会議が長い原因とは?無駄に長い会議を減らす方法

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会議が長い原因とは?無駄に長い会議を減らす方法

目次

情報共有に欠かせない会議ですが、無駄な会議や無駄に会議が長いといった不要な会議、非効率な会議である場合もあります。

密度の濃い会議であれば長時間でも問題はないものの、中身のない会議を長い時間をかけて続けていても意味がありません。

会議を手短に済ませるためには、会議が長い原因と会議を効率的に進める方法を知ることが重要です。

会議の無駄となっている時間を省く方法や、ツールを利用した効率的な会議の進め方について解説します。

会議が長いことによる影響

会議が長いことで、企業や従業員にとって重大な問題を引き起こす可能性があります。

効率的な会議を目指す前に、長時間の会議による悪影響について確認しておきましょう。

長時間労働につながる

会議が長いことで、従業員の労働時間を長くさせてしまう危険性があります。

会議に時間をかけすぎることで、自分の仕事に充てられる時間が必然的に減少し、残業や休日出勤で埋め合わせる必要が出るためです。

また、従業員の長時間労働は、ワークライフバランスへの悪影響にもなり得るため、普段から会議が長引いている場合には気を付けなければなりません。

会議に割かれる時間が増えれば増えるほど、それいがいの業務にしわ寄せが生まれるということを認識しておく必要があるでしょう。

人件費の増加

会議が長いことで、従業員の労働時間が増加するのにともない、人件費の圧迫にもつながります。

労働基準法37条によると、法定労働時間である8時間を超える労働については、基本給に対する25%以上の割増賃金が発生します。[※1]

また、休日出勤にいたっては、35%以上の割増率となるため、法定労働時間内に労働時間が収まらないことで、コストの負担が大きくなってしまいます。

従業員にとっては、残業代で賃金をさらに稼げるチャンスにもなりますが、企業の負担が増大する点に注意が必要です。

生産性の低下

長時間の会議が続くことで、最終的には生産性が低下してしまう恐れがあります。

労働時間が圧迫されると、本来の業務に使える時間が減るだけでなく、従業員自身の集中力や体力にも影響が出るためです。

企業にとっても、従業員が最大限のパフォーマンスを発揮できなくなることで、取引先からの信頼を失いかねません。

また、会議が長いことで疲労やストレスなども増えるので、本来の目的や業務にマイナスに働くことになるでしょう。

会議が長い・会議の時間が増えてしまう原因

なぜ会議の時間が長くなってしまうのでしょうか。

長時間になりやすい会議の特徴を見ていき、おこなっている会議に長くなる要素が含まれていないか確認していきましょう。

会議で初めて資料を確認している

会議が長時間になりやすいのは、会議中に初めて資料を配布していることが原因です。

会議中に資料を配布するのは一般的ではありますが、資料の内容が多くなればなるほど目を通す時間が減ってしまいます。

結果として、資料内容を把握するために時間が使われ、会議そのものへの時間を使えなくなる可能性が高まります。

連絡事項や報告だけの会議を開いている

会議の時間が長くなってしまう原因には、会議自体が無意味なものとなっていることも考えられます。

たとえば、会議で話し合う必要がない連絡事項や、報告だけを繰り返しおこない、ただ時間だけが過ぎている場合です。

一回限りの会議であれば、大きな時間的な損失にはなりませんが、長期的に続いてしまうと、その分時間を無駄にしてしまいます。

会議を実施する必要のない連絡・報告に関しては、業務の合間に口頭で済ます、チャットツールを利用するなど、シンプルに伝えるようにしましょう。

時間を決めずに会議をおこなっている

会議を実施する際に、時間を設定せずにおこなっていると、長時間になる可能性が高まります。

あらかじめ、会議の終了時間を決めていない場合、無意味な話し合いを続けやすくなり、結果として時間だけが過ぎてしまうためです。

本来の業務を優先するためにも、会議の時間設定には十分に気を付けなければなりません。

結論が出ないまま長引かせている

長時間になりやすい会議は、結論が出ないまま長引かせていることも原因に挙げられます。

たとえば、あるテーマに関しての会議を実施する際に、最終的な会議の目標を設定していないと、ただ議論をするだけ終わってしまう可能性があります。

最終的な会議の結論が、次回の会議へと後回しされていき、結論が出ないままとなるだけでなく、従業員の時間的な損失にもつながります。

会議が乱立されている

ひとつひとつの会議の時間も重要ですが、会議の数が増えれば会議に必要になる時間は増えるものです。

なんとなくや誰かの都合や一存で、会議が増えていくような環境では、不要な会議に時間が割かれやすくなります。

会議時間の短縮と同時に、不要な会議の削減も考えていかなければ、会議の無駄を減らすことはできません。

会議が長いという部分だけでなく、会議の意義や効果、目的、必要性をあらためて考えていく必要があるでしょう。

無駄に長い会議を減らす方法

会議が長時間になってしまう企業では、少しでも短くするために改善が必要です。

どのような方法で、会議の時間や無駄を改善するといいかを解説します。

会議のゴールを共有する

会議の時間を短縮するためには、会議の最終目標であるゴールを参加メンバーが共有します。

会議のゴールを設定していないと、参加メンバーでの無意味な話し合いが続き、一向に結論が出ないままとなってしまうためです。

また、ゴールを共有している場合、参加者それぞれの発言が有意義になりやすく、会議の質向上にもつながります。

参加者が共通のゴールを持つことで、スムーズな会議を実現できます。

会議の数日前に資料を配布する

会議を実施する前に、参加者に対して事前に資料を配布しておくことも重要です。

長時間になりやすい会議は、会議中に資料が配布されることで議論が止まってしまったり、資料内容によって意見が変わってしまったりするといった点が原因に挙げられます。

会議の時間を短縮するためにも、少なくとも1時間前には資料に目を通し、会議全体の流れを把握しておきましょう。

時間に制限を設ける

会議に時間制限を設けることも、会議の短縮化に必要不可欠な対策です。

もちろん、企業にとって重要な会議では、長時間になってしまうのは避けられませんが、可能な限り制限時間を設定しましょう。

制限時間を設けると、参加者の時間に対する意識も変わり、発言内容にまとまりが出るほか、時間短縮にも期待できます。

また、会議の回数もあらかじめ決めておくことで先送りばかりになることを防ぐことにもつながるでしょう。

長い会議を減らし会議を効率的に進めるコツ

会議の効率化を図るためには、時間を減らす方法だけでなく、効率的に進められるコツも重要です。

会議を効率的に進めるためのコツを実践してみましょう。

資料をデジタル化する

会議を効率的に進めるには、資料をデジタル化を実施してみましょう。

これまで紙媒体の資料を使っていたことで、資料をコピーする時間や、配布する時間が必要でした。

一方、資料の電子化をおこなうと、事前の配布が簡単になるだけでなく、参加者にとっても確認しておきやすくなります。

対面式での会議にこだわらない

テレワークや働き方改革が進んでいる中で、対面式での会議が実施しにくい状況となりました。

対面式の方が、相手の顔を見られるため、話し合いがしやすくなるだけでなく、安心感を得ることができます。

しかし、対面式の会議を無理に開こうとすると、従業員が出社を強いられてしまう点や会議室の準備などが課題です。

そこで、Web会議システムやチャットツールを活用することで、従業員同士が離れた場所からでも会議をおこなえるようになり、時間の節約に効果的です。

ITツールを活用して無駄のない会議を実現

長時間になりやすい会議を短縮するためには、これまでの方法を見直するだけでなく、ITツールを積極的に活用することがポイントです。

ビジネスチャットツールの「Chatwork」では、参加メンバー専用のグループを作り、テキストベースでの意見交換をおこなえます。

また、Chatworkには、Web会議システムも搭載しているため、状況に応じて使い分けが可能です。

コミュニケーションがChatworkにより効率化できることで、会議の時間だけでなく数の削減にもつながるでしょう。

オフィスワーク、テレワーク環境など場面に応じて効率的に会議を進めるためにも、Chatworkの導入をご検討ください。


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[※1]参考 労働基準法37条
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049

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