事務処理能力とは?事務処理能力の高め方と効率化のポイント

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業務効率化
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事務処理能力とは?事務処理能力の高め方と効率化のポイント

目次

事務処理能力を高め、日々の事務処理を素早くこなしていくことで、業務効率化やワークライフバランスの実現を目指すことができます。

事務処理能力を向上させるために、事務処理能力が高い人の特徴や事務処理能力を高めるポイント、事務処理を効率化するツールについて紹介します。

事務処理能力とは

事務処理能力とは、一般的な書類作成やデータ入力、数字の計算などデスクでおこなう処理作業をおこなう能力のことを意味します。

デジタル化が進んでいる現代では、PCやデジタルツールを使いこなす能力についても事務処理能力に含まれるでしょう。

事務処理能力を高めることで業務の効率を上げることができ、生産性の向上やワークライフバランスの実現といったメリットを得ることができます。

事務処理能力が高い人の特徴

事務処理能力が高い人には共通する特徴がいくつかあります。

事務処理能力が高い人に見られる特徴について5つ紹介します。

整理整頓ができている

事務処理能力が高い人は、整理整頓ができているという特徴があげられます。

事務処理能力が高い人は、身の回りの整理整頓ができているという点に加えて、どこにどのようなデータがあるのか把握しているというデータ管理の面においても整理能力が優れています。

身の回りの整理整頓やデータ管理ができていれば、業務に取りかかる際に必要なものを探す手間や時間が省け、効率的に業務を進められるというのはいうまでもありません。

業務の全体像を把握している

事務処理能力が高い人は、業務の全体像を把握しているという点もあります。

業務に取り組む上で、その業務はどのくらいの時間がかかるか、どのような過程をたどるかを分かった上でおこなうのと、闇雲に進めるのでは圧倒的に効率が変わってきます。

事務処理能力が高い人は、業務の全体像を把握した上で業務に取りかかるため、つまずきやすいポイントや事前に用意した方がよい資料などが分かり、素早く効率的に業務を進めることができるのです。

  

優先度が明確である

事務処理能力が高い人は、業務の優先度が明確にできています。

日々いろいろな業務が舞い込んできて、多くの人は、つい目の前にある業務から片付けたくなってしまいがちなのですが、事務処理能力が高い人は、それぞれの業務の優先度を理解して、優先度の高い業務からこなしています。

優先度が高い業務から片付けられれば、余裕を持ってそのほかの業務にあたることができ、結果的にすべての仕事を無駄なくこなすことができます。

 

業務を定型化している

事務処理能力の高い人は、ある程度、業務を定型化していることで効率的に作業を進めています。

事務処理の中には、単純作業だけど数が多くこなすのが大変というものも存在します。

事務処理能力が高い人は、そのように定型化できる業務にデジタルツールを活用したり、ソフトウェアを駆使するなどして、なるべく手間をかけずにできる工夫をしています。

業務を定型化することで、慣れから来るミスを減らすこともでき、生産性の向上にも役立っています。

効率化を意識している

事務処理能力が高い人は、効率化を意識しているという点があるでしょう。

事務処理能力が高い人は、業務の無駄を省き、効率的に業務をこなすことを意識しながら取り組んでおり、実際に効率化に成功していることが多いです。

また、業務の無駄を見つけ出し、無駄な手間を省く方法がないかと考える姿勢は、どのような職種においても必要であるため、事務処理能力が高い人はどのような職種においても重宝される人材であると言えます。

事務処理能力を高めるポイント

実際に事務処理能力を高めるための方法を4つ紹介します。

逆算してスケジュールを組む

業務を進めていく上で、逆算してスケジュールを組むというのは非常に大切です。

提出期限などの締め切りが分かったら、それまでに必要な工程を洗い出し、どの段階でどこまで終わっている必要があるかを考えてスケジュールを組むように常に意識しましょう。

時には、突発的なトラブルやクライアントからの変更指示など、予定どおり進まないこともあるでしょう。

トラブルやハプニングにも対応できるよう、余裕を持ったスケジュールを組むようにしたり、中間報告をスケジュールに組み込むなど、さまざまなことを想定して逆算したスケジュールを組むことが大切です。

タスク管理をおこなう

複数の業務を進めている場合、タスク管理をおこなうことが大切です。

タスク管理にはさまざまな方法がありますが、一般的には、すべき業務をリストアップし、優先度や重要度に応じていつ業務をおこなうのか決めていくというものです。

タスク管理自体に時間が取られてしまうのは本末転倒と言えるため、デジタルツールを活用するなど、なるべく手軽にタスク管理ができる方法を選ぶといいでしょう。

  

マニュアルを作成する

業務を進める上で、いつも人に聞いたり調べながら業務を進めているというような場合には、マニュアルを作成することも有効的です。

マニュアルを作成しておけば、人に聞いたり検索する時間をかけずに業務を進めていくことができますし、注意点なども盛り込んでおけばミスが減るというメリットもあります。

また、業務の属人化を防ぐことができ、他人に業務をお願いする場合や部署異動の際の引き継ぎなどにも役に立ちます。

 

無駄な業務をなくす

日ごろおこなっている業務の中には、常態化しているため気づけない、無駄な業務も存在するかもしれません。

日常業務を振り返ってみて、無駄な業務があれば、その業務自体をなくしてしまうというのも事務処理能力を高める上で有効的でしょう。

例えば、従業員の勤怠管理をタイムカードでおこない、それを表に集計しているような場合、勤怠管理ツールを導入することで、表への集計作業をなくすことができます。

普段の業務を振り返り、不要な業務や無駄に手間がかかっている業務がないか探してみることから始めるといいでしょう。

事務処理を効率化するツール

事務処理を効率化するツールを導入することで、事務処理能力の向上に近づきます。

事務処理を効率化できるツールについて紹介します。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、コミュニケーションの活性化や業務効率化に効果的です。

メールと違い、ビジネスチャットは、かしこまった表現や文頭や文末の挨拶が不要になるため、より短時間で気軽にコミュニケーションを取ることができます。

また、データ共有機能がついているツールを選べば、データの送受信やデータの管理がより簡単になり、業務の効率化に役立ちます。

従業員同士のコミュニケーションが活発になることで、アイデアが生まれやすくなったり、風通しのよい職場環境が実現できるというメリットもあります。

タスク管理ツール

タスク管理ツールを導入することで、業務をより効率的に進めることができます。

部下のタスクや同じチーム内のタスクが把握できるようになれば、それぞれのタスクの進捗具合を確認しながら業務を進めることができますし、助け合いながら業務を進めることも可能になり、プロジェクトの進みが早くなります。

また、タスクを見える化することで、優先度や重要度について考えやすくなりますし、逆算したスケジュールを組みやすくなります。

  

クラウドストレージ

クラウドストレージを利用し、クラウド上でデータ管理をおこなうことで、業務効率化を図ることができます。

クラウドストレージを利用すれば、場所を問わずデータを使用することができますし、データを探す手間も省けます。

また、クラウドストレージを活用することでペーパーレス化が進み、紙代や印刷費用などのコスト削減にもつながります。

 

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、大量のデータのアップロードやメールの配信などの事務作業をロボットによって自動化するシステムのことです。

RPAの作業スピードは人間よりも圧倒的に速いため、今まで単純作業に要していた時間を削減することができ、業務の効率化を図ることができます。

単純作業をRPAに任せることで、ほかの業務に割ける時間が増え、生産性の向上につながりますし、残業時間の削減にもつながるため、ワークライフバランスの実現にも効果的です。

勤怠管理ツール

勤怠管理ツールを導入することでなくせる業務は多くなるでしょう。

勤怠管理ツールの中には、出退勤の時間の記録や休暇の申請などをシステム上でおこなえるものもあるため、従来は勤怠時間を入力していた場合や休暇の申請をメールや紙でおこなっていた場合には、そのような手間を省くことができます。

また、勤怠管理ツールを導入することで、労働時間の見える化ができ、生産性向上の意識や残業時間削減の意識を高めることができます。

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、申請書などを電子化し、起案から決裁までの過程をシステム上でおこなうものであり、従来の決裁システムより短時間で決裁が完了するというメリットがあります。

起案書を電子化し、自動チェック機能を使うことで、誤字やミスが起こりにくくなりますし、手書きで申請書を策していた場合は大幅な手間の削減となります。

また、どこで回覧が止まっているのかがすぐ分かるため、よりスピーディーな決裁が可能になり、業務の効率化に役立ちます。

事務処理能力の向上にChatworkを活用しよう!

事務処理能力を高めるためには、効率化を意識し、デジタルツールを活用するなどして無駄な業務を省く工夫が大切です。

ビジネスチャットツールのChatworkでは、チャットを使った素早いコミュニケーションができるほか、データ共有機能やタスク管理機能が備わっており、Chatworkだけで業務効率化に大きく役立ちます。

また、Chatworkは、kinconeやjinjer勤怠、Focus U タイムレコーダーなど、主要な出退勤管理システムとの連携をすることもでき、グループチャット内で「出勤」「退勤」などの特定のワードを打つだけで出退勤の時間を記録することができます。

事務処理能力の向上に、Chatworkを活用してみてはいかがでしょうか。


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