コミュニケーションストレスの原因とは?職場のコミュニケーションストレスの原因と改善方法

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業務効率化
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コミュニケーションストレスの原因とは?職場のコミュニケーションストレスの原因と改善方法

目次

仕事のストレスの多くは、人間関係におけるコミュニケーションが原因で起こります。

コミュニケーションは業務を進める上での基本になるため、違和感や不満を感じることが多いと、仕事だけでなく人間関係などにも疲弊しやすくなるでしょう。

業務が円滑に進むためには、コミュニケーションストレスをできる限り減らす工夫が必要です。

社員がコミュニケーションストレスを感じる原因や改善方法を解説します。

コミュニケーションストレスが発生する原因

職場で感じるコミュニケーションストレスは、仕事の作業効率の低下や人間関係のストレスにも関わってきます。

コミュニケーションストレスの度合いが高まると、社員が心や体に不調を抱えてしまい、休職や退職につながる可能性もあります。

少しでも負担を減らすためにも、仕事でどのような出来事がコミュニケーションストレスの原因になるか見ていきましょう。

仕事で曖昧な指示が多い

業務の進行は、チーム内で的確な指示があることで完成までの流れがスムーズになります。

ただ、指示する立場の人物の指示が曖昧な場合、確認の手間が増えたり、意思の疎通がうまくいかないなど、業務をスムーズに進めることができません。

たとえば、仕事のデータを送信したときに「全体的に改善してください」など、曖昧な返事があると、社員はどのように改善すべきなのかがわかりません。

業務全体の司令塔が機能していないと、仕事に取りかかる社員は振り回されてしまい、相手との対話にコミュニケーションストレスを感じてしまう原因につながります。

言っていることが頻繁に変わる

指示の内容や言ったことを忘れて違うことを言ってくることが多い人を相手にすると、業務も進みませんし、ミスやトラブルの原因にもなりストレスがたまります。

発言に責任を持っていないのか、考えずに発言しているのかはわかりませんが、後から言った言わないのトラブルになったり、間違った指示や適当に返事をしているだけの可能性もあり、信頼関係にも影響するので、コミュニケーションストレスになるでしょう。

責任を持つ立場が頻繁に指示や意見が変わると組織やチームとしてどう動くべきかわからなくなるので、混乱を生む原因にもなります。

会話が嚙み合わない

仕事でのやりとりは、相手とコミュニケーションを図って進めていくものです。

ただ、取引先や顧客、社内の人間関係にはお互いの相性があるため、なかには会話がうまく通じない相手もいるかもしれません。

また、相手の態度や言動が厳しいものだと感じられる場合も、コミュニケーションストレスが高まります。

仕事の基本は、会話を通して連絡や報告などのやりとりを進めるため、スムーズに意思疎通ができないと、コミュニケーションストレスの原因を生んでしまうのです。

相手に配慮のない言動が多い

コミュニケーションストレスの多くは、お互いの配慮が足りないことによって起こります。

たとえば、締め切りの日時やスケジュールがその都度変更されると、相手の業務スケジュールを無視してしまうことにつながるでしょう。

また、口調や言葉選びなどが不適切な場合、不快に感じてしまいストレスを感じることもあります。

相手の立場や心理的な負担を考慮できないことが原因で、コミュニケーションストレスが起こりやすくなります。

職場のコミュニケーションストレスを解消するメリット

業務に関わるコミュニケーションストレスは、企業側が放置すると、職場内に悪循環を生むリスクを抱えてしまいます。

また、コミュニケーションストレスは業務に関わることだけではありません。

社内の人間関係やあらゆるハラスメントもコミュニケーションストレスにつながると考えることができます。

働きやすい環境づくりをするためにもコミュニケーションストレスがない職場づくりを意識する必要があるでしょう。

職場内の人間関係が調整できる

社員同士のコミュニケーションストレスが軽減されると、仕事のやりとりにおける負担や衝突が減りやすくなります。

職場の人間関係ではお互いの相性があるものの、業務ではペアやチームで仕事を進めなければいけない場面も少なくありません。

お互いにコミュニケーションストレスを減らせることで、仕事が円滑に進みやすくなります。

職場内の人間関係がおだやかなものになれば、空気感が変わってコミュニケーションストレスを減らせるメリットがあります。

取引先や顧客とのやりとりにかかる負担が減る

社員が仕事に感じるコミュニケーションストレスは、取引先や顧客からのクレーム対応の際などに起こりやすくなります。

そのため、コミュニケーションストレスが生まれやすい業務体制を改善できれば、社員の負担が軽減できるだけでなく、取引先や顧客の満足度を高めて、サービスの質を向上させることにつながるでしょう。

社員はクレーム対応などの負担が減った分、仕事の進め方が丁寧になり、取引先や顧客からの信頼を獲得できて、コミュニケーションストレスを軽減できるメリットもあります。

仕事の作業効率化が図れる

コミュニケーションストレスを解消することは、仕事に集中できる環境が整い、業務が円滑に進みます。

職場内の人間関係や取引先との会話がスムーズに進めやすくなるため、時短ができる分、残業時間を減らす取り組みにもなるでしょう。

新しい製品やサービスを生み出すアイデアが出やすくなるなど、コミュニケーションストレスの改善に取り組むことは、仕事全体の作業効率をあげるメリットにつながります。

コミュニケーションコストの改善につながる

業務連絡の電話やメールのやりとりが多いと、仕事にかかる時間を増やしてしまい、コミュニケーションストレスを感じる原因につながります。

仕事で必要以上に取引先と何件も連絡を取り合うことは、お互いの業務に水を差してしまい、コミュニケーションの負担が増えてしまうからです。

このようにコミュニケーションコストが大きい状態だと、コミュニケーションストレスが発生する要因も増えやすい状況といえるので、コミュニケーションストレスがない職場づくりをすることで、自然とコミュニケーションコストの軽減にもつながるでしょう。

職場で取り組めるコミュニケーションストレスの改善策

コミュニケーションストレスは、社員にとって仕事への負担を増やす要因につながります。

企業側は、社員が働きやすい環境をつくるためにも、コミュニケーションストレスにおける改善策を取り入れてみてください。

上司に意見交換しやすい環境を整える

コミュニケーションストレスを抱えないためには、日ごろから気軽に相談できる環境を整える必要があります。

定期面談や社内アンケートの実施、社内に意見箱を設置するなど、業務体制や人間関係の相談がしやすい工夫を取り入れましょう。

コミュニケーションストレスを増やさないためにも、社員が意見を伝えられる環境を整えることで改善策につながります。

コミュニケーション能力をあげる教育を実践する

職場内のコミュニケーションは、言動のすれ違いによって、仕事が進めづらい環境を生みやすくなります。

さまざまなハラスメントを発生させないためにも、まずは経営陣や管理職にあたる人たちのコミュニケーション能力を高める取り組みが必要です。

社外からプロの講師を呼んでセミナーを開催するなど、コミュニケーションに関する指導や教育の機会を設けてみてください。

社内でコミュニケーションストレスを減らす対策を始めると、社員が感じる職場での心理的負担が軽減されます。

迅速な対応や指示を心がける

コミュニケーションストレスは、連絡や報告が遅れるほど生まれやすくなるものです。

ミスやトラブルを予防するためにも、締め切りのスケジュールや日時変更のやりとりは、早めに伝えると相手の予定調整にかける手間が減らせます。

また、上司への報告や連絡もこまめに実施することで、ミスやトラブルが大きくなる前に修正をかけられるでしょう。

社内と社外の両方から信用を得られるため、お互いが仕事に感じるコミュニケーションストレスを軽減させる改善策につなげられます。

チャットを使ってコミュニケーションコストの削減

仕事のやりとりでの電話やメールが多すぎると、お互いにコミュニケーションにかかるコストが大きくストレスを感じます。

お互いの時間を奪わないための対策として、ビジネスチャットを導入することで、効率よく業務連絡のやりとりができるでしょう。

ビジネスチャットでは、返信の代わりに絵文字で既読を表現するなど、メールとは違いコミュニケーションにかかる形式や手間を簡略化できます。

連絡や報告のやりとりが多く困っているときは、コミュニケーションストレス改善策としてビジネスチャットの導入もご検討ください。

コミュニケーションストレスの解消にChatwork

コミュニケーションストレスの原因は、会話が通じないことや仕事の指示が曖昧など、仕事に対する配慮が少ないことで起こりやすく、コミュニケーションストレスが高まると企業活動に大きなリスクを生じさせます。

コミュニケーションストレスの改善策としては、意見交換しやすい職場環境を整えることを始め、管理職や上司にコミュニケーションに関わる教育を設ける方法などがあげられます。

また、気軽にコミュニケーションが取れるChatworkのようなビジネスチャットを導入することも効果的でしょう。

Chatworkはコミュニケーションや情報共有を円滑にする機能を備えているので、コミュニケーションそのものを気軽におこなえるメリットがあり、ストレスを生じさせにくい効果が期待できます。

コミュニケーションストレスを解消する手段のひとつにChatworkの活用をご検討ください。

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