部署の課題例とは?主な部署の課題例への改善方法

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業務効率化
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部署の課題例とは?主な部署の課題例への改善方法

目次

多くの企業では、担当ごとに部署でわけられていますが、集団で仕事を継続すると課題は必ず起こります。

部署の課題にあげられる例は、人間関係から仕事内容、職場環境まで多岐にわたるでしょう。

企業が長期的に経営を続けるためには、部署の課題を放置せず、仕組みを見直して改善策を取り入れることが大切です。

経営者や管理職が取り組むべき部署の課題例や改善方法を解説しますので、参考にしてください。

企業が部署の課題を改善すべき理由

部署の課題の解消は、長期的な経営に欠かせない要素のひとつです。

部署で働く社員は、大なり小なり仕事に関する問題を抱えていますが、日々の業務に追われて改善策を取り入れることが難しい状況も考えられます。

経営陣や管理職が部署の課題や問題を改善しないまま放置してしまうと、社員はストレスや働きにくさを感じ、不満が生まれ人間関係の悪化や離職につながる可能性もあるでしょう。

人材確保や職場環境改善、会社の事業継続にためにも、具体的な改善策を考えて実行する必要があるのです。

部署の課題を放置するリスク

社員は日々の業務に追われており、不満を感じていても伝えられていない、課題自体が表面化していないだけの状態である場合もあります。

部署内の課題を見過ごしたり、放置していると起こりやすい問題は、以下が考えられます。

  • 業務の生産性が下がり、残業につながりやすい
  • 社員の不満や疲労がたまり、離職者や休職者が出やすくなる
  • 仕事のミスやトラブルが増えて顧客の信頼を失う

部署の課題に対して、具体的に指示を出して改善策の舵をとってくれる上司がいないと、部下は何をどう改善するべきなのか、行動に移せないことが多いでしょう。

このように、経営陣や管理職が課題を見過ごしたり、放置したりすることは、会社の事業継続が難しくなる危険性も含まれるのです。

部署の課題例でよくあるものは?

よくある部署の課題例をいくつか見ていきましょう。

課題が表面化していない部署でも、よくある課題例を知ることでこのような状態に陥っていないかなどの参考に利用できます。

職場のコミュニケーション・対人関係の課題

職場で起こる多くの問題は、コミュニケーション不足や人間関係の問題で起こります。

仕事を進めるには、社員同士のコミュニケーションが欠かせませんが、仕事に対する価値観の違いが目立ってしまうと、どうしても会話の数や配慮が減りがちになるのです。

報告・連絡・相談がとどこおってしまった結果、仕事のミスやトラブルにつながるでしょう。

また、社員が人間関係の不満を抱えたまま仕事を進めてしまうと、職場環境の悪化や社内いじめ、ハラスメントなどの大きな問題につながる懸念もあります。

職場のコミュニケーションや人間関係の課題は、小さな火種のうちにできる限りなくしておくと、問題につながる前に予防できるでしょう。

業務体制・仕事量に関する課題

社員ひとりあたりの仕事量・残業時間が多すぎるのも問題です。

部署内の業務体制は、社員が仕事を効率よく進められる体制が整うことで成り立ちます。

しかし、経営のためにコストカットを進めすぎてしまうと社員の人数が足りず、業務の負担がひとりに集中してしまうのです。

仕事量の増加は、責任が分散されず裁量権が減ってしまい、社員の心の病気につながる可能性もあるでしょう。

業務体制・仕事量の課題例の放置は、社員の定着化が図れないリスクが生まれるため、部署内の悪循環を招く前に改善策を取り入れる必要があります。

オフィス環境・事務作業に関する課題

業務を円滑に進めるには、作業効率がアップできるように業務以外の環境を整えておくことが大切です。

部署内が散らかっていたり、備品の使い方やルールが明確でなかったりすると、社員同士でどこに何が置かれているのか、共有できない問題が浮上します。

本題の仕事に集中できなくなるため、社員の余計なストレスにつながってしまうのです。

上記の問題は、業務以外の事務作業としてあげられる、当番制の掃除やゴミ出し、備品補充など、いつ誰が業務以外の作業を担当するのかといった課題にも重なるでしょう。

社員が気持ちよく仕事に取り組む上では、オフィス環境・事務作業に関する項目も大切な課題例のひとつにあげられます。

スキル向上・教育に関する課題

業界や業種によって差はありますが、個人のスキルアップや教育に関わる取り組みは、企業が長期的に事業を継続する上で必要な課題になります。

企業に貢献して働く社員は、毎日同じ業務をこなしていくうちに、仕事の成長を感じられず「このままでよいのだろうか」という疑問を抱きやすくなるでしょう。

また、新入社員の場合は、社風や人手不足の観点から部署内の教育体制が不十分な場合、仕事を覚える前に離職者が出てしまう原因につながりやすくなります。

どちらの問題も、社員が長期的に企業を支える存在になれる可能性が狭まってしまうため、企業側が課題についての解決策を実践する必要があるでしょう。

よくある部署の課題例の改善方法

経営陣や管理職の方に取り入れてほしい、部署の課題例の改善方法を見ていきましょう。

職場のコミュニケーション・人間関係の課題の改善方法

コミュニケーションや人間関係の課題には、ビジネスチャットを活用するとコミュニケーション不足を補えます。

ビジネスチャットのツールは、コミュニケーションコストのかからないやりとりができるところが利点です。

社員同士で伝えたいことの認識漏れを防ぐには、口で伝えることにプラスして、チャットのタスク管理機能を使いましょう。

タスク管理機能は、締め切り日時の管理が目で見てわかりやすく、部署内の社員同士で情報の共有ができるため、報告の有無で起こりやすいトラブルを解消することが可能です。

ビジネスチャットでコミュニケーションを活性化させて、社員同士で起きやすい人間関係の課題を解消する方向にもっていきましょう。

業務体制・仕事量に関する課題の改善方法

部署内の業務量が多すぎるときは、ほかの部署から社員に応援に来てもらうなど、人員を補充する形で対策を取りましょう。

ルーティンの業務は、社外の組織や個人に業務委託する方法でコストを抑える方法を取り入れる選択肢もあげられます。

資金的なゆとりがある場合は、来年に向けて新入社員の獲得までの間、アルバイトやパート社員、派遣社員を期間限定で採用する方法もあるでしょう。

人員の補充と同時に、管理職側から社員に働きかけて、あらためて業務の手順を見直して徹底的に無駄を省く対策案を部署内で出し合うようにしていきます。

業務体制や業務量の課題を解決するには、社員が仕事を効率よく進められる体制を整えるための改善策を検討してみてください。

オフィス環境・事務作業に関する課題の改善方法

部署内で共有して使う事務用品や備品は、誰が見てもわかりやすいようにタグやラベルを貼って、定位置に固定できる環境を作りましょう。

発注が必要な部署にいる場合は、備品のラベルに発注番号をひとつずつ記載しておき、誰でも発注できるようにマニュアルデータをPCの共有フォルダーに入れておきます。

業務以外の当番については、社員同士で順番に担当する人を決めたり、一週間の終わりに掃除の時間を設けたりして不公平感をなくす取り組みで課題を解消しましょう。

スキル向上・教育に関する課題

社内で仕事内容に関わる講師を招いてセミナーを実施したり、スキルアップにつながる資格取得の支援金をサポートしたりする取り組みがあげられます。

仕事に対する向上心が生まれやすくなるため、企業に対する信頼感にもつながるでしょう。

新入社員については、部署の上司や各担当の責任者が研修の一環として授業の機会を設けるのもおすすめです。

社員が安定して働きやすい教育体制が整えば、長く勤めて貢献したいと思える企業を目指せるでしょう。

部署の課題例に企業ができる対策

企業の経営者や管理職が部署の課題例に取り入れられる対策は、ほかにもあげられます。

また、部署の課題は会社全体の課題と通じる部分もありますので、課題解決に向けた取り組みとして意識しておくといいかもしれません。

課題の解決に優先順位をつける

企業側が各部署からあがっている課題を集めたあとは、課題の緊急性が高い順番に重要度を決めていきましょう。

一気にすべての問題に取り組んでしまうと中途半端な対策につながりやすくなります。

放置すると大きな問題につながりそうな課題から優先順位をつけることで、課題の問題点で重複する内容を根本的な部分から解消できるでしょう。

第三者からコンサルしてもらう

企業側の経営者や管理職の視点だけでは、課題の本質である問題に気づけない可能性もあげられます。

未来への投資として、社外の経営コンサルタントに依頼して改善策を模索してもらう方法も検討してみましょう。

社内や部署内だけでは気づけなかった部署の課題例の問題点を知るきっかけにつながり、新しい取り組みから対策につなげられます。

改善案の実践と検証を繰り返す

部署の課題例は、1日で解決できない問題も多くあるため、数ヶ月から年単位で変化を見ていく必要があります。

改善案自体が最善ではない可能性も考慮して、微調整を定期的に繰り返しましょう。

いきなり大きな改善は難しい場合でも、少しずつ意見を取り入れて変化させていくことで、最終的に妥協できる着地点に到達しやすくなります。

アンケート・面談を実施する

部署の課題をあげていくには、上司から社員に向けて改善案を出し合う場を設ける必要があります。

印刷用紙またはメールに記入する形でアンケートを取る方法もあれば、定期的に面談を実施して意見を聞き取る方法もあるでしょう。

対面と非対面の形で調査を実施することで、社員が感じている本音を引き出すチャンスが生まれます。

問題点は放置せず部署内で共有する

管理職は、社員が不満や改善を求める声について、日ごろから放置せずに意見を耳に入れておくことが大切です。

また、同じような問題が続くときは、部署内の社員同士で会議の時間を設定して、どんな問題点や改善策が期待できるか共有し合うことも必要でしょう。

問題を放置せずに共有することで、部署内の信頼感が高まり改善策が出やすい環境が整いやすくなります。

部署の課題の解決にはビジネスチャットも便利

部署の課題例には、主にコミュニケーション不足、業務体制の問題、仕事以外の問題、教育不足などがあげられるでしょう。

社内の社員同士で話し合ってアイデアを出し合う方法を始め、ときには社外から外部の協力を仰いで対策につなげる方法も取り入れてみてください。

企業が長期的な経営を続けるためには、社員が業務で感じている課題を経営陣や管理職が介入して、解決に導く取り組みが必要不可欠です。

ビジネスチャットであるChatworkを利用することで、コミュニケーション不足の課題を解消でき、課題や不満などの情報収集、部署内のコミュニケーション活性化に利用できます。

部署の課題解決のためだけでなく、業務効率化やコミュニケーション面でもChatworkは活用できますので、ぜひ導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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