効率化で仕事が増える？効率化で仕事が増える原因と企業が取り組める対策

仕事では作業の無駄を省いて効率化を図ることが重要ですが、効率化で仕事が増えてしまう事例も少なくありません。

効率化で仕事が増える背景には、どのような原因、理由があげられるのでしょうか。

企業が効率化で仕事が増える状況にしてしまうリスクを始め、効率化で仕事が増える問題に企業が取り組める対策を解説します。

効率化で仕事が増える原因

効率化で仕事が増える原因には、部署全体で効率化のノウハウが共有されていない状況が理由のひとつにあげられます。

企業の仕事はひとりで作業を進めているわけではなく、全体で連携して業務を完了させる流れが一般的です。

個人が仕事の効率化を図ったとしても、基本的にはスピード重視で個人の能力に依存してしまうため、全体的な作業効率が高まっていないと仕事が増える可能性があります。

また、部署の上司が仕事を終えた社員に別の仕事を次々と任せることや、残業するのが当たり前といった風潮があると効率化を図っても仕事が増える原因につながりやすいでしょう。

効率化を図ったのに仕事が増える状況は、社員にストレスや無力感を与えてしまうため、企業側から働きかけて作業全体の効率を高める取り組みを実践することが大切です。

効率化で仕事が増える状況にしてしまうリスク

効率化の悪い面が出てしまうと、部署の仕事全体に影響を与えるリスクにつながります。

事前にリスクを避けるためにも、効率化で仕事が増える状況にしてしまうリスクを見ていきましょう。

仕事がひとりに一転集中する

部署全体でなく個人が仕事を効率化する状態では、仕事を早く終わらせても別の仕事を任される状況が起こります。

仕事ができるほど仕事を任されてしまい、業務の責任や負担が重くなるのは、作業効率化の観点から考えると本末転倒になりかねません。

効率化で仕事が増えてしまうと、仕事ができる人に作業が集中してしまうリスクがあげられます。

社員のストレスや不満がたまる

効率化で仕事が増えると、社員は「やればやるほど仕事がくる」というイメージができてしまい、仕事に疲労を感じやすくなります。

仕事でのストレスや不満は、職場の人間関係を悪化させる要因につながるため、コミュニケーションが円滑に取れない問題が浮上しやすくなる可能性もあるでしょう。

効率化で仕事が増えると残業時間がのびてしまい、社員がストレスから過労になるリスクを抱えてしまいます。

全体的な生産性が落ちてしまう

効率化で仕事が増える状況は、社員のモチベーションを下げて生産性が落ちる要因につながります。

社員は別の業務を任される負担を避けるために、仕事のスピードを落として作業に取り組む可能性が出やすくなるのです。

また、無意識に仕事が積み重なるストレスを感じてしまい、仕事への集中力を失って作業効率や全体的な生産性が落ちるリスクもあげられます。

効率化をしたのに仕事が増える結果になる例

社内では無駄を取り除くために始めた行為が、結果として仕事が増える要因になる事例があげられます。

たとえば、仕事のミスやトラブルを減らすために取り組んでいる会議が多すぎることで、作業にかけられる時間が減ってしまい、残業時間が増える悪循環が起こりやすくなるのです。

ほかにも、上司が「明日の仕事は、残業で負担を減らして効率化を図るべきだ」という風潮があると、仕事を早く終わらせた社員が定時に退社しづらくなり、反対に作業効率が下がる要因につながる事例もあります。

業務の効率化を図るために取り組みを始めた結果、業務を減らす確認作業や暗黙の了解が増えてしまうと作業が増えてしまい、仕事が増える結果や事例につながるのです。

効率化で仕事が増える問題に企業が取り組める対策

仕事全体の作業効率アップを図るためには、企業側の経営陣や管理に関わる部署を始め、管理職が部署の改善策を取り入れることが大切です。

効率化で仕事が増える問題に企業が取り組める対策を見ていきましょう。

管理職が社員の仕事量を調整する

効率化で社員の仕事を増やさないためにも、管理職が部署全体の進行を見ながら仕事量を調整する工夫を取り入れましょう。

作業量が多すぎるときやルーティン業務が多い場合は、部署の業務を業務委託の形で外注する方法もあげられます。

効率化で仕事が増えるような原因を根本的に減らすためには、管理職から社員に会議や面談の機会を設けて改善点を話し合うなど、業務の作業工程や負担を減らす取り組みが大切です。

不満の解消には評価制度で報酬を支払う

効率化で仕事が増える不満には、作業を進めた分の評価が適切でないことがあげられます。

仕事の頑張りが報酬の形で評価されることで、別の仕事に取りかかるモチベーションがあがるため、満足感をもちながら業務を担えるでしょう。

仕事をこなした分は、ボーナスや昇給の報酬アップを始め、社内で表彰することや役職を与えるなど、努力を見える形で企業側が評価する姿勢が効率化で仕事が増える不満への対策に重要です。

担当業務の区分を明確にする

企業の規模や部署の人数によっては、仕事を兼業する形でないと難しい場合もあるかもしれませんが、基本的には担当者へ仕事を任せる分業スタイルが理想的です。

仕事を部署内で完結させることで仕事の区分が明確になり、仕事の専門性をあげながら別の仕事量が増えない取り組みにつながります。

作業が担当者に集中する属人化の予防には、マニュアル作成や人材育成をすることで担当業務の区分を明確にしてもリスクが解消できるため、効率化で仕事を増える対策にすることが可能です。

部署全体でノウハウを共有する

個人で仕事を効率化しても仕事が増えてしまう状況を防ぐには、部署全体の社員同士で仕事の手順や効率化を図るノウハウを共有する対策があげられます。

別の仕事を担当している場合でも、業務のポイントで重なる点は参考になるため、上司から部下に相談を交えながら会議を開く機会を設けてみましょう。

同じ仕事を担当しているときは、業務の手順を統一化して簡略化するチャンスが生まれるため、部署全体の作業効率をあげるための対策には、ノウハウの情報共有に取り組んでみてください。

ビジネスチャットの導入で業務連絡を効率化

仕事の業務連絡をビジネスチャットにすることで、コミュニケーションコストを削減できます。

• 返信に形式文や挨拶を毎回含める必要がない
• チャットの通知範囲を個別宛てと全員宛てなどの細かい設定が可能
• 確認の必要がない内容はあとからまとめて読み返せる

ビジネスチャットを使えば、メールのように返信にかかる手間を効率化できて、業務連絡や確認にかかる時間短縮につながり、効率化で仕事が増えないための対策につながります。

効率化で仕事が増える問題の対策にChatwork

社内や部署の全体的な作業効率が高まっていない場合、効率化を図ることで仕事が増える問題が起きやすくなるのです。

効率化で仕事が増える状況を回避するには、管理職が社員の仕事量を調整することや担当業務の区分を明確にすること、部署全体でノウハウを共有する方法があげられます。

また、効率化で仕事が増えると社員のストレスが高まりやすくなるため、社内の体制を整えて評価制度で報酬を支払うことも重要です。

効率化で仕事が増える対策には、ビジネスチャットの導入で業務連絡を効率化する方法も効果的ですので、コミュニケーションコスト削減のためにもChatworkをご検討ください。

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