仕事の引き継ぎでイライラや仕事の引き継ぎでストレスを感じないためのポイント

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業務効率化
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仕事の引き継ぎでイライラや仕事の引き継ぎでストレスを感じないためのポイント

目次

退職や異動にともなう仕事の引き継ぎは、業務を継続していくために大切な作業ですが、うまくいかずイライラしたりストレスを感じてしまうこともあるでしょう。

仕事の引き継ぎでイライラやストレスを感じたままおこなっているとコミュニケーションに影響が出てしまい、引き継ぎする側とされる側の両方に負担がかかってしまいます。

仕事の引き継ぎでイライラや仕事の引き継ぎでストレスを感じないためにできることを知っておきましょう。

仕事の引き継ぎでイライラしやすいのは前任者

 

仕事の引き継ぎは前任者が主導することになりますが、後任者の仕事に取り組む様子にイライラを感じることもあるでしょう。

後任者は前任者がどのような点で仕事の引き継ぎでイライラするか理解しておくとよいかもしれません。

マニュアルを読まない

マニュアルを作成するためには多くの手間がかかります。

スムーズに引き継げるよう考えて作成したマニュアルを後任者に読んでもらえないことは、前任者にとって大きなストレスになります。

後任者は引き継ぎの合間に時間ができたときなどにマニュアルに目を通したり、口頭で指導を受ける際にマニュアルも同時に確認するなど、役立てる姿勢を見せるよう意識するとよいでしょう。

メモをとっていない・読み返さない

引き継ぎや教育を受ける際にメモをとって忘れないようにすることは重要ですが、後任者にメモをとる様子がないと、前任者は仕事を覚える気がないのではと感じてしまいます。

もちろんメモをとらなくても覚えられる場合は不要ですが、最初に教えられたときは自信があっても、あとになって思い出そうとすると記憶が曖昧になっていることはよくあることです。

重要なポイントだけでもメモをとっておくことは大切でしょう。

また、とったメモはマニュアルと同様にこまめに見返して役立てることも必要です。

何回も同じことを聞かれる

一度教えたことを何度も聞かれると、前任者の作業を妨げるだけでなく、仕事を教えるモチベーションの低下にもつながります。

仕事がしっかり身につくまでは2度や3度くらいであれば同じことを聞いても許容されるかもしれませんが、これ以上繰り返さないためにあらためてメモをとるなどして覚えようとする姿勢が大切です。

また、複数回聞いていることをはじめて聞くように聞いてしまうのも避けたほうがいいでしょう。

話をしっかり聞いているかわからない

仕事の引き継ぎがうまくいっているかいないかを判断する基準は、後任者が前任者の指導をしっかり受け止め理解できているかどうかです。

しかし、引き継ぎの最中にあいづちがなかったり、疑問点はないか聞いたときに何も質問が返ってこないと、後任者が本当に話を聞いているのか、理解できているのか、前任者は不安になってしまいます。

返事やあいづちを忘れないようにし、わからないときには素直に質問や再度説明をお願いするなど、話を聞いていることが相手に伝わるよう意識しましょう。

仕事の引き継ぎがストレスになりやすいのは後任者

仕事の引き継ぎを受ける後任者が、前任者の態度や指導にストレスを感じることもあります。

前任者は引き継ぎがうまくいくよう、引き継ぎを受ける側の心理を理解しておくとよいでしょう。

マニュアルだけ渡されて口頭で教えてくれない

どれだけ時間をかけわかりやすく作成したマニュアルであっても、初めてその業務をおこなう立場のひとにとっては、すぐには理解しにくい場合もあります。

マニュアルさえあればわかるはずという認識で、口頭での指導がまったくない状態だと、質問をするきっかけも得にくく後任者はストレスを感じてしまいます。

できるだけ時間を作り、実際に作業をおこないながら口頭での説明もおこなうようにしましょう。

メモをとっても読み返す時間がない

引き継ぎの時間が限られているために、口頭での説明や作業に時間をとられて、後任者がメモをとっても読み返す時間がないことがあります。

教えを受ける時間も大切ですが、後任者が教えられたことを思い出し整理しながら、自分のなかにしっかり落とし込む時間も大切です。

適度な休憩をはさみ後任者にあったペースを考えて、メモを読み返す余裕を持てるよう引き継ぎをおこなうとよいでしょう。

何に不安を感じているか打ち明けられない

相手との信頼関係を築けないまま引き継ぎに入り、そのまま忙しい時間が続いてしまうと、わからないところや自信がないところがあったときに前任者に打ち明けにくい心理状態になってしまいます。

後任者が不安をひとりで抱え込んでしまうと結果的に業務の理解度にも影響してしまうため、雑談などのコミュニケーションを取り入れながら、打ち明けやすい関係を築けるよう意識しましょう。

仕事の引き継ぎのイライラやストレスによる影響

仕事の引き継ぎの際にイライラやストレスを抱えたまま、適切に仕事の引き継ぎが完了しないとだけでなく、後任者と働く同僚が、前任者に任せていた仕事を後任者に任せられないという事態が起きてしまいます。

後任者は前任者がいなくなれば頼れる存在はいなくなりますし、逆に自分がほかの社員から頼られる立場になりますが、引き継ぎがうまくいっていなければ、適切な対応をすることはできません。

前任者が適切に引き継ぎをしてくれなかったと言ったところで、その言い分が罷り通るわけではありませんし、後任者にも引き継ぎが適切におこなわれていないことの責任はあります。

また、前任者と比較された後任者が強いストレスを感じ、離職につながる可能性もあるかもしれません。

仕事の引継ぎでイライラやストレスが多く生じてしまうようでは、適切な引き継ぎがおこなわれない可能性が高く、前任者と後任者だけの問題だけでなく業務遂行に関わる職場の多くに人々に大きな影響を与えるでしょう。

仕事の引き継ぎでイライラやストレスを生まないためのポイント

仕事の引き継ぎをする側とされる側の両方がイライラやストレスを感じることなくスムーズにおこなうための、5つのポイントを解説します。

マニュアル制作は早めに着手する

マニュアルは引き継ぎをおこなううえで指針となる重要なものです。

前任者が職場を離れたあとに、後任者の病欠などで第三者が対応せざるを得なくなったときにも役立つでしょう。

引き継ぎをすることが決まったら、日々の業務をおこないながら細かい作業までメモをとって文字に起こしておくと、マニュアルの作成がスムーズにできるでしょう。

自分の仕事の手順を客観的に振り返り、より効率のよいやり方を選択して引き継ぎする余裕も生まれます。

1日の業務でおこなうことをリストアップ

作業ごとのマニュアルを作るだけでなく、1日におこなう作業を文字に起こしてリストアップしておくことも有効です。

後任者が1日のすごし方を理解しやすくなり、作業漏れを防ぐためのチェックリストとしても役立つでしょう。

また、1日の業務だけでなく1カ月、四半期、半期、1年など定期的におこなっている業務もリストアップしておくと、頻度が少ない業務の引き継ぎを忘れていないか確認することができます。

良好な人間関係を築く努力をする

引き継ぎは、前任者が教え後任者が聞く一方通行のやりとりではなく、互いに発信し受信する双方向のやりとりをおこなうことが重要です。

後任者が質問をしやすい環境があれば、業務の理解度を高めながら引き継ぎをおこなうことができるでしょう。

信頼関係を築き心理的安全性を確保するためには、雑談などのコミュニケーションが大切です。

前任者から「教えるのが下手だからわかりにくい点があったら言ってね」と打ち解けられるような声かけをするのもひとつの方法でしょう。

引き継ぎする側とされる側の両方の視点を持つ

コミュニケーションにおいて相手を理解することは大切なポイントです。

うまくいっていないと感じているのに、お互いに理解しようとする気持ちがないまま引き継ぎを続けると、イライラやストレスばかり増えてしまい非生産的な時間になってしまいます。

引き継ぎがうまくいかない理由はどこにあるのか、解決策をみつるためにも、お互いの立場に立って自分の行動を振り返ることが大事です。

前任者は後任者がどんな点に不安を感じているのか考え、相手のペースにあわせられるよう意識するとよいでしょう。

後任者は話をしっかり聞いていることを態度や行動で示すよう努めると、前任者が安心して引き継ぎをおこなえるかもしれません。

引き継ぎには時間がかかることを理解する

短い時間で完璧な引き継ぎがおこなえるのであれば、それに越したことはないでしょう。

しかし、基本的には後任者の理解度は引き継ぎにかけられる時間に比例します。

どんなに充実したマニュアルを準備したとしても、短時間で仕事のすべてを理解することは難しいものです。

引き継ぎには時間がかかることをチームのリーダーや上司が理解し、過度なプレッシャーをかけないよう気をつけることが、前任者と後任者が気持ちに余裕をもって引き継ぎに挑むためにも大切かもしれません。

仕事の引き継ぎのイライラやストレス対策にChatwork

引き継ぎがうまくいかないと、前任者と後任者の両方がイライラやストレスを感じるだけでなく、前任者が職場を離れたあとに後任者と働く同僚にも負担がかかってしまいます。

スムーズな引き継ぎをおこなうためには、前任者と後任者がお互いの気持ちを理解し、良好な人間関係を築けるよう努めながら余裕を持って引き継ぎに臨むとよいでしょう。

イライラしない仕事の引き継ぎには、ビジネスチャットのChatworkが活用できます。

自分だけが見られるマイチャットを使ってマニュアル作りのためのメモを残したり、引き継ぎ用のグループを作って後任者からの質問と回答の履歴を残しておくことができます。

また、チャットをマニュアルのまとめとして使い、簡単な説明をチャットに書いたうえで詳細なマニュアル資料を添付すると、文字検索機能を使って探すことでき、引き継ぐ作業の量が多いときに活用できます。

ストレスのないスムーズな引き継ぎをおこなうために、ぜひChatworkの導入をご検討ください。


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