メール代行サービスとは？メール代行サービス利用のメリットや選び方を紹介

メールは、社内コミュニケーションだけではなく、顧客とのコミュニケーション手段としてもよく使われます。一方、メールの配信先が多くなるにつれ、配信作業には膨大な労力が必要になります。

メールの配信作業をする負担を減らすためには、メール代行サービスの利用も有効です。メール代行サービス利用するメリット、メール代行サービスとは何かを紹介します。

メール代行サービスとは

メール代行サービスとは、メールの作成・送信や、それ以外の周辺業務を代行してくれるサービスです。

メルマガやお知らせメールの配信だけではなく、アンケート調査やクーポンの配布などに活用されています。また、問い合わせ対応など、メールでのカスタマーサポートにも利用することができます。

メール代行サービスに依頼可能な業務

メール代行サービスでは具体的にどのような業務を請け負ってくれるのか、具体的にみていきましょう。

配信代行

メール代行サービスの基本となる業務が、メール配信の代行です。

メールの配信作業には、配信システムへコンテンツの流し込んだり、配信リストの取り込む作業、また配信前の確認作業など、細かい作業が必要になります。

メールの代行サービスを利用することで、担当者がおこなう必要のあった多くの作業を委託することができます。

コンテンツ作成代行

メール代行サービスの中には、メールに掲載するコンテンツの作成を代行してくれるサービスもあります。

メールを送信するにあたり、配信コンテンツの企画から構成、配信文や他コンテンツへの導線を検討してくれます。

効果測定代行

メール配信業務は、メールを送信した後、効果がどうだったのかを検証しながら、施策の効果を改善していく必要があります。

メール代行サービスでは、メール配信の結果、開封率やコンバージョン率などを計測し、効果測定をしてくれるものもあります。

配信リストの管理代行

メールの配信リストに不備があるとクレームに直結する可能性があります。そのため配信リストの管理は、配信作業以上に大切なものであるといえます。

送り先メールアドレスの変更や配信停止処理、配信不能のメールアドレスの削除など、煩雑になりがちな作業も代行サービスに依頼できる業務のひとつです。

運用サポート

メール代行サービスの中には、メール配信に関する業務を請け負うだけではなく、メール配信経験のない依頼者に対し、将来的にメール配信を自分自身でおこなえるようにするサポートしてくれるものもあります。

メール配信をはじめたばかりの段階ではメール代行サービスを利用し、ノウハウを吸収できた後に自社内で配信をするという活用のしかたも可能です。

メール代行サービスを利用するメリット

メール配信作業を代行サービスに委託することで、担当者の負担を減らすことができます。それ以外に得られる、メール代行サービスを利用するメリットを紹介します。

担当者の業務を効率化できる

メール代行サービスを利用することで、メール配信にかけていた時間を節約することができます。これは結果として、担当者がより優先度の高いほかの業務に対し、業務時間を割くことができるようになることを意味します。

すなわち、担当者が同じ時間でできる業務の効率が向上するといえるでしょう。

配信ミスを減らすことができる

メールの配信作業は細かいものが多く、ミスの発生しやすい作業でもあります。特に、担当者のメール配信経験が少なかったり、ほかの業務に追われていたりする場合は、配信ミスが起きる可能性が低くありません。

ノウハウのあるメール代行サービスに作業を依頼することで、配信ミスが起きにくくすることができるでしょう。

メールの開封率やコンバージョン率などを向上できる

メール代行サービスの中には、メールのコンテンツ制作に関する高いノウハウを持っているものもあります。

メール代行サービスにコンテンツ制作を委託することで、興味を引く件名やファーストビューを含めコンテンツの質を改善できるかもしれません。

自社でコンテンツ制作をする場合と比較し、メールの開封率やコンバージョン率などをあげることも期待できるでしょう。

また、配信そのものにかかっていた時間を短縮できることで、施策の改善速度をあげることも期待できます。

メール代行サービスの選び方

メール代行サービスには多くの種類があります。実際にメール代行サービスに依頼する場合の選定ポイントを紹介します。

価格

メール代行サービスの多くは、月額基本料に加え、配信量に合わせた従量課金という料金体系をとっています。配信件数が増えれば増えるほど、それに応じて費用も高くなります。

継続的にかかる費用であるため、料金体系は理解不足のないよう確認しておきましょう。

代行できるサービスの範囲

メール代行サービスの代行範囲に関しても、事前にしっかり確認しておきましょう。

委託したい業務を請け負えないサービスも中には存在します。代行サービスはどこまでの作業を請け負ってくれて、自社はどこから何をしなければならないのかを見極めておかなければなりません。

配信件数

代行サービスによっては、配信できるメールの件数に上限がある場合もあります。

そのため、自社の配信件数はどの程度なのか、あらかじめ調べておくようにしましょう。

対応時間

返信メールなどに対する対応時間も確認しておきましょう。代行サービスの中には24時間365日の対応可能なサービスもありますが、そうではない場合対応が遅れ、大きなクレームに発展するかもしれません。

セキュリティ

メールアドレスは、顧客に紐づく重要な個人情報のひとつです。メールアドレスを渡しても安心できる、高いセキュリティが保証されたサービスを選ぶようにしましょう。

また、万一配信ミスや情報漏洩が発生した場合、どのように損害を補填するかという対応内容もあらかじめ確認しておきましょう。

メール代行以外の方法も合わせて検討しよう

メール代行サービスは、メールに関わる業務を代行してくれるサービスです。配信業務だけではなく、配信リストの管理やコンテンツの作成、効果測定、運用サポートまでおこなってくれるものもあります。

一方、顧客サポートをメールによっておこなっている場合、代行サービスに依頼すると細やかなサポートが難しくなる欠点もあります。メールによるサポートが難しい場合は、メール以外の手段を採用することも方法のひとつです。

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