進捗管理のコツとは?適切に進捗管理をするコツとポイント

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業務効率化
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進捗管理のコツとは?適切に進捗管理をするコツとポイント

目次

取り掛かっているタスクをスムーズに進めるためにも、進捗管理は欠かせません。

しかし、なかなか進捗管理が思うようにうまくいかず、業務効率が低下してしまっているケースもあるでしょう。

適切に進捗管理をおこなう上でのコツやポイントを確認し、生産性の向上につなげましょう。

進捗管理の必要性

進捗管理とは、日常の業務やタスクなどの状況にズレがないかを確認して、適宜修正をおこなう作業のことです。

適切に進捗管理がおこなわれていないと、納期の遅延を起こしてしまったり、ビジネス機会の損失につながる危険性もあるため注意しなければなりません。

進捗管理では、元々計画していた予定を基準にし、目標や実績とどれくらいの乖離が発生しているかを可視化します。

納期までの進捗状況を確認できるほか、タスクを完了するまでのコストや時間、人的リソースなどの整理に効果的です。

業務のやり残し防止

進捗管理は、業務のやり残しを防ぐために有効な手段です。

たとえば、複数のプロジェクトを同時進行している場合、細かいタスクのやり残しが出てしまう可能性があります。

また、やり残したタスクに再び取り掛かる時間や労力が必要になり、業務効率の低下にもつながります。

自身が抱えているタスクを進捗管理することで、抜け目なく業務に取り掛かれるようになります。

納期遅延を防ぐため

納期の遅延を防ぐためにも、進捗管理は必要です。

スケジュールを把握していないと、うっかり期日が過ぎてしまったり、納期ギリギリでの納品となってしまったなどと相手方に迷惑をかける原因となります。

進捗管理をおこなうことで、それぞれのタスクやプロジェクト全体のスケジュールを可視化し、期日を意識するのに役立ちます。

普段からスケジュールに追われてしまっている方は、進捗管理は欠かせいない方法です。

チーム内で情報共有

複数人で同時にプロジェクトを進める際に、進捗管理が十分におこなわれていないと、メンバー間での認識のズレが起こる可能性があります。

とくに、新しいメンバーとのやりとりや取引先企業を巻き込む場合は、よりいっそう徹底した進捗管理が必要です。

ほかのメンバーがどのような仕事をしているのか、納期どおりに業務が進んでいるのかを確かめるためにも、進捗管理を実施することが求められます。

緊急事態が発生した際の対応

仕事にはトラブルが付き物で、ときには想定外の緊急事態が発生することも考えられます。

一度、トラブルが起こると、今後のスケジュールや計画自体を見直す必要もあり、進捗状況を把握しておくことが大切です。

トラブルが発生した場合に備えて、初期段階で作業計画のズレの見直し・修正をおこなえるように、進捗管理を実施しましょう。

進捗管理のコツ:タスクを細分化する

進捗管理をおこなう際には、タスクについて細分化するようにします。

大まかなスケジュール感だけでなく、日程ごとにやるべきことや、忘れやすいタスクを洗い出すことで、抜け目なく業務を進めやすくなります。

また、進捗管理では、細分化に加え、タスクの優先順位を可視化することも大切です。

たとえば、タスクを完了しなければ取りかかれないことや、同時進行できるものなどを分類し、どのタスクから始めるべきかを整理しましょう。

進捗管理のコツ:定期的に進捗状況を報告する

定期的に進捗状況を報告することも、適切な進捗管理をおこなう上で重要なコツです。

とくに、複数人で取り組んでいるプロジェクトでは、ほかの従業員がおこなっているタスクを把握するためにも、定例会議で報告をします。

また、会議以外でも、チャットツールや、全員がアクセスできる管理表などを用い、それぞれの進捗状況を管理すると、トラブルが起きにくくなります。

進捗管理のコツ:チーム内での責任者を決める

チームで取り組むタスクをスムーズ進めるためにも、責任者を設けるようにします。

責任者がいないと、従業員のタスクの進捗状況を管理する役割が不在となり、納期遅延や品質低下などを招く可能性があります。

また、責任者を選ぶ際には、ほかの従業員から信頼を得ている人物や、過去の経験などを重視し、全体をまとめられる人材を選ぶようにしましょう。

進捗管理のコツ:チャートや図で可視化する

タスクをスムーズに進めるためには、作業時間や人材の工数、リソースの配分などを適切におこなわなければなりません。

タスクが複雑になればなるほど、頭のなかで考えている認識にズレが生じ、現場が混乱してしまうことも考えられます。

チャートや図で進捗状況を可視化すると、情報が整理しやすくなり、トラブルを防ぐのにも効果的です。

進捗管理のコツ:コミュニケーションをしやすい環境を作る

個人だけでなく、チームや複数人が参加するプロジェクトでは、コミュニケーションをしやすい環境を作ることが重要です。

雰囲気の悪いチームだと、不明点やミスが生じたときに相談しにくく、さらなるトラブルを引き起こすきっかけにもなります。

それぞれのメンバーの進捗状況を把握するためにも、チームとしての雰囲気を良好に保ち、お互いのことを信頼できる環境にしましょう。

進捗管理のコツ:現状と計画との比較をする

進捗管理では、現状進めているタスクの状況と、そもそもの計画にどれだけの乖離が生じているのかをチェックする必要があります。

可能であれば毎日、進捗状況と計画を精査し、タスクが抜け落ちていないかや、進捗に遅れが発生していないかを確認します。

もし現状での進捗状況に問題がある場合には、その原因を徹底的に調べ、計画とのズレを最小限に抑えるように改善しなければなりません。

進捗管理のコツ:ITツールの利用

進捗管理をおこなう上で必要であれば、ITツールの利用も検討してみてください。

ほかの従業員と情報共有や、スマートフォンでも管理できるため、紙媒体を使用するよりも効率的です。

ITツールを導入する場合、進捗状況を可視化しやすいようにチャート機能や、情報共有をしやすいようにチャット機能が搭載しているものを利用すると、より効率的に管理をおこなえるようになるでしょう。

業務を可視化して進捗管理を円滑に進めよう

進捗管理は、ビジネスをスムーズに進めるためにも欠かせない手段です。

ただし、進捗管理を実施する際には、タスクを羅列するだけでなく、細分化やチャート・図を用いるなどのコツを意識してみましょう。

本記事で紹介した進捗管理のコツのうち、タスク管理や定期的な進捗報告、コミュニケーションしやすい環境づくりを実現するには、ITツールのひとつであるビジネスチャットの活用がおすすめです。

ビジネスチャット「Chatwork」を導入することで、メンバー間での意思疎通をスムーズにおこなうことができるようになります。

進捗管理においては、メンバーとのコミュニケーションを円滑におこなえるように、情報共有や意思疎通の方法を工夫してみることも大切なので、会話形式でコミュニケーションが図れる「Chatwork」をうまく活用するとよいでしょう。

また、「Chatwork」は、タスク管理機能も搭載しているため、メンバーへのタスクの割り当てや、完了したタスクの可視化も可能です。

進捗管理で重要な、情報共有漏れや納期切れの防止に効果的に活用することができるでしょう。

>Chatworkのタスク管理機能に関する記事はこちら

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タスク管理やコミュニケーションの円滑化は進捗管理のポイントですので、Chatworkを活用して進捗管理の改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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