業務プロセス改善とは？企業が業務プロセス改善に取り組むべき理由と方法

企業が長期的に事業を続けていくには、業務プロセス改善が鍵を握っています。

作業工程の無駄を省く、業務の可視化でコストカットをするなど、社内の業務プロセス改善を働きかけることが必要です。

業務プロセス改善に取り組むべき理由、企業ができる業務プロセス改善の方法を解説します。

業務プロセス改善とは

日々取り組む仕事の工程のなかに、作業やシステムの無駄などの改善の余地がある部分があるはずです。

業務プロセス改善では、仕事にかかる時間や負担を軽減するためにこれまでの業務プロセスの見直しをおこないます。

• 作業工程を見直して簡略化する
• 新しいツールを導入して作業負担を軽減させる

上記の例に加えて、社員が仕事に感じるストレスの緩和、作業時間の短縮で残業時間を減らせるため、労働環境改善も欠かせません。

仕事の処理が効率化できると、企業の売り上げアップやコストカットにつながるため、業務プロセス改善は事業の安定にも関わる重要な取り組みといえます。

業務プロセス改善に取り組まないリスク

業務の工程に問題を抱えたまま放置すると、取引先や顧客との間にトラブルやミスが発生する原因につながりかねません。

仕事の処理に負荷がかかってしまうと、社員の心や体に不調が出てしまう懸念もあります。

• 離職率が上昇して社員が長く働けない
• 業務のスキルが習得しづらい環境ができる
• 人間関係のハラスメントやトラブルなどが起きやすくなる

上記のように、業務プロセス改善に取り組まないことで人材不足になるなどのリスクにつながってしまいます。

企業の経営が不安定になりやすいリスクを抱えるため、企業側から積極的に業務プロセス改善に向けて動くことが求められます。

業務プロセス改善に取り組むべき理由と効果

業務プロセス改善には、社員が働きやすい環境を整える意図があります。

たとえば、作業工程における問題点やリスクを見える化することで、社員全員が仕事の改善に向けて取り組むことができるので業務効率化につながります。

仕事に対して不満を抱えやすい環境が継続すると、現場で働く社員は業務へのプレッシャーを感じる原因になるでしょう。

業務プロセス改善に取り組むべき理由としては、社員が働きやすい職場環境をつくって事業を安定させるためにおこなうものと考えてもいいでしょう。

ミスやトラブル予防につながる

自社の製品やサービスの提供を安定化させるには、業務が滞りなく進むようにミスやトラブルを起こさない仕組みづくりが必要です。

たとえば、業務の複雑な工程を簡略化や、作業工程ごとにチェック体制を整える方法があげられます。

業務プロセス改善では、社員同士が作業工程の問題点を話し合うことで、見直すチャンスが生まれてミスやトラブルを予防する効果が期待できます。

現場の作業効率が向上する

業務の進行で当たり前になっている作業工程を見直すとともに、システムやツールを活用することで作業の負担軽減が期待できます。

たとえば、業務のコミュニケーションコストを減らすには、チャットでスムーズな情報交換ができるビジネスチャットを導入する方法があるでしょう。

また、ルーティン業務は思い切って業務委託してみるなど、新しい仕組みづくりを整えることで、本来やるべきことに集中できるようにすることも効果的かもしれません。

業務の見える化につながる

作業工程にかかる時間や内容をあらためて洗い出すと、社内や部署間の仕事状況を可視化して把握しやすくなるでしょう。

たとえば、マニュアル作成や進捗状況の報告、業務工程の流れをツールを使ってデータ化する方法があげられます。

業務内容を数字やグラフ化して社員に共有することで、労働時間や経費の調整につながる改善策が立てやすくなり、コストカットの効果が期待できるのです。

業務プロセス改善に取り組むための手順と方法

現場で働く社員の意見を取り入れることが大切なので、まずは会議をセッティングして部署の課題をあげましょう。

• 仕事でトラブルやミスが起きやすいと感じる作業工程はなにか
• 簡略化できる作業工程はありそうか

上記のような内容に加えて、経営陣は事業の運営に関する問題点をまとめていき、必要であれば社員に共有して改善点をすり合わせることも重要です。

問題点や課題を社員同士で話し合ったあとは、改善策を実行していき、評価を交えながら改善策が適切なものかどうか、微調整を繰り返す手順で業務プロセス改善の行動を継続しましょう。

社内全体や部署で業務プロセス改善を実行することで、少しずつ働きやすい職場環境が整う変化が期待できます。

企業が取り組みやすい業務プロセス改善方法を見ていきましょう。

社内アンケートで部署の課題を掘り下げる

業務で行き詰まりや問題を抱えやすい部分を社員から聞き取る方法には、社内アンケートの実施があげられます。

面談で本音を聞き出すことが難しいときや、業務が忙しく時間が取りづらいときに利用しやすい方法です。

紙で配布する方法もあれば、インターネットを使って送信する形で答える方法もあるため、企業が取り組みやすい方法で業務プロセス改善の意見交換を実践してください。

リーダーやディレクション職の調整役をつくる

業務プロセスの改善策を実行するには、従業員の意見をまとめて上に報告できる仲介役がいると話がまとまりやすくなります。

いきなり部下が管理職や経営陣に意見をすると、上下間の摩擦や本題が伝わりづらい場合もあるので、部署内の従業員が感じる不満や改善点を意見調整できる役割は重要です。

業務プロセス改善には、リーダーやディレクション職の立場の人が調整役になることで、スムーズな意見交換やコミュニケーションの円滑化が期待できるでしょう。

売上や成果を数字でデータ化して共有する

事業で成果を出すには、社員ひとりひとりの実績を目で見える形でデータ化して社内共有することが大切です。

たとえば、営業部門の場合は月あたりの売り上げをシステムやツールで管理すること、経営に関わる部門では社員の労働時間管理をして把握するなど、データ化して社内共有しましょう。

可視化されることで、作業工程で時間がかかっているポイントや労働時間、仕事の全体像が把握しやすくなるため、企業が取り組める業務プロセス改善方法として役立ちます。

業務にかかる時間を記録する

業務の処理にかかった作業時間をツールに記録することで、社員ひとりあたりがどのくらい成果をあげているのか把握できます。

記録することで労働時間の管理につながるため、ひとりあたりの負担が大きすぎる場合は、業務量を調整して責任の分散が可能です。

企業が取り組みやすい業務プロセス改善方法として、まずは業務の全体にかかる時間を把握しましょう。

ビジネスチャットでコミュニケーションコストを削減

業務プロセス改善には、業務のやりとりにかかる時間を削減する方法として、ビジネスチャットを活用する方法も効果的です。

ビジネスチャットはメールや電話とは違い、グループチャットのやりとりやオンライン会議にビデオ通話が利用できるなど、コミュニケーションコスト削減が期待できる機能が充実しています。

取引先や社員同士のコミュニケーション活性化の取り組みにもなるため、企業が取り組みやすい業務プロセス改善方法といえるでしょう。

業務プロセス改善は活発な意見交換と見える化が重要

業務プロセス改善とは、作業工程の見直しやシステム導入を検討して、仕事にかかる負荷や時間を削減する取り組みのひとつです。

企業が業務プロセス改善に取り組む理由には、作業工程や業務に関する問題点を可視化して、働きやすい職場づくりと事業の安定に欠かせない点があげられます。

業務プロセス改善方法には、社内で意見交換に取り組むためのアンケート実施、仲介役をつくって意見調整すること、業務全体を可視化するために成果のデータ化や記録する方法などがあげられます。

また、「Chatwork」のようなビジネスチャットを導入することで情報交換の流れがスムーズになればコミュニケーションコスト削減につながるでしょう。

コミュニケーション部分だけでなく、Chatworkのタスク管理機能を使えば、業務の進捗管理や見える化にも役立てることが可能です。

業務プロセス改善の手段として、Chatworkの導入もぜひご検討ください。

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