準備

営業電話をかける前に、やっておくべき準備があります。ここでは5つをご紹介します。

ゴールを確認する

営業電話をかける前に、ゴールを確認することは最も重要です。ゴールが定まっていない状態で営業の電話をかけても、何をどこまですればよいのかわからず、本来なら必要なかった手間や時間が発生してしまいます。

アポイントを取ることが目的だとしても、いつまでに何件のアポイントを取ればよいのか、定量的に明確にしておきましょう。

電話する企業について調べる

電話相手になる企業については、あらかじめ調べておきましょう。

企業のことをよく調べてから電話をしていれば、それは相手にも伝わるものです。反対にまったく何も知らない状態で電話をかけると、無礼な態度・印象を与えることになってしまいます。

会社概要などの基本情報はインターネットで簡単に調べることができます。企業名や所在地、社員数、ミッションなどは最低限確認しておきましょう。

架電リストをつくる

営業電話は複数の会社に電話をかける業務です。事前に架電リストを作成しておくことをおすすめします。

リストがあれば、リストに沿って下調べをすることができるだけではなく、次の架電先をスムーズに見つけることができます。

トークスクリプトを用意する

営業電話をかけるときは誰しも緊張するものです。トークスクリプトが手元にあれば、安心して臨むことができます。

ストーリーや要点がまとまっているので、何を話せばいいかわからなくなったときや緊張して戸惑ってしまったりするときにも、トークスクリプトを確認し軌道修正することができるでしょう。

短時間で端的に話す要点をつかむためにも、トークスクリプトの作成は有効です。

想定質問とその回答を用意する

トークスクリプトにくわえ、想定される質問とその回答を用意しておきましょう。

電話した相手からの質問は、反対に興味を持ってくれたチャンスでもあります。質問にうまく返せれば、より相手を引きつけることができます。

社内で営業電話での質問内容を共有してもらうのもよいでしょう。

ロールプレイをする

準備ができたら、いよいよ電話をかける前に社内でロールプレイをしておきましょう。ロールプレイは、電話をかける側とうける側に分かれて、会話の練習をすることです。

事前準備をしても、いざ他人と対峙すると予想外の返答が帰ってくることもあります。ロールプレイをすることで、自分が想定していなかった返答や質問の可能性に気づくことができます。

営業電話のかけ方

準備が終わったら、実際に営業電話をかけます。営業電話の基本的なかけ方を解説します。

社名や名前を名乗る

電話をかけてつながったら、まずは社名と名前を名乗ることは基本です。

「いつもお世話になっております。株式会社○○の○○と申します。」のように、どこの誰かを提示することで、相手に怪しいものではないという安心感を与えることができます。

相手の名前と所属を確認する

社名や名前を名乗ったら、「○○部署の○○様はいらっしゃいますでしょうか?」と、話したい相手がいるかを確認しましょう。また、話したい相手につながっていると確信できる場面でも、相手に直接確認できると安心です。

新規で電話をかける場合、電話番号を調べても代表番号しか掲載されていないケースがあります。まったく関係のない部署にかけてしまった場合は適切な部署につないでもらうか、電話番号を教えてもらいかけ直しましょう。

かけ直す場合はどなた宛に電話したらよいかを確認しておくと、スムーズに進めます。

本題を話す

電話の相手は時間のない中応対している可能性があります。本題としてサービスや商品の紹介をしたい場合もなるべく端的に話せるように心がけましょう。

話が少し長くなりそうな場合は、あらかじめ「○○分ほどお時間いただいてもよろしいでしょうか」などと確認しておくといよいです。

アポイントをとる

営業電話では、商談のアポイントをとることが最終目標です。アポイントは時間帯を絞ってとるようにしましょう。

営業電話のコツ

営業電話のかけ方の流れになれたら、次は電話をかけるコツを意識してみましょう。

ゆっくり話す

電話だと情報源は声しかありません。話し方には特に注意が必要です。

早い口調だと人によっては聞き取れない可能性があります。基本的には誰でも聞き取れるようにゆっくりを意識して話すようにしましょう。

簡潔に話す

営業電話は、忙しい相手にいきなり電話をかけることになります。あまり長時間拘束するわけにはいきません。

また一方的に長く話されると、要点が相手に伝わりにくくなります。電話ではわかりやすく短く説明します。

メリットを伝える

相手にとってのメリットを示すことは、営業電話をかける際に特に意識すべきことです。

たとえば「○○株式会社の○○と申します。本日は経費削減ができる新サービスを開発しましたので、その件でお電話しました。」のように、相手にとってのメリットと要点を簡潔に伝えることで、話を聞いてもらえる可能性が高まります。

明るく話す

声のトーンを少し上げて、明るく話すように努めましょう。

暗い声でボソボソ話してしまうと、相手に対して印象が悪くなってしまいます。話を最後まで聞いてもらうには、なるべく好印象を与えられるように意識することが大切です。

アポをとる時間帯は絞る

アポイントが多くなればなるほど、いくつもの企業を回らなければなりません。アポイントの時間がばらばらだと移動時間が増えるため、時間を有効活用できないでしょう。

また朝一や定時前は忙しい時間帯なので、避けたほうがよいでしょう。

PDCAを回す

営業電話をかける場合でも必ずPDCAを回すようにしましょう。

PDCAとは、計画を立てて(Plan)、計画に向けて実行し(Do)、達成具合を確認して(Check)、次に向けて改善する(Action)という一連の流れを指します。

架電が終わったら、計画どおりに進んだのか、どこが計画どおりに進まなかったのかなど、自己分析や自己評価をすることが重要です。PDCAを繰り返すことで、営業電話での商談設定率をあげることができるようになるでしょう。

営業電話でやってはいけないこと

最後に、営業電話をする際にやってはいけないことをご紹介します。

押し売り

営業電話では押し売りをしないように気を付けましょう。

押し売りが原因となって悪印象につながり、自分の名前や会社にまで傷が付いてしまうケースがあります。

また電話による営業が一度断られているのに、しつこく営業を続けてしまうと「電話勧誘販売に対する規制」の再勧誘の禁止(法第17条)に抵触する可能性があります。[※1]

違法行為と見なされて会社に指導が入ることがないように、注意することが必要です。

都度確認をとらない

電話では、対面の会話と異なり、相手の声が聞き取れないことがよくあります。

せっかくアポイントまでたどりつけたのに、それぞれの認識に相違があったとしたら、これまでの手間と時間が無駄になってしまいます。齟齬を減らすためにも確認をとっておきましょう。

営業電話には準備やフォローも大切

営業電話には事前準備が必要不可欠です。企業調べ、架電リストアップの作成、トークスクリプトの準備、ロールプレイなど、十分に準備をしましょう。

さらに営業電話にはフォローも重要です。営業電話が終わった後やアポイントの前日などに連絡をとることで、アポイントを忘れてしまうことを防げます。

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[※1] 参考:電話勧誘販売:特定商取引法ガイド
https://www.no-trouble.caa.go.jp/what/telemarketing/

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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