社内環境を改善する必要性と適切な社内環境整備とは?

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業務効率化
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社内環境を改善する必要性と適切な社内環境整備とは?

目次

社内環境の整備は、社員が長く働きやすい職場環境をつくる基盤になります。

そのため、企業側は小さなことから大きな課題まで、労働環境や人間関係、お金や雇用関係など、あらゆる面から改善策や工夫を取り入れることが大切です。

社内環境を改善する必要性をと適切な社内環境整備に関するポイントを解説します。

適切な社内環境とは

従業員が仕事に関わる全般で満足できている職場は、社内環境が適切であるといえます。

とくに、労働環境や人間関係、雇用関係の問題は、仕事でストレスの原因になりやすい項目なので、働きやすい職場になるように改善が必要です。

  • 労働環境(業務体制が整っている、労働時間が適切、仕事に集中できるオフィス環境)
  • 人間関係(コミュニケーションが取りやすい、ハラスメントなどの問題がない)
  • 雇用関係(有給休暇などの制度が利用しやすい、給料や待遇面の満足度が高い)

上記のような項目を参考に、企業側は社員から意見を聞き取り改善を働きかけて、少しずつ社内環境整備を進めていくことが求められます。

社内環境改善や社内環境整備が必要な理由

社内環境を整備する目的は、仕事とワークライフバランスの両立、労働条件の見直し、メンタルヘルス対策などさまざまな面であり、働く社員のためになるように社内環境を改善することが求められます。

社内環境整備を疎かにしていると社員のモチベーションが下がる、業務効率が悪くなる、ストレスが溜まりやすい、心身に悪影響を及ぼすなど働く社員へや企業活動に対して大きく影響します。

社員が働きやすい環境を整備することは、企業の義務でもあり、業務効率化という面だけでなく離職防止などの観点からも社内環境整備や社内環境の改善は必要です。

社内環境の改善や整備が必要になる職場の問題

社員が感じやすい社内環境の不満に対応できるように、企業側は問題になりそうな項目を把握しておく必要があります。

社内環境が整っていないことで、どんな問題になりやすいのか見ていきましょう。

労働環境や労働時間の問題

仕事の作業効率が下がるような業務体制は、社内環境の改善に必要な問題にあげられます。

たとえば、業務工程が多く作業完了までに手間が多い、慢性的な人手不足のままである、などの課題を放置していると、残業時間やトラブル増加の原因につながります。

ほかにも、オフィス環境の配置や整理が行き届かず、仕事に集中できない環境も問題でしょう。

仕事の生産性をあげるためにも、企業側から労働環境や労働時間の問題に介入することが大切です。

社内の人間関係問題

取引先や社員同士のコミュニケーションの取りやすさは、業務の作業効率をあげるのに重要な項目です。

報告・連絡・相談がしにくい職場では、社員同士が意見を気軽に発信しづらい社内環境につながり、人間関係のトラブルが起こりやすくなります。

人間関係の問題が悪化するとハラスメントやいじめにつながりかねないため、仕事での悪循環だけでなく、大きな問題に発展する場合もあります。

人間関係の問題から仕事の悪循環をまねかないためにも、風通しのよい職場環境をつくる改善策を取り入れましょう。

お金・雇用・制度に関する問題

仕事の報酬である給料、雇用関係や制度の整備は、社員の満足度を決める重要な項目です。

たとえば、有給休暇の制度が気軽に利用できなかったり、給料や待遇面で評価が不適切だと感じられたりすると、社内環境が悪くなる原因につながります。

ほかには、育児休暇や介護の制度が利用できない問題、非正規社員から正規社員になれる制度がないなどの問題もあるでしょう。

働くことの対価に適切な報酬や待遇が与えられないと、社員が社内環境に不満を感じる問題につながります。

業務をおこなう環境の問題

新しいシステムの導入にはコストがかかるものの、全体的な流れを考えたときに仕事の問題を解消する役割につながる場合もあります。

たとえば、足を運んで営業をかける商談が多い企業では、交通費や移動時間がかかって経費が圧迫される懸念だけでなく、社員の労働時間や心労が増える原因につながるでしょう。

ほかにも、PC関係のソフトが古すぎて動作が遅かったり、メールの回数が多くやりとりに時間がかかったりするなど、業務に影響を与える内容があげられます。

社内環境の整備や改善には、適切なシステムを導入して作業効率をあげることも必要です。

社内環境改善・社内環境整備に取り組まないリスク

企業に対して社員の不満度が高まると、長期的に働く意欲を失い、仕事の質が下がる、人材を失うというリスクが考えられます。

モチベーションの低下から集中力がなくなると、ミスやトラブルの対処が増えてしまう、人材がいなくなることで長時間労働につながるなど、社員の健康への影響や働きやすさがより失われていってしまいます。

社内環境の整備に取り組まないリスクは、社員が仕事と人生の充実感を失い、仕事全体に悪い影響を与える可能性があるので、改善策の実行が重要です。

社内環境改善・社内環境整備に取り組むメリット

仕事の調整がしやすい環境は、プライベートと仕事の両立を始め、仕事や人生における充実度を高める取り組みにつながります。

社内制度が気軽に利用できる環境では、仕事以外の余暇に使える時間が増えて、家族や友人との交流時間が増やせるでしょう。

また、仕事のスキルアップのために資格を取ったり、社外の人と交流して人脈や経験を増やすなど、業務外の時間を有効活用できると仕事にもよい影響を与えられます。

社内環境の改善や整備に取り組むメリットには、社員の満足度をあげるだけでなく、社員が企業に貢献したい気持ちを高めて、利益アップにつながる取り組みにつながります。

社員が働きやすくなることのメリット

社内環境整備をおこなうことによって、社員が働きやすくなるのが社内環境整備の目的であり最大のメリットです。

社内環境は社員にとって働きやすい環境である必要性があり、社員が会社に長く定着するために必要な要因でもあります。

社内で利用している機械を最新の機器に変える、業務に最適なツールやPCを取り揃えるなど業務を遂行するために適切な環境が用意されているかは基本といえます。

また、作業環境だけでなく上司や部下との人間関係や照明の明るさ、空調システムなど社員が快適に働ける環境作りも求められます。

業務効率化につながるメリット

社内環境を整備することで、業務効率化につながる部分があります。

業務効率化は業務を効率的にこなすためにさまざまな改善をおこなうものであり、それが社内環境を整備することでも発揮されるのがポイントです。

必要な機器やツールを用意することも社内環境整備であり業務効率化に向けた施策でもありますし、働きやすい環境や良好な人間関係の構築、円滑なコミュニケーション、ストレス削減への取り組みも同様です。

つまり、社内環境整備をすることは業務効率化に向けた取り組みのひとつであるともいうことができるでしょう。

社内環境改善・社内環境整備のポイント

企業側は、社員の働くモチベーションをアップするためにも、さまざまな視点から取り組みを実践する必要があります。

社内環境の改善や整備に取り組む際のポイントを見ていきましょう。

業務体制・作業工程の改善

仕事の工程には、改善できる部分が必ずあるため、社員全体でアイデアや意見を出し合うことで、業務に関わる社内環境を変える取り組みが実践できます。

仕事の工程でストレスに感じている部分があれば、できる限り工程を簡略化したり、ミスやトラブルが多ければ確認作業を増やしたりするなど、業務全体の時短につながる方法を検討しましょう。

押しつけあう形でなく分散できる仕組みをつくることがポイントで、業務全体の利益をあげるためにも、社内環境を整えるための話し合いをしてみてください。

評価制度で手当てをつける

仕事の対価として給料や待遇面で、社員が納得できる評価を設けることが社内環境の改善に必要です。

たとえば、資格取得者には手当てや役職を与えたり、目標ノルマを達成した社員に個別で奨励金をつけたりするなど、社員の仕事での努力や成果を見える形で評価しましょう。

企業側から社員の取り組みを認めることがポイントで、努力を当たり前と放置せずに報酬として返す流れができると、今後とも企業に貢献したい気持ちが高まる取り組みにつながります。

残業削減の取り組みをおこなう

残業が多いことは業務時間内に業務が終わっていない証拠であり、人員不足や業務の進め方やスケジュールに問題があると考えるべきです。

残業禁止というのではなく、どうすれば残業が発生しないで業務を進めることができるのかという視点で、取り組むことが求められます。

また、人手不足は社員の長時間労働や過労につながるため、特定の期間はアルバイトや派遣を利用することも検討する必要があるかもしれません。

働きやすい環境づくりをするためには、業務効率化の達成だけでなく現状の課題への適切な対処も求められるので、残業削減と業務効率化は社内環境整備において意識しながらおこなうべきポイントといえるでしょう。

オフィス環境の配置や物を整理する

仕事のやる気につながるオフィス環境を整備することで、作業効率があがりやすくなります。

たとえば、仕事に使う備品がすぐに使えるように収納場所にラベルを貼って整理したり、デスクの配置を変えて物が取りやすい場所に移動するなど、全員が共有しやすい形に配置や整理整頓を心がけましょう。

考える手間が省けるように工夫することがポイントで、社員が心理的な負担を感じずに仕事に取り組める空間を整えられます。

また、オフィスを清潔に保つことやストレスを感じにくい環境にすることも必要です。

育児休暇や介護制度など休暇を取りやすくする

仕事とプライベートを両立させる課題には、子育てや介護に関する内容があげられます。

育児休暇や介護制度が利用できる社内環境が整うと、社員が仕事を退職したり、給料面や待遇面で悩みを抱えたりする問題が解消できるでしょう。

制度の導入とともに、制度を利用する社員に偏見や誤解を招かないためにも、企業側から社員全体に意識改革の教育などを取り組むこともポイントです。

また、有給休暇などを取りやすくする雰囲気づくりをおこない、積極的に休暇を取れるような環境や雰囲気を作らなければ、強制的に休暇を与えたとしても心の底から休むことはできないでしょう。

業務に裁量を与える、スケジュールに余裕を持たすなどの面を考慮することや休暇制度を見直すことも休暇を取りやすくするには必要です。

定期的に上司と部下の面談をおこなう

上司と部下のコミュニケーションが希薄になっているケースもあります。

上司と部下の連携が取れないことも業務効率化の妨げになるため、月に1回や2回の面談をすることも効果的です。

1対1で話すことで、普段話せないことや課題の発見もしやすくなるメリットがあります。

また、上司とは話しにくい場合もあるので、上司以外であったり他部署の管理職、人事部など上司には直接相談しにくい話をする場を用意するのもいいかもしれません。

ビジネスチャットの導入

メールや電話の代わりに活用できるチャットの導入は、社内環境の整備や改善に効果的です。

遠方にいる方と直接会わずにビデオ通話ができる機能もあるため、オンライン会議に活用できます。

たとえば、企業がオンライン商談にチャットを使うことで、交通費や移動時間のコストカットにつながるだけでなく、新規の営業先を広げられるメリットもあるのです。

コミュニケーションのやりとりが円滑になるのがポイントなので、チャットの導入は社内環境の整備として有効活用できます。

社内コミュニケーションの活性化

社内環境を整備するには、社員同士のコミュニケーションの活性化が欠かせません。

社内のコミュニケーションが希薄であれば、情報共有や連携が取れていないなど人間関係だけでなく業務にも影響が生じます。

同じ部署内であってもコミュニケーションが生まれない場合もありますし、業務中にコミュニケーションが取りにくい環境かもしれません。

社内の連帯感を増すためにも、交流の場やイベント、コミュニケーションが取りやすいビジネスチャットなどのツールを取り入れるなど、適切な方法を導入しましょう。

社内環境整備・社内環境改善にChatwork

社内環境整備や社内環境改善は、実際に働いている社員の声や要望、抱えている課題や不満を把握したうえでおこなう必要性があります。

つまり、社内のコミュニケーションが活性化されなければ、適切な社内環境整備は難しいということです。

社員の意見やアイデアを集める際にも、日々の業務管理や効率化の促進にもビジネスチャットであるChatworkが効果的です。

気軽にコミュニケーションが取れるChatworkを活用することで、改善すべき部分や業務効率化に向けた取り組みも円滑に進めることができるでしょう。

社内環境整備のひとつとして、Chatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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