ICTの活用とは?ICTの身近な例から活用するポイントを考える

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業務効率化
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ICTの活用とは?ICTの身近な例から活用するポイントを考える

目次

業務のデジタル化が進む中で、オフィスのICT化が必要となりました。

ICTを十分に活用するためには、企業で取り入れられているICTの身近な例を参考にするといいかもしれません。

ICTの活用を進めるうえで、どのようなポイントを押さえるべきかを確認しながら、ICTの導入を進めましょう。

ICTの活用が生むメリット

ICTの活用で、企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか。

まずは、ICT導入によるメリットについて確認していきましょう。

自社サービスの向上

ICTの導入によっては、自社サービスの向上につなげられるようになります。

たとえば、これまで顧客からの問い合わせ業務を有人でおこなっていた場合、担当者が出社している時間帯のみでしか対応できませんでした。

一方で、チャットボットや自動応答システムを活用することで、24時間365日の対応を実現できます。

ICTを活用したサービスの品質向上は、顧客満足度にも好影響を与えます。

人材確保や離職率の低下

ICTの導入は、テレワークやワーケーションなどの多様な働き方を実現し、人材の流出を防ぐことが可能です。

従来の働き方では、オフィス勤務しか選択肢がなかったことから、子育てや介護を必要としていた従業員が会社を離れないといけないことが多くありました。

ICTを活用することで、自宅でも働けるようになるため、家庭の事情を抱えている従業員も離職することなく、働き続けられるようになります。

また、多様な働き方を提供している企業は、求職者にとっても魅力的に映り、質の高い人材の獲得にもつながります。

業務全体における生産性の向上

ICTは、業務全体における生産性の向上にも効果的です。

たとえば、紙媒体で資料や契約書を作成していた場合、コピーにかかる時間や、上司の承認を受けるための回付に手間が発生し、効率的に業務を進めにくい点が問題がありました。

ICTを活用しているオフィスでは、ペーパーレス化を進めることで、紙を使わずに業務をおこなえるようになります。

ほかにも、チャットツールやWeb会議システムなどを活用し、従業員同士の情報共有の向上にもメリットがあります。

ICTが取り入れられている身近な例

ICTを最大限に活かすためには、ビジネスで取り入れられているICTの身近な例を参考にしましょう。

働き方だけでなく、マーケティングなどさまざまなことに、ICTを活用できます。

ICTを活用した働き方改革

ICTを活用した身近な例に、働き方の改革が挙げられます。

メリットでも解説したとおり、テレワークの実現だけでなく、休暇が取りにくい従業員に対しては、ワーケーションでの働き方を提供できます。

また、テレワークで課題となりやすい従業員の勤怠管理は、クラウド型勤怠管理ツールを用いたり、チャットツールを導入したりすることで、業務の可視化にもつながります。

ICTを使ったマーケティング施策への応用

ICTは、マーケティング施策の応用にも活用できます。

たとえば、店舗でPOSシステムを導入することで、顧客属性、購入商品、消費金額といったデータを取り入れ、新たな顧客開拓が可能です。

また、マーケティングオートメーションツールや、顧客管理システムなどを利用すると、これまで把握しにくかった顧客情報をデータ化し、自社サービス・商品への開発にも役立てられます。

もちろん、ICTの導入コストが発生するものの、将来的な企業の利益につなげるために欠かせません。

BCP対策への活用

BCPとは、「Business Continuity Plan」の略で、日本語では事業継続計画という意味があります。

大地震や洪水などの大規模災害時に、企業の業務が中断しないように対策を実施することです。

ICTは、企業のある拠点が被災した場合に備えて、クラウド上でデータを保存する、チャットツールを導入するなど、代替拠点でも継続できるようにBCP対策で活用されています。

ICTの活用で意識したいポイント

ICTの活用をビジネスで進めるために、3つのポイントを押さえておきましょう。

自社が抱える課題に対して、どのようにICTを活用すればいいのかを確認します。

用途ごとに組み合わせる

企業でICTを導入する際には、用途に応じて組み合わせ使用することが重要です。

たとえば、業務効率の向上を目的とするのであれば、クラウド型勤怠管理ツール、チャットツール、電子署名ツール、クラウドサービスなどを組み合わせると、効果を高めやすくなります。

また、ハードウェアについても、オフィス内ではPC、外出先で仕事をおこなう際にはタブレットを活用することで、セキュリティリスクの軽減にも期待できます。

ICTの使い方を教育する

ハードウェア・ソフトウェアを導入する際には、従業員への教育が必要です。

とくに、これまでICTに触れる機会が少なかった高齢者や、ITリテラシーを身に付けていない従業員向けに、ICTツールの特徴から、使い方、どのようなメリットを得られるのかを説明します。

あらかじめ説明をしておかないと、ICTを活用しきれずに効果を得られないだけでなく、セキュリティリスクに発展する可能性もあります。

対費用効果を検証する

社内でICT化を進める際は、新たなデバイスやソフトウェアの購入に加え、インターネット整備、IT人材の採用、従業員への教育費用などさまざまなコストが必要です。

高額な費用をかけてICTを導入する以上、自社の課題に対して十分なパフォーマンスを発揮できるように、対費用効果を検証します。

対費用効果を検証するには、従業員から直接意見を聞いたり、具体的な数値として成果が出ているかを確認をしましょう。

また、予備知識がない状態で高額なコストを投資するのに抵抗がある方は、無料プランのあるサービスの利用で試してみるのもいいでしょう。

ICTの活用で社内業務を効率化

ICTを活用することで、業務を効率的におこなえるきっかけを作り出せます。

ビジネスチャット「Chatwork」は、従業員同士の情報共有に効果的なツールです。

Chatworkは、テキストベースでのコミュニケーションを活性化するほか、ファイルの送受信、タスクの割り当てなどの機能を備えており、日常的な業務やコミュニケーションの効率化を期待できます。

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